vsebina
Upravljanje s časom »Z delom, ki ga imam, in sem ujet v nekoristnem sestanku«
Ekonomistka Pilar Lloret na «30 -minutnih sestankih» razlaga, kako čim bolj optimizirati te delovne sestanke
Če ob prejemu obvestila o novem sestanku v službi neumorno in resignirano smrčite, je nekaj narobe. Ti delovni sestanki bi morali biti orodje za izboljšanje našega poklicnega dela in velikokrat so na koncu le izguba časa.
Ta položaj - veliko pogostejši, kot se zdi - je bil tisto, kar je motiviralo ekonomista Pilar Lloret, specializirano za analizo poslovanja in tveganja, za pisanje «30 minutna srečanja», knjiga, v kateri z jasnimi smernicami in nasveti predlaga način za povečanje učinkovitosti teh srečanj in s tem izpolni svoj cilj.
Pogovarjali smo se z avtorico in jo prosili za ključe, da nehamo izgubljati čas in kar najbolje izkoristimo sestanke, ki smo jih prisiljeni obiskovati:
Zakaj je pri načrtovanju sestanka organizacija tako pomembna?
Če nimamo dobrega načrtovanja in organizacije, cilji ne bodo jasni, niti točke, o katerih se bo razpravljalo, niti razpoložljivi čas ... Zato bomo nenadzorovano trajanje in ne bomo izpolnili pričakovanj udeležencev. Morda bomo razočarani in to bo izguba časa vseh.
Kakšne negativne učinke ima lahko slabo načrtovan sestanek in pri katerem ni dosežen želeni namen?
Poleg stroškov v ekonomskem smislu obisk sestankov, ki so slabo načrtovani in na katerih po 90, 60 ali 30 minutah ne pride do zaključka, povzroči negativno dojemanje in odvračanje med udeleženci. In če se takšno stanje nadaljuje, lahko sčasoma postanemo pod stresom in razmišljamo, "da imam s svojim delom službo in se moram udeležiti neuporabnega sestanka."
Negativno vpliva tudi na mnenje udeležencev do organizatorja, ki je v večini primerov običajno šef.
Zakaj je 30 minut najboljši čas za sestanek?
30 minut je izziv, ki ga postavljam v knjigo na podlagi lastnih izkušenj pri organizaciji delovnih sestankov. Očitno obstajajo sestanki, ki bodo potrebovali več časa, drugi, pri katerih je vaš cilj mogoče doseči celo v manjšem obsegu, seveda pa lahko ob določeni priložnosti 30 ali celo 60 minut samega srečanja zamenjate na primer s klicem ali po e-pošti.
Kako deluje lik odločevalca, o katerem govorite v knjigi?
Ko govorimo o udeležencih 30-minutnega srečanja, mora biti jasno, da idealno število ne sme presegati največ petih ljudi. In vaša izbira mora biti prava. Razlikujemo lahko figure moderatorja, koordinatorja, tajnika (lahko sta ista oseba) in udeležencev. Načeloma je odločanje na sestanku 30 minut in največ petih ljudi soglasno in ne bi smelo povzročati sporov.
Kako naj organiziramo sestanek, da bo čim bolj učinkovit?
V petih točkah lahko povzamemo, kako organizirati srečanje, kot sledi. Prvi bi bil opredeliti cilj in želeni izid srečanja. Drugi, izberite prave udeležence. Tretji je načrtovati sestanek; Med drugim sestavite dnevni red, izberite kraj, čas začetka in trajanje ter ga skupaj s ključnimi dokumenti srečanja pošljite zainteresiranim dovolj časa, da ga lahko pripravijo.
Četrtič, upoštevati moramo konstrukcijsko oblikovanje sestankov, to je pravil delovanja in seveda, kako so 30 minut, ki trajajo sestanek, strukturirane po vsebini. Nazadnje je pomembno narediti a nadaljevanje sestanka. Zagotovite, da so vsi udeleženci seznanjeni s sklenjenimi dogovori in v primeru, da je treba izvesti kakršno koli nadaljnje ukrepanje, katere naloge so dodeljene vsakemu posebej in čas izvedbe