vsebina
Uporabnik Excela se pogosto sooča s potrebo po izpolnjevanju celic s podatki, urejenimi v določenem logičnem zaporedju. Ali pa na primer narediti napoved, kakšna bo vrednost določenega indikatorja do določenega trenutka, če se bo trenutni trend nadaljeval. Zdaj vam za vse to ni treba poznati na desetine formul. Dovolj je nekaj klikov z miško in problem je rešen. Vse je zahvaljujoč samodokončanju.
Ta funkcija je neverjetna v svoji priročnosti. Tako lahko na primer hitro izpišete seznam koledarskih mesecev ali pa naredite tako, da se prikažeta le 15. in zadnji dan v mesecu (na primer v računovodskih poročilih).
Kako lahko izkoristite to odlično funkcijo?
V spodnjem desnem kotu je kvadrat, če ga povlečete, lahko nadaljujete niz vrednosti, v katerih je določen vzorec. Na primer, če je prvi dan ponedeljek, lahko z izvedbo te preproste operacije vnesete vrednosti v naslednje vrstice: torek, sreda, četrtek, petek itd.
Če je v celici nabor vrednosti, kot je 1,2,4, lahko z izbiro vseh in vlečenjem polja navzdol nadaljujete niz številk do 8, 16, 32 itd. To vam omogoča znatno zmanjšanje časovnih stroškov.
Na enak način se ustvari seznam imen mesecev.
In tako izgleda uporaba samodokončanja za aritmetično napredovanje. V našem primeru uporabljamo dve celici z vrednostmi 1,3, nato pa samodokončanje nadaljuje niz številk.
Poleg tega bo sprejem deloval tudi, če je številka znotraj besedila. Če na primer napišete »1 četrtina« in povlečete polje navzdol, dobite naslednje.
Pravzaprav so to vse osnove, ki jih morate vedeti. Če pa želite bolj profesionalno obvladati veščine dela z Excelom, se lahko seznanite z nekaterimi čipi in triki.
Uporaba seznama podatkov za samodokončanje
Seveda pa Excel ni vse, kar lahko naredi seznam mesecev ali dni v tednu. Recimo, da imamo seznam mest, kjer ima naše podjetje ustanovljene servisne centre. Najprej morate zapisati celoten seznam v postavko »Spremeni sezname«, do katere lahko dostopate preko zaporedja menijev Datoteka – Možnosti – Napredno – Splošno – Uredi sezname.
Nato se prikaže okno s seznamom seznamov, ki so samodejno vgrajeni v Excel.
Pri nas jih ni veliko. Toda ta nesporazum je mogoče zlahka popraviti. Če želite to narediti, je desno okno, v katerem je zapisano pravilno zaporedje vrednosti uXNUMXbuXNUMXbis. Snemanje lahko poteka na dva načina, tako z vejicami kot v stolpcu. Če je podatkov veliko, jih je mogoče uvoziti. Na ta način lahko prihranite veliko časa.
Kaj je potrebno za to? Najprej morate ustvariti seznam mest nekje v dokumentu, nato pa narediti povezavo do njega v spodnjem polju.
Seznam je zdaj ustvarjen in ga lahko uporabite za izpolnjevanje vseh drugih celic.
Poleg seznamov v besedilni obliki Excel omogoča ustvarjanje številskih zaporedij, pa tudi seznam datumov, urejenih po določenem vzorcu. Na samem začetku tega gradiva je bil podan eden od načinov njegove uporabe, vendar je to primitivna raven. To orodje lahko uporabljate bolj prilagodljivo, kot pravi as.
Najprej izberemo zahtevane zaporedne vrednosti (eno ali več) skupaj z delom obsega, ki bo uporabljen za seznam. Nato na zgornji plošči najdemo gumb »Izpolni« in v meniju, ki se prikaže, kliknemo gumb »Napredovanje«.
Nato se prikaže okno z nastavitvami.
V njegovem levem delu so izbirni gumbi, s katerimi lahko nastavite lokacijo prihodnjega zaporedja: po vrsticah ali stolpcih. V prvem primeru se bo seznam spustil navzdol, v drugem pa na desno.
