Pošiljanje knjige ali lista po elektronski pošti

Če morate pogosto pošiljati določene knjige ali liste po e-pošti, ste morali opaziti, da tega postopka ni mogoče imenovati hiter. Če to počnete "klasično", potem potrebujete:

  • odprite e-poštni program (na primer Outlook)
  • ustvarite novo sporočilo
  • vnesite naslov, zadevo in besedilo
  • pripni datoteko sporočilu (ne pozabi!)
  • kliknite gumb Pošlji

Pravzaprav je pošto mogoče preprosto poslati neposredno iz Excela na več različnih načinov. Pojdi ...

1. način: vdelano pošiljanje

Če še vedno imate dobri stari Excel 2003, potem je vse preprosto. Odprite želeno knjigo/list in izberite v meniju Datoteka – Pošlji – Sporočilo (Datoteka — Pošlji — Prejemnik pošte). Odpre se okno, v katerem lahko izberete eno od dveh možnosti pošiljanja:

V prvem primeru bo trenutna knjiga dodana sporočilu kot priponka, v drugem primeru pa bo vsebina trenutnega lista šla neposredno v besedilo sporočila kot besedilna tabela (brez formul).

Poleg tega meni Datoteka – Predloži (Datoteka — Pošlji) obstaja še nekaj eksotičnih možnosti pošiljanja:

 

  • Sporočilo (za pregled) (Prejemnik pošte za pregled) – pošlje se celoten delovni zvezek in se mu hkrati vklopi sledenje spremembam, torej se začne jasno fiksirati – kdo, kdaj in v katerih celicah je naredil kakšne spremembe. Nato lahko prikažete spremembe v meniju Storitev – Popravki – Označite popravke (Orodja — Sledi spremembam — Označi spremembe) ali na zavihku Pregled – Popravki (Pregled — Sledi spremembam) Videti bo nekako takole:

    Barvni okvirji označujejo spremembe v dokumentu (vsak uporabnik ima drugačno barvo). Ko premaknete miško, se prikaže okno v obliki opombe s podrobnim opisom, kdo, kaj in kdaj je spremenil v tej celici. Zelo priročno je za pregledovanje dokumentov, ko na primer urejate poročilo svojih podrejenih ali šef ureja vaše.

  • Ob poti (Prejemnik usmerjanja) – sporočilo, kamor bo pripeta vaša knjiga, bo šlo skozi verigo prejemnikov, od katerih ga bo vsak samodejno posredoval naprej, kot štafetno palico. Če želite, lahko nastavite, da se vam sporočilo vrne na koncu verige. Omogočite lahko sledenje spremembam, če si želite ogledati urejanja vsake osebe v niti.

V novem Excelu 2007/2010 je situacija nekoliko drugačna. V teh različicah morate za pošiljanje knjige po pošti izbrati gumb Office (gumb Office) ali zavihek file (Mapa) in ekipa Pošlji (Pošlji). Nato se uporabniku ponudi nabor možnosti pošiljanja:

Upoštevajte, da je v novih različicah izginila možnost pošiljanja ločenega lista delovnega zvezka, vstavljenega v telo pisma – kot je bilo v Excelu 2003 in novejših. Edina preostala možnost je pošiljanje celotne datoteke. Obstajala pa je uporabna priložnost za pošiljanje v znani obliki PDF in manj znani obliki XPS (podobno kot PDF, vendar za branje ne potrebuje Acrobat Reader – odpre se neposredno v Internet Explorerju). Ukaz za pošiljanje knjige v pregled lahko izvlečete kot dodaten gumb na plošči za hitri dostop prek Datoteka – Možnosti – Orodna vrstica za hitri dostop – Vsi ukazi – Pošlji v pregled (Datoteka — Možnosti — Orodna vrstica za hitri dostop — Vsi ukazi — Pošlji v pregled).

2. način. Preprosti makri za pošiljanje

Pošiljanje makra je veliko lažje. Odpiranje urejevalnika Visual Basic prek menija Storitev – Makro – Urejevalnik Visual Basic (Orodja — Makro — Urejevalnik Visual Basic), vstavite nov modul v meni Vstavi – Modul in tja kopirajte besedilo teh dveh makrov:

Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Kopiraj z ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="[email zaščiteno]", Subject:="Ujemi datoteko" .Close SaveChanges:=False End With End Sub

Po tem lahko kopirane makre zaženete v meniju Storitev – Makro – Makri (Orodja — Makro — Makri). SendWorkbook pošlje celotno trenutno knjigo na navedeni naslov in SendSheet — List1 kot priloga.

Ko zaženete makro, bo Excel vzpostavil stik z Outlookom, zaradi česar se bo na zaslonu pojavilo naslednje varnostno sporočilo:

Počakajte, da gumb Rešite postane aktiven in ga kliknite, da potrdite svojo predložitev. Po tem bodo samodejno ustvarjena sporočila postavljena v mapo Odhajajoči in bo poslano prejemnikom ob prvem zagonu Outlooka ali, če ga imate zagnanega, takoj.

Metoda 3. Univerzalni makro

In če želite poslati ne trenutno knjigo, ampak katero koli drugo datoteko? Pa tudi besedilo sporočila bi bilo lepo nastaviti! Prejšnji makri tukaj ne bodo pomagali, saj so omejeni z zmožnostmi samega Excela, lahko pa ustvarite makro, ki bo upravljal Outlook iz Excela – ustvarite in izpolnite okno za novo sporočilo ter ga pošljite. Makro je videti takole:

Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell As Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'zaženi Outlook v skritem načinu OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup 'if not začeto - izhod Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'ustvari novo sporočilo Ob napaki Nadaljuj Naprej' izpolnite polja sporočila z OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Value .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Send lahko zamenjate z Display za ogled sporočila pred pošiljanjem .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Nothing cleanup : Set OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub

Naslov, zadeva, besedilo sporočila in pot do priložene datoteke morajo biti v celicah A1:A4 trenutnega lista.

  • Skupinsko pošiljanje iz Excela z dodatkom PLEX
  • Makri za pošiljanje pošte iz Excela prek Lotus Notes Dennisa Wallentina
  • Kaj so makri, kam vstaviti kodo makra v Visual Basicu
  • Ustvarjanje elektronske pošte s funkcijo HYPERLINK

 

Pustite Odgovori