Način združljivosti v Excelu. Delo z dokumenti v združljivostnem pogledu

Računalniški programi se nenehno posodabljajo, izhajajo nove in izboljšane različice. Tako lahko danes uporabniki že preizkusijo program Excel-2019. Skupaj z izboljšavami se pojavljajo tudi težave, kot je združljivost, to je, da se dokument, ustvarjen na enem računalniku, morda ne bo odprl na drugem.

Kaj je način združljivosti v programu Microsoft Excel

Funkcija »Način združljivosti« je niz komponent, ki vam omogočajo delo z dokumenti ne glede na različico programa. Upoštevajte, da so nekatere nastavitve in funkcije morda onemogočene ali omejene. Če na primer poskušate odpreti preglednico, ustvarjeno v Excelu 2000, bodo za urejanje na voljo samo ukazi, ki jih vsebuje ta različica, tudi če je dokument odprt v Excelu 2016.

Neaktivne funkcije bodo prikazane v opravilni vrstici, vendar jih ni mogoče uporabiti. Če želite obnoviti dostop do vseh potencialnih funkcij Excela, morate najprej pretvoriti izbrani delovni zvezek v ustrezno, ustreznejšo obliko. Če pa je predvideno nadaljnje delo z dokumentom na zastarelih različicah, je bolje, da se vzdržite pretvorbe.

Zakaj potrebujete način združljivosti

Prva funkcionalna različica Excela je bila predstavljena leta 1985. Najbolj globalna posodobitev je bila izdana leta 2007. Do nove osnovne oblike se je pojavilo ogromno uporabnih funkcij in zmožnosti. Tako je namesto običajne končnice .xls zdaj imenu dokumenta dodana .xlsx.

Nova različica odlično dela in ureja dokumente, ustvarjene v prejšnjih različicah Excela. Na žalost združljivost za nazaj ni tako uspešna. V zvezi s tem se dokumenti s pripono .xlsx morda ne bodo odprli, če je na primer v računalniku nameščena različica Excela 2000.

Možno je tudi, da je bil dokument, shranjen v Excelu 2000, urejen v Excelu 2016 in pozneje ponovno odprt v zastarelem programu, v tem primeru nekatere spremembe morda ne bodo prikazane ali pa datoteka sploh ni na voljo.

Za takšne možnosti obstaja zmanjšana funkcionalnost ali način združljivosti. Bistvo načina je zagotoviti možnost dela z datotekami v različnih različicah programa, vendar z ohranitvijo funkcionalnosti primarne različice Excela..

Vprašanja združljivosti

Glavna težava z združljivostnim načinom v Excelu je, da je samodejno omogočen. To zagotavlja ohranitev podatkov pri prenosu datotek iz enega računalnika v drugega. Zahvaljujoč temu se ne smete bati, da se po urejanju datoteka ne bo odprla ali bo poškodovana.

Neskladnost lahko privede do nepomembne slabše natančnosti ali do precejšnjega zmanjšanja funkcionalnosti. Na primer, v novih različicah več stilov, parametrov in celo funkcij. Torej, samo v Excelu 2010 se je pojavila funkcija AGGREGATE, ki ni v starejših različicah.

Pri uporabi programa Excel-2010 ali Excel-2013 lahko prepoznate morebitne težave z združljivostjo. Če želite to narediti, pojdite v meni »Datoteka«, v parametru »Informacije« aktivirajte gumb »Preveri težave« in nato izberite »Preveri združljivost«. Po teh manipulacijah bo Excel analiziral dokument, zagotovil podrobno poročilo o vsaki težavi s povezavo »Najdi«, ko kliknete nanjo, se prikažejo celice s težavami.

Aktivacija načina

Za zagon načina združljivosti vam ni treba storiti ničesar. Program praviloma samostojno prepozna različico, v kateri je shranjen dokument, in po potrebi samodejno omogoči način zmanjšane funkcionalnosti. Da je način aktiviran, lahko ugotovite iz glave okna odprte datoteke. Sporočilo »Način združljivosti« bo prikazano v oklepaju poleg imena dokumenta. Praviloma se tak napis pojavi pri delu z datotekami, ki so bile shranjene v Excelu pred različico 2003, to je pred pojavom formata .xlsx.

Deaktivacija načina

Ni vedno potreben način zmanjšane funkcionalnosti. Na primer, delo na izvirni datoteki se bo nadaljevalo v posodobljenem Excelu in ne bo ponovno preneseno v drug računalnik.

1. Če želite deaktivirati, morate iti na zavihek z imenom »Datoteka«. V tem oknu na desni strani izberite blok z imenom »Način omejene funkcionalnosti«. Kliknite gumb »Pretvori«.

2. Prikaže se okno, ki vas obvesti, da bo ustvarjen nov delovni zvezek, ki bo ohranil vse funkcije in lastnosti sodobnejše različice Excela. Med ustvarjanjem novega Excelovega delovnega zvezka bo stara datoteka izbrisana. Ne obžalujte - kliknite »V redu«.

3. Čez nekaj časa se prikaže okno z informacijo »Pretvorba končana«. Če želite shraniti vse spremembe in onemogočiti način združljivosti, je treba dokument znova zagnati.

Po ponovnem odpiranju pretvorjene datoteke bodo vse razpoložljive možnosti aktivne.

Način združljivosti pri ustvarjanju novih dokumentov

Kot že omenjeno, ko odprete datoteko v novejših različicah Excela, se aktivira način združljivosti. Toda ta način je mogoče omogočiti tudi, če je samodejno shranjevanje nastavljeno na format datoteke .xls, to je shranjevanje v različicah 97-2003. Če želite popraviti to situacijo in uporabiti celoten obseg funkcij programa pri delu s tabelami, morate konfigurirati shranjevanje datoteke v ustreznem formatu .xlsx.