Takoj desno od nastavitve lokacije je plošča, kjer lahko izberete vrsto številskega zaporedja. Izbirate lahko med več možnostmi:
- Aritmetika. Vrednost v vsaki naslednji celici je za določeno število večja od prejšnje. Njegova vrednost je določena z vsebino polja »Korak«.
- Geometrijski. Vsaka naslednja vrednost je nekajkrat večja od prejšnje. Koliko natančno, je odvisno od tega, kateri korak je navedel uporabnik.
- Datumi. S to možnostjo lahko uporabnik ustvari zaporedje datumov. Če izberete to vrsto, se aktivirajo dodatne nastavitve za mersko enoto. Upoštevajo se pri sestavljanju zaporedja: dan, delovni dan, mesec, leto. Torej, če izberete postavko »delovni dan«, vikendi ne bodo vključeni na seznam.
- Samodokončanje. Ta možnost je podobna vlečenju spodnjega desnega kota. Preprosto povedano, Excel se sam odloči, ali mora nadaljevati niz številk ali je bolje narediti daljši seznam. Če vrednosti 2 in 4 določite vnaprej, bodo naslednje vsebovale številke 6, 8 in tako naprej. Če pred tem izpolnite več celic, bo uporabljena funkcija "linearna regresija" (to je zelo zanimiva možnost, ki vam omogoča, da na podlagi obstoječega trenda zgradite napoved).
Kot že vidite, sta na dnu tega pogovornega okna dve možnosti: velikost koraka, o kateri smo govorili zgoraj, in mejna vrednost.
Ko končate vse operacije, morate pritisniti gumb »V redu«. Na enak način se ustvari seznam delovnih dni za določeno obdobje (na primer do 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). In uporabniku ni treba narediti ogromnega števila nepotrebnih gibov!
To je to, namestitev je končana. Zdaj pa si poglejmo nekaj bolj profesionalnih metod samodokončanja.
Uporaba miške
To je najbolj priročen način samodokončanja, ki vam omogoča elegantno izvajanje tudi najbolj zapletenih operacij. Obstajata dve možnosti za uporabo: z levim ali desnim gumbom miške. Naloga je na primer sestaviti seznam števil, urejenih v naraščajočem vrstnem redu, kjer se vsaka naslednja vrednost poveča za eno. Običajno se za to v prvo celico vnese enota, v drugo pa dvojka, po kateri povlečejo polje v spodnjem desnem kotu. Toda ta cilj je mogoče doseči na drug način - preprosto izpolniti prvo celico. Nato ga morate povleči navzdol iz spodnjega desnega kota. Po tem se prikaže gumb v obliki kvadrata. Morate ga klikniti in izbrati element »Izpolni«.
Uporabite lahko tudi funkcijo “Fill only formats”, s katero lahko razširite samo formate celic.
Vendar obstaja hitrejša metoda: držite gumb Ctrl in vzporedno vlečete celico.
Res je, da je primeren samo za samodokončanje zaporedij številk. Če poskušate izvesti ta trik s podatki druge vrste, bodo vrednosti uXNUMXbuXNUMXb preprosto kopirane v naslednje celice.
Obstaja način za pospešitev klica kontekstnega menija. Če želite to narediti, povlecite polje z desnim gumbom miške.
Nato se prikaže nabor ukazov. Tako lahko prikličete pogovorno okno z dodatnimi nastavitvami samodokončanja s klikom na postavko menija »Napredovanje«. Vendar obstaja ena omejitev. Največja dolžina zaporedja bo v tem primeru omejena na zadnjo celico.
Da se samodejno dokončanje izvede do zahtevane vrednosti (določene številke ali datuma), morate pritisniti desni gumb miške, predhodno usmeriti kazalec na polje, in povlecite oznako navzdol. Kazalec se nato vrne. In zadnji korak je sprostitev miške. Posledično se prikaže kontekstni meni z nastavitvami samodokončanja. Izberite napredovanje. Tukaj je izbrana le ena celica, zato morate v nastavitvah določiti vse parametre samodejnega izpolnjevanja: smer, korak, mejno vrednost in pritisniti gumb V redu.
