Razvrščanje v Excelu – osnovne informacije

Razvrščanje podatkov v Excelu je zelo uporabno orodje, ki vam omogoča izboljšanje zaznavanja informacij, zlasti pri velikih količinah. V tej lekciji se bomo naučili uporabljati razvrščanje, se naučili osnovnih ukazov in se seznanili tudi z vrstami razvrščanja v Excelu.

Pri dodajanju podatkov v Excel je zelo pomembno, da pravilno organizirate informacije na delovnem listu. Eno orodje, ki vam to omogoča, je razvrščanje. S pomočjo razvrščanja lahko ustvarite seznam kontaktnih podatkov po priimkih, razporedite vsebino tabele po abecednem ali padajočem vrstnem redu.

Vrste razvrščanja v Excelu

Ko razvrščate podatke v Excelu, se morate najprej odločiti, ali boste razvrščanje uporabili za celoten delovni list (tabelo) ali samo za določen obseg celic.

• Razvrščanje lista (tabele) organizira vse podatke v enem stolpcu. Ko je razvrščanje uporabljeno za list, so povezane informacije v vsaki vrstici razvrščene skupaj. V naslednjem primeru je stolpec Kontaktno ime (stolpec A) razvrščeni po abecedi.
• Razvrščanje po obsegu razporedi podatke v obseg celic. To razvrščanje je lahko uporabno pri delu z Excelovimi listi, ki vsebujejo več tabel z informacijami, ki so blizu ena drugi. Razvrščanje, uporabljeno za obseg, ne vpliva na druge podatke na delovnem listu.

Kako razvrstiti list (tabelo, seznam) v Excelu

V naslednjem primeru bomo naročilnico majice razvrstili po Moj priimek (Stolpec C) in jih razporedite po abecednem vrstnem redu.

1. Izberite celico v stolpcu, po katerem želite razvrstiti. V našem primeru bomo izbrali celico C2.
2. Kliknite datum na traku, nato kliknite ukaz Razvrščanje od A do Žza razvrščanje v naraščajočem vrstnem redu ali ukaz Razvrsti od Ž do Aza razvrščanje v padajočem vrstnem redu. V našem primeru bomo izbrali ukaz Razvrščanje od A do Ž.
3. Tabela bo razvrščena po izbranem stolpcu, torej po priimku.

Ko razvrščate tabelo ali seznam v Excelu, mora biti od tujih podatkov na delovnem listu ločen z vsaj eno vrstico ali stolpcem. V nasprotnem primeru bodo pri razvrščanju vključeni tuji podatki.

Kako razvrstiti obseg v Excelu

V naslednjem primeru bomo izbrali ločeno majhno tabelo v Excelovem delovnem listu za razvrščanje števila majic, naročenih na določene dni.

1. Izberite obseg celic, ki jih želite razvrstiti. V našem primeru bomo izbrali obseg A13:B17.
2. Kliknite datum na traku, nato kliknite ukaz Sortiranje.
3. Odpre se pogovorno okno Sortiranje. Izberite stolpec, po katerem želite razvrstiti. V tem primeru želimo podatke razvrstiti po številu naročil, zato bomo izbrali stolpec Naročilo.
4. Nastavite vrstni red (naraščajoče ali padajoče). V našem primeru bomo izbrali Naraščajoče.
5. Če so vsi parametri pravilni, kliknite OK.
6. Obseg bo razvrščen po stolpcu Naročilo od najmanjšega do največjega. Upoštevajte, da preostala vsebina lista ni razvrščena.

Če razvrščanje v Excelu ni pravilno izvedeno, najprej preverite, ali so vrednosti pravilno vnesene. Že majhna tipkarska napaka lahko povzroči težave pri razvrščanju velikih tabel. V naslednjem primeru smo v celico A18 pozabili vstaviti vezaj, kar je povzročilo netočno razvrščanje.