1. Pojdite v meni »Datoteka«, aktivirajte razdelek »Možnosti«.

2. V parametru »Shrani« izberite nastavitve »Shrani knjige«. Privzeta vrednost tukaj je Delovni zvezek Excel 97-2003 (*.xls). Spremenite to vrednost v drugo obliko »Excel knjiga (*.xlsx)«. Če želite shraniti spremembe, kliknite »V redu«.

Zdaj bodo vse Excelove datoteke ustvarjene in shranjene v pravilni obliki brez aktiviranja združljivostnega načina. Zahvaljujoč temu lahko zdaj delate s katero koli različico Excela, ne da bi vas skrbelo, da bi izgubili podatke ali popačili nastale izračune in izračune. Hkrati lahko po potrebi način izklopite, kar vam omogoča delo z dokumentom z uporabo vseh sodobnih funkcij programa.

Shranite v pravi obliki

Obstaja še en način za izklop načina zmanjšane funkcionalnosti, da nadaljujete z delom v novejši različici Excela. Dovolj je, da datoteko shranite v drugi obliki.

1. Pojdite na možnost »Shrani kot«, ki jo najdete na zavihku »Datoteka«.

2. V oknu, ki se prikaže, kliknite gumb "Prebrskaj".
3. Prikaže se okno za shranjevanje dokumenta. V kategoriji »Vrsta datoteke« izberite »Excel delovni zvezek (.xlsx). Običajno je ta možnost na vrhu seznama.

4. V vrstico "Ime datoteke" napišemo ime dokumenta in kliknemo "Shrani".
5. Po shranjevanju še vedno ostane napis v glavi datoteke »Način združljivosti«, vendar to ne pomeni, da je aktiven. Status knjige se pri shranjevanju ne spremeni, zato se določi šele ob ponovnem zagonu datoteke.

Po zapiranju dokumenta in ponovnem odpiranju bo napis, da je način združljivosti aktiviran, izginil in vse funkcije in lastnosti programa bodo pripravljene za uporabo.

Bodite pozorni! Ko shranite dokument v drugi obliki, se ustvari nov dokument. Sedaj bosta v mapi dva Excelova dokumenta z enakim imenom, a različno končnico (formatom).

Pretvorba dokumentov

Za polno delo v Excelu lahko uporabite metodo pretvorbe dokumentov.

1. V meniju »Datoteka« aktivirajte ikono »Pretvornik«.
2. Pojavilo se bo opozorilo, da bo dokument zdaj pretvorjen, torej prilagojen standardom nameščene različice Excela. Upoštevajte, da bo zaradi pretvorbe izvirna datoteka zamenjana brez možnosti njene obnovitve.
3. V oknu z opozorilom kliknite »V redu«.
4. Po tem se prikaže sporočilo o rezultatih pretvorbe. V istem oknu je predlog, da zaprete to sporočilo in odprete že posodobljen dokument. Strinjamo se – kliknite »V redu«.

V odprtem dokumentu so zdaj vsa Excelova orodja v aktivnem načinu, z njimi lahko urejate in shranjujete podatke.

Pretvorba knjig

Obstaja tudi način za pretvorbo Excelovega delovnega zvezka za uporabo absolutno vseh funkcionalnosti programa. V ta namen je potrebno spremeniti format dokumenta v ustrezno različico.

1. Odprite zavihek »Datoteka«.
2. Tukaj izberemo ukaz “Pretvori”.
3. V pojavnem oknu kliknite »V redu«, da potrdite spremembo oblike datoteke.
4. Zaradi teh dejanj bo Excelov delovni zvezek zdaj deloval v zahtevani obliki. To onemogoči način združljivosti.

Pomembno! Med pretvorbo se lahko izvirna velikost datoteke spremeni.

Izvedite več o načinu združljivosti v Excelu

Na forumih lahko pogosto najdete vprašanja v zvezi s precej omejenimi zmožnostmi Excela. Torej, ko odprete dokument, se poleg imena prikaže sporočilo »Način združljivosti«. Razlog za to je lahko neujemanje med različicami Excela pri ustvarjanju datoteke in v procesu urejanja. Če je bila tabela ustvarjena v programu Excel-2003, bo pri prenosu dokumenta v računalnik z programom Excel-2007 zelo težko narediti kakršne koli popravke v tabelah. Obstaja več načinov za izhod iz te situacije:

1. Sprememba dokumenta v formatu .xlsx.
2. Pretvorite datoteko v novo obliko Excel.
3. Deaktivirajte način združljivosti za nadaljnje delo z dokumentom.

Vsaka od možnosti ima svoje prednosti in slabosti. Izbira je odvisna od preferenc uporabnika in prihodnje usode samega Excelovega dokumenta.

Video navodila

Za boljše razumevanje potreb in načel načina združljivosti ali načina zmanjšane funkcionalnosti si lahko ogledate več video navodil, ki so brezplačno dostopna na video gostovanju YouTube. Tukaj je nekaj izmed njih:

Ti kratki videoposnetki vsebujejo dovolj informacij, da razumete, kako deluje način združljivosti in kako ga izklopite.

zaključek

Način združljivosti v Excelovih datotekah je precej uporabna funkcija, ki vam omogoča, da se znebite konfliktov in napak med programi v različnih računalnikih pri obdelavi istega dokumenta v različnih različicah programa. Ta funkcija omogoča delo z datotekami v enem samem tehnološkem prostoru.

V tem primeru lahko uporabnik kadar koli onemogoči način združljivosti, da razširi funkcionalnost programske opreme. Vendar se morate zavedati nekaterih omejitev, povezanih s težavami, ki se lahko pojavijo pri prenosu datoteke v računalnik s starejšo različico Excela.