Ustvarjanje Paretovega grafikona v Excelu

Paretovo načelo, imenovano po italijanskem ekonomistu Vilfredu Paretu, pravi, da 80 % težav lahko povzroči 20 % vzrokov. Načelo je lahko zelo koristen ali celo rešilen podatek, ko se morate odločiti, katero izmed številnih težav boste najprej rešili, ali če odpravo težav otežujejo zunanje okoliščine.

Na primer, pravkar so vas prosili, da vodite ekipo, ki ima težave pri delu na projektu, da jih usmerite v pravo smer. Člane ekipe vprašate, katere so bile njihove glavne ovire pri doseganju ciljev. Naredijo seznam, ki ga analizirate in ugotovite, kateri so bili glavni vzroki za vsako od težav, s katerimi se je ekipa srečala, in poskušajo videti skupne točke.

Vsi zaznani vzroki težav so razvrščeni po pogostosti njihovega pojavljanja. Če pogledate številke, ugotovite, da je pomanjkanje komunikacije med izvajalci projekta in deležniki projekta glavni vzrok za 23 največjih težav, s katerimi se sooča ekipa, medtem ko je drugi največji problem dostop do potrebnih virov (računalniških sistemov, opreme itd.). .). .) je povzročilo samo 11 povezanih zapletov. Druge težave so izolirane. Jasno je, da je z rešitvijo problema komunikacije mogoče odpraviti ogromen odstotek težav, z rešitvijo problema dostopa do virov pa skoraj 90 % ovir na poti ekipe. Ne samo, da ste ugotovili, kako pomagati ekipi, pravkar ste opravili Paretovo analizo.

Opravljanje vsega tega dela na papirju bo verjetno vzelo nekaj časa. Postopek je mogoče močno pospešiti z uporabo Paretovega grafikona v programu Microsoft Excel.

Paretovi grafikoni so kombinacija črtnega grafikona in histograma. Edinstveni so po tem, da imajo običajno eno vodoravno os (os kategorije) in dve navpični osi. Grafikon je uporaben za določanje prednosti in razvrščanje podatkov.

Moja naloga je, da vam pomagam pripraviti podatke za Pareto grafikon in nato ustvariti sam grafikon. Če so vaši podatki že pripravljeni za Pareto grafikon, lahko nadaljujete z drugim delom.

Danes bomo analizirali problematično situacijo v podjetju, ki zaposlenim redno vrača stroške. Naša naloga je ugotoviti, za kaj porabimo največ in razumeti, kako lahko s hitro Pareto analizo zmanjšamo te stroške za 80 %. Ugotovimo lahko, kateri stroški predstavljajo 80 % povračil in preprečimo visoke stroške v prihodnosti s spremembo politike uporabe veleprodajnih cen in pogovorom o stroških zaposlenih.

Prvi del: Pripravite podatke za Pareto grafikon

1. Organizirajte svoje podatke. V naši tabeli je 6 kategorij denarnih nadomestil in zneskov, ki jih zahtevajo zaposleni.
2. Razvrstite podatke v padajočem vrstnem redu. Preverite, ali so izbrani stolpci А и Вpravilno razvrstiti.
3. Stolpec Sum znesek (število stroškov) se izračuna s funkcijo SUM (SUM). Če želite v našem primeru dobiti skupni znesek, morate sešteti celice iz V3 do V8.

Vroče tipke: Če želite sešteti obseg vrednosti, izberite celico B9 in pritisnite Alt+=. Skupni znesek bo 12250 $.

3. 
4. Ustvarite stolpec Kumulativni znesek (kumulativni znesek). Začnimo s prvo vrednostjo $ 3750 v celici B3. Vsaka vrednost temelji na vrednosti prejšnje celice. V celici C4 tip = C3 + B4 in pritisnite Vnesite.
5. Če želite samodejno zapolniti preostale celice v stolpcu, dvokliknite ročico za samodejno izpolnjevanje.
6. Nato ustvarite stolpec Kumulativni% (kumulativni odstotek). Če želite izpolniti ta stolpec, lahko uporabite vsoto obsega znesek in vrednosti iz stolpca Kumulativni znesek. V vrstici formule za celico D3 vpišite =C3/$B$9 in pritisnite Vnesite. Simbol $ ustvari absolutno referenco, tako da vrednost vsote (referenca celice B9) se ne spremeni, ko kopirate formulo navzdol.
7. Dvokliknite oznako za samodejno izpolnjevanje, da zapolnite stolpec s formulo, ali pa kliknite oznako in jo povlecite čez stolpec s podatki.
8. Zdaj je vse pripravljeno za začetek gradnje Paretovega grafikona!

Drugi del: Izdelava Paretovega grafikona v Excelu

1. Izberite podatke (v našem primeru celice iz A2 by D8).
2. Pritisnite Alt + F1 na tipkovnici, da samodejno ustvarite grafikon iz izbranih podatkov.
3. Z desno miškino tipko kliknite območje grafikona in v meniju, ki se prikaže, kliknite Izberite podatke (Izberite Podatki). Prikaže se pogovorno okno Izbira vira podatkov (Izberite vir podatkov). Izberite vrstico Kumulativni znesek in pritisnite odstrani (Odstrani). Potem OK.
4. Kliknite graf in se s puščičnimi tipkami na tipkovnici premikajte med njegovimi elementi. Ko je izbrana vrstica podatkov Kumulativni%, ki zdaj sovpada z osjo kategorije (vodoravna os), z desno miškino tipko kliknite nanj in izberite Spremenite vrsto grafikona za niz (Spremeni vrsto serije grafikonov). Zdaj je to vrsto podatkov težko videti, vendar je mogoče.
5. Prikaže se pogovorno okno Spremenite vrsto grafikona (Spremeni vrsto grafikona), izberite črtni grafikon.
6. Tako smo dobili histogram in ravno črtni graf vzdolž vodoravne osi. Za prikaz reliefa črtnega grafa potrebujemo še eno navpično os.
7. Desni klik na vrstico Kumulativni% in v meniju, ki se prikaže, kliknite Oblika serije podatkov (Oblika podatkovnih nizov). Pojavilo se bo pogovorno okno z istim imenom.
8. V razdelku Možnosti vrstice (Series Options) izberite Manjša os (Sekundarna os) in pritisnite gumb Zapri (Zapri).
9. Prikazala se bo odstotna os in grafikon se bo spremenil v popoln Pareto grafikon! Zdaj lahko sklepamo: večino stroškov predstavljajo šolnine (Training Fees), oprema (Iron) in pisarniški material (Pisarniške potrebščine).

Če imate pri roki navodila po korakih za nastavitev in ustvarjanje Pareto grafikona v Excelu, ga preizkusite v praksi. Z uporabo Pareto analize lahko prepoznate najpomembnejše težave in naredite pomemben korak k njihovi rešitvi.