vsebina
Zjutraj morate napisati seznam nalog, določiti prioritete … In to je vse, uspešen dan nam je zagotovljen? Žal ne. Navsezadnje ne razumemo vedno, kako razlikovati glavnega od sekundarnega, pomembnega od nujnega. Imamo tudi težave s koncentracijo. Poslovni trener pove, kako to popraviti.
»Na žalost so situacije, ko uspem v ospredje postaviti svoje prioritete, prej norma kot izjema. Poskušam načrtovati svoje naloge za dan, pri čemer izpostavim glavno, a se ob koncu dneva počutim popolnoma izčrpano, ker me motijo klici, majhna menjava in sestanki. Najpomembnejše naloge se še naprej odlagajo, veličastni načrti za leto pa ostajajo zapisani na kosih papirja. S čim si lahko pomagate?» vpraša Olga, 27 let.
Pogosto naletim na podobno zahtevo na izobraževanjih o učinkovitosti menedžerja. Stranke menijo, da je glavni razlog za njihov problem pomanjkanje prioritet. Toda v resnici so, le oseba ni preveč osredotočena nanje.
In prvi korak pri reševanju tega vprašanja je izbira pravega orodja za delo na vaši koncentraciji. Natančno se mora ujemati z vašimi osebnimi lastnostmi: upoštevati morate pogoje svojega dela in kraja bivanja.
Za začetek lahko uporabite več priljubljenih metod, ki so že dolgo priznane kot učinkovite. Poskušam jih priporočiti strankam, s katerimi šele začenjamo sodelovati.
Prvi pristop: Razumeti merila ocenjevanja
Najprej odgovorite na vprašanje: Katera merila uporabljate, ko dajete prednost? Najpogostejši odgovor je merilo "nujnosti". Z njim se vsi primeri vrstijo v vrsto glede na rok. In šele nato v nastali "virtualni konstruktor" vgradimo nove naloge, pri čemer premaknemo tiste, ki jih je mogoče pozneje dokončati, daleč nazaj.
Katere so slabosti tega pristopa? Seznam današnjih prednostnih nalog mora vključevati ne le tisto, kar bo jutri izgubilo pomen, torej nujno, ampak tudi tisto, kar abstraktno imenujemo »pomembno«. To je tisto, kar nas žene k doseganju cilja oziroma kar odpravlja resne ovire na poti do cilja.
In tu se mnogi zmotijo pri zamenjavi meril. Lakonično se to lahko izrazi takole: "To je zelo nujno, ker je zelo pomembno!" "To je zelo pomembno, ker je rok jutri!" Če pa vaš seznam prioritet dneva ne vsebuje nalog, ki vodijo k doseganju ciljev, ki so za vas pomembni, morate skrbno analizirati svoj seznam opravil.
Odločiti se morate, po katerih merilih boste določili "nujnost" in "pomen" nalog in ali mešate ta dva pojma.
Drugi pristop: opredelite tri kategorije prednostnih nalog
Kot veste, so obzorja načrtovanja različna. Če razmišljamo o obzorju načrtovanja enega dneva, je bolje, da nadaljujemo na naslednji način:
- Nastavite eno prednostno nalogo za ta dan. To je naloga, za katero boste danes porabili največ svojega časa in energije;
- Določite tri ali štiri stvari, za katere boste danes porabili najmanj časa in truda. Bolje je, če zapišete, koliko časa (pet minut, deset minut) nameravate porabiti za določen primer. To bo postal vaš seznam "zadnje prioritete".
- V tretjo kategorijo bo spadalo tisto, kar bi lahko imenovali "primeri rezidualnega principa." Izpolnjene bodo, če bo zanje ostalo prostega časa. Če pa ostanejo neuresničeni, to ne bo vplivalo na nič.
Tu se soočamo z vprašanjem: »Kako ne porabiti največ energije za »zadnjo prioriteto«, nezavedno odložiti »glavno«? Tretji pristop bo pomagal odgovoriti nanj.
Tretji pristop: uporabite način počasnega časa
Večino delovnega časa preživimo v načinu »hitrega časa«. Sodelovati moramo v rutinskih procesih in obdelati ogromno informacij.
»Počasen čas« je najučinkovitejši način, da ustavite rutino »teče v kolesu«. To je zavesten pogled vase in izhodišče za iskanje odgovorov na vprašanja: »Kaj počnem? Kaj za? Kaj ne počnem in zakaj?
Da bi ta metoda delovala najbolje, upoštevajte te tri smernice:
- V svojo dnevno rutino vnesite določen ritual. To bi morala biti ponavljajoča se dejavnost čez dan, ki vas bo spravila v način »počasnega časa«. Lahko je odmor za čaj in redni počepi. Ritual naj ne traja več kot 5 minut in vam omogoča, da ste sami. In seveda vam prinaša veselje in užitek - potem tega ne boste odložili na jutri.
- Upoštevajte, da »počasen čas« ni le čas za uživanje, ampak tudi priložnost, da povečate svoje zadovoljstvo z načinom »hitro«. In si zastavite tri vprašanja: "Kateri rezultat naj dosežem danes?", "Kaj je naslednji majhen korak do tega rezultata, ki ga moram narediti?", "Kaj me od tega odvrne in kako se ne bi motil?" Ta vprašanja vam bodo pomagala ohraniti svoje glavne cilje v mislih. In načrtovanje naslednjih majhnih korakov bo odlično preprečevanje odlašanja.
- Način počasnega časa uporabite dva do štirikrat na dan. Pogosteje in močneje kot na vas vplivajo dejavniki zunanjega sveta, pogosteje bi morali preklopiti na ta način. Tri vprašanja in nekaj minut na sejo bodo dovolj. Glavno merilo je, da vam mora prinašati zadovoljstvo. Vendar ne pozabite: uporaba tehnike manj kot enkrat na dan pomeni, da je sploh ne izvajate.