Posebno zanimiva Excelova funkcija je linearna in eksponentna aproksimacija. Omogoča izdelavo napovedi, kako se bodo vrednosti spremenile, na podlagi obstoječega vzorca. Za izdelavo napovedi morate praviloma uporabiti posebne Excelove funkcije ali opraviti zapletene izračune, v katerih so vrednosti neodvisne spremenljivke nadomeščene. Ta primer je veliko lažje prikazati v praksi.
Na primer, obstaja dinamika kazalnika, katerega vrednost se vsako obdobje poveča za isto število.
Veliko lažje je razumeti, kako se vrednosti napovedujejo z linearnim trendom (ko se vsak naslednji indikator poveča ali zmanjša za določeno vrednost). Za to so primerne standardne Excelove funkcije, vendar je za večjo jasnost bolje narisati graf, ki prikazuje trendno črto, enačbo funkcije in pričakovano vrednost.
Če želite izvedeti, kakšen bo predvideni indikator v numeričnem smislu, morate pri izračunu vzeti regresijsko enačbo kot osnovo (ali neposredno uporabiti formule, vgrajene v Excel). Posledično bo veliko dejanj, ki jih vsi ne bodo razumeli takoj.
Toda linearna regresija vam omogoča, da popolnoma opustite zapletene formule in risanje. Samo uporabite samodokončanje. Uporabnik vzame vrsto podatkov, na podlagi katerih se naredi napoved. Ta niz celic je izbran, nato pa pritisnete desni gumb miške, s katerim morate povleči obseg za zahtevano število celic (odvisno od oddaljenosti točke v prihodnosti, za katero se izračuna predvidena vrednost). Prikaže se kontekstni meni, kjer morate izbrati postavko »Linearna aproksimacija«. To je to, dobi se napoved, ki ne zahteva posebnih matematičnih znanj, risanja ali izpeljave formul.
Če se kazalniki v vsakem časovnem obdobju povečajo za določen odstotek, potem govorimo o eksponentni rasti. Napovedovanje dinamike epidemije ali napovedovanje obresti na bančni depozit temelji na prav takšnem vzorcu.
Za napovedovanje eksponentne rasti ni učinkovitejše metode od te, ki smo jo opisali.
Uporaba miške za samodejno izpolnjevanje datumov
Pogosto je treba povečati že obstoječi seznam datumov. Če želite to narediti, vzamete datum in ga z levim gumbom miške povlečete v spodnji desni kot. Pojavi se kvadratna ikona, kjer lahko izberete način polnjenja.
Na primer, če računovodja uporablja preglednico, mu bo ustrezala možnost »delavniki«. Ta element bodo potrebovali tudi drugi strokovnjaki, ki morajo delati dnevne načrte, na primer HR.
In tukaj je še ena možnost, kako izvesti samodejno polnjenje datumov z miško. Na primer, podjetje mora izplačati plače 15. in zadnji dan v mesecu. Nato morate vnesti dva datuma, ju raztegniti in izbrati način polnjenja »po mesecih«. To lahko storite tako, da z levim gumbom miške kliknete kvadratek v spodnjem desnem kotu ali z desnim gumbom, ki mu sledi samodejni klic kontekstnega menija.
Pomembno! 15. ostaja, ne glede na mesec, zadnji pa je avtomatski.
Z desnim gumbom miške lahko prilagodite napredovanje. Na primer, naredite seznam delovnih dni v tem letu, ki bodo še vedno do 31. decembra. Če uporabljate samodejno izpolnjevanje z desnim gumbom miške ali prek menija, do katerega lahko dostopate prek kvadrata, potem obstaja možnost "Takojšnje izpolnjevanje". Prvič so razvijalci to funkcijo zagotovili v Excelu 2013. Potrebno je, da se celice izpolnijo po določenem vzorcu. Tako boste prihranili veliko časa.
Sklepi
Pravzaprav je to vse. Samodokončanje je zelo uporabna funkcija, ki vam pomaga avtomatizirati številne poteke dela in predvidevati na podlagi vzorcev. Dodatne formule ali izračuni niso potrebni. Dovolj je, da pritisnete nekaj gumbov in rezultati se bodo pojavili kot po čarovniji.