Uvozite podatke iz OneDrive in SharePointa v Power Query / BI

Če vi ali vaše podjetje shranjujete podatke v oblaku OneDrive ali na portalu podjetja SharePoint, je neposredna povezava z njim s pomočjo Power Query v Excelu ali iz Power BI lahko presenetljivo zahtevna.

Ko sem se nekoč soočil s podobnim problemom, sem bil presenečen, ko sem ugotovil, da ni "legalnih" načinov za njegovo rešitev. Iz nekega razloga seznam razpoložljivih virov podatkov v Excelu in celo v Power BI (kjer je nabor konektorjev tradicionalno širši) iz nekega razloga ne vključuje možnosti povezovanja z datotekami in mapami OneDrive.

Vse spodaj ponujene možnosti so tako v eni ali drugi meri »bergle«, ki zahtevajo majhno, a ročno »dodelavo s pilo«. Imajo pa te bergle velik plus – delujejo 🙂

V čem je problem?

Kratek uvod za tiste, ki zadnjih 20 let preživel v komi ni v temi.

OneDrive je Microsoftova storitev za shranjevanje v oblaku, ki je na voljo v več različicah:

• OneDrive Personal – za navadne (nekorporativne) uporabnike. Dajo vam 5 GB brezplačno + dodaten prostor za majhno mesečno naročnino.
• OneDrive za podjetja – možnost za poslovne uporabnike in naročnike Office 365 z veliko večjo razpoložljivo količino (od 1 TB ali več) in dodatnimi funkcijami, kot je shranjevanje različic itd.

Poseben primer OneDrive for Business je shranjevanje podatkov na portalu podjetja SharePoint – v tem scenariju je OneDrive pravzaprav ena od knjižnic SharePoint'a.

Do datotek lahko dostopate prek spletnega vmesnika (spletno mesto https://onedrive.live.com ali spletno mesto podjetja SharePoint) ali s sinhronizacijo izbranih map z vašim osebnim računalnikom:

Običajno so te mape shranjene v uporabniškem profilu na pogonu C – pot do njih izgleda nekako takole C: UporabnikiUporabniško imeOneDrive). Poseben program spremlja ustreznost datotek in sinhronizacijo vseh sprememb – АOneDrive gospod (moder ali siv oblak v spodnjem desnem kotu zaslona):

In zdaj glavno.

Če moramo podatke iz OneDrive naložiti v Excel (prek Power Query) ali v Power BI, lahko seveda določimo lokalne datoteke in mape, ki naj se sinhronizirajo kot vir na običajen način prek Pridobi podatke – Iz datoteke – Iz knjige / Iz mape (Pridobi podatke — Iz datoteke — Iz delovnega zvezka/mape)Ampak ne bo neposredna povezava z oblakom OneDrive.

To pomeni, da bomo v prihodnje, ko bomo na primer spreminjali datoteke v oblaku s strani drugih uporabnikov najprej je treba sinhronizirati (to se zgodi dolgo časa in ni vedno priročno) in samo nato posodobite našo poizvedbo Power Query ali model v Power BI.

Seveda se postavlja vprašanje: kako neposredno uvoziti podatke iz OneDrive/SharePointa, da se podatki naložijo neposredno iz oblaka?

1. možnost: vzpostavite povezavo s knjigo iz storitve OneDrive for Business ali SharePoint

1. Knjigo odpremo v našem Excelu – lokalno kopijo iz sinhronizirane mape OneDrive kot navadno datoteko. Ali pa spletno mesto najprej odprite v Excel Online in nato kliknite gumb Odpri v Excelu (Odpri v Excelu).
2. Pojdi na Datoteka – podrobnosti (Datoteka — Informacije)
3. Z gumbom kopirajte pot oblaka v knjigo kopirajte pot (Kopiraj pot) v naslovu:

   

4. V drugi datoteki Excel ali v Power BI, kjer želite vnesti podatke, izberite ukaze Pridobite podatke – iz interneta (Pridobi podatke - iz spleta) in prilepite kopirano pot v naslovno polje.
5. Izbriši na koncu poti ?splet=1 in kliknite na OK:

   

6. V oknu, ki se prikaže, izberite način avtorizacije Račun organizacije (Račun organizacije) in kliknite na gumb Prijava (Vpiši se):

   

   Vnesite naše delovno prijavno geslo ali izberite poslovni račun s seznama, ki se prikaže. Če naredite vse v redu, potem napis Prijava bi se moral spremeniti v Prijavite se kot drug uporabnik (Prijava z drugim uporabniškim računom).
   

7. Kliknite na gumb povezava (Poveži).
   

Nato je vse enako kot pri običajnem uvozu knjige – izberemo potrebne liste, pametne tabele za uvoz itd.

2. možnost: povežite se z datoteko iz storitve OneDrive Personal

Za povezavo s knjigo v osebnem (nekorporativnem) oblaku OneDrive bo pristop drugačen:

1. Na spletnem mestu OneDrive odpremo vsebino želene mape in poiščemo uvoženo datoteko.
2. Desni klik nanj in izberite ukaz Predstavitev (Vdelati) ali izberite datoteko in v zgornjem meniju izberite podoben ukaz:

   

3. V plošči, ki se prikaže na desni, kliknite gumb ustvarjanje in kopirajte ustvarjeno kodo:

   

4.  Kopirano kodo prilepite v beležnico in "dokončajte z datoteko":
   
   • Odstranite vse razen povezave v narekovajih
     
   • Izbriši blok cid=XXXXXXXXXXXX&
   • Zamenljiva beseda Embed on prenesi
   Kot rezultat bi morala biti izvorna koda videti takole:

   

5. Potem je vse enako kot v prejšnji metodi. V drugi datoteki Excel ali v Power BI, kjer želite vnesti podatke, izberite ukaze Pridobite podatke – iz interneta (Pridobi podatke - iz spleta), prilepite urejeno pot v naslovno polje in kliknite V redu.
6. Ko se prikaže okno za avtorizacijo, izberite možnost Windows in po potrebi vnesite geslo za prijavo iz storitve OneDrive.
   

3. možnost: uvozite vsebino celotne mape iz storitve OneDrive za podjetja

Če morate v Power Query ali Power BI izpolniti vsebino ne ene datoteke, ampak celotne mape hkrati (na primer s poročili), bo pristop nekoliko preprostejši:

1. V Raziskovalcu z desno miškino tipko kliknite lokalno sinhronizirano mapo, ki nas zanima v OneDrive in izberite Ogled na mestu (Ogled na spletu).
2. V naslovno vrstico brskalnika kopirajte začetni del naslova – do besede / _postavitve:

   

3. V Excelovem delovnem zvezku, kamor želite naložiti podatke, ali v poročilu Power BI Desktop izberite ukaze Pridobi podatke – iz datoteke – iz SharePointove mape (Pridobi podatke — Iz datoteke — Iz mape SharePoint):

   

   Nato kopirani del poti prilepite v naslovno polje in kliknite OK:

   

   Če se prikaže okno za avtorizacijo, izberite vrsto Microsoftov račun (Microsoftov račun), kliknite na gumb Prijava (Vpiši se), nato pa po uspešni prijavi še na gumb povezava (Poveži):

   

4. Po tem se vse datoteke iz SharePointa zahtevajo in prenesejo ter prikaže se okno za predogled, kjer lahko varno kliknete Pretvori podatke (Pretvori podatke).
   
5. Nadaljnje urejanje seznama vseh datotek in njihovo združevanje poteka že v Power Query ali Power BI na standarden način. Če želite zožiti iskalni krog samo na mapo, ki jo potrebujemo, lahko uporabite filter po stolpcu mapa poti (1) in nato z gumbom v stolpcu razširite celotno vsebino najdenih datotek vsebina (2):

   

• Sestavljanje tabel iz različnih datotek s pomočjo Power Query
• Kaj je Power Query, Power Pivot, Power BI in kako vam lahko pomagajo
• Zbiranje podatkov z vseh listov knjige v eno tabelo