Na daljavi na Univerzi za praktično psihologijo se ukvarjamo z različnimi metodami samoorganizacije in izboljšanja učinkovitosti. Vključno s tem, kako pravilno določiti prednost.
Zakaj dati prednost.
Prvi razlog je očiten: najprej narediti najpomembnejše stvari. Drugi razlog je manj očiten: tako, da v danem trenutku natančno veste, s čim se zdaj ukvarjate. Tako, da izbire ni, saj se v trenutku izbire začnejo metanje, izgovori, misli, kot so »naj bi šel spit čaj« itd.
Dol z metanjem, določite prioritete.
Z vami želim deliti svoj avtorski način določanja prioritet, o tej metodi ne boste brali nikjer drugje. Po mojem mnenju je to najučinkovitejši način določanja prioritet, vendar ima eno pomanjkljivost. Zahteva znanje višje matematike za drugi razred oziroma sposobnost množenja in deljenja.
Predstavljajte si to imaš seznam opravil. Naj narišem primer:
- Posnemite video za spletno mesto
- Naročite računalniško mizo
- Odgovorite na nujna e-poštna sporočila
- Razstavite škatlo v omari
No, približno tak seznam sem vzel s stropa. Nato bomo ocenili pomen posameznega primera. Pomen bo sestavljen iz treh parametrov:
- Pomembnost Kako pomembno je to narediti? Se bo zgodilo kaj groznega, če se odločite, da tega sploh ne boste storili? Koliko je odvisno od njegove izvedbe?
- Nujnost — Kako hitro je treba to narediti? Zapustiti vse in narediti? Ali če to storite v enem tednu, je to v bistvu normalno?
- kompleksnost — Kako dolgo bo trajalo to delo? Ali se moram za to pogajati in komunicirati z drugimi ljudmi? V kolikšni meri je čustveno in moralno preprosto ali, nasprotno, zapleteno in neprijetno?
Ocenite vse primere teh treh parametrov na lestvici od 1 do 10 po pomembnosti-nujnosti-težavnosti. Na koncu boste dobili nekaj takega:
- Posnemite video za spletno mesto 8 6 7
- Naročite računalniško mizo 6 2 3
- Odgovorite na nujna e-poštna sporočila 7 9 2
- Razstavite škatlo v omari 2 2 6
Vsi primeri so torej ocenjeni po treh kriterijih Pomembnost-Nujnost-Zapletenost, vendar zaenkrat še ne bo mogoče dati prednost, ker še vedno ni jasno, katere primere postaviti na prvo mesto, pomembne ali nujne? Ali morda najprej tiste najpreprostejše, da jih je mogoče hitro narediti in da ne motijo?
Da bi dal prednost predvidevamo končni pomen vsakega primera.
Pomen = Pomembnost * Nujnost / Kompleksnost
Pomnožite pomembnost z nujnostjo in delite s kompleksnostjo. Tako bomo na samem vrhu imeli stvari, ki so zelo pomembne in zelo nujne, hkrati pa zelo preproste. No, obratno. In potem bo naš seznam takšen:
- Posnemite video za spletno mesto 8 * 6 / 7 = 6.9
- Naročite računalniško mizo 6 * 2 / 3 = 4.0
- Odgovor na nujna e-poštna sporočila 7 * 9 / 2 = 31.5
- Razstavite škatlo v omari 2 * 2 / 6 = 0.7
Za izračun sem uporabil kalkulator in vrednosti zaokrožil na desetinke, takšna natančnost bo povsem dovolj. Zdaj vidimo, kako enostavno je stvari urediti po prednostnem vrstnem redu:
- Odgovor na nujna e-poštna sporočila 31.5
- Naredite video za spletno mesto 6.9
- Naročite računalniško mizo 4.0
- Razstavite škatlo v omari 0.7
Najboljša stvar pri tem postopku je, da niso potrebne zapletene odločitve, obstaja že pripravljen algoritem, ki bo vedno pravilno določil prioritete. Vaša naloga je torej le ustrezno oceniti pomembnost, nujnost in zahtevnost zadeve tehnika prevzame.
Na ta način dajte prednost seznamu, ki ste ga opravili v prejšnji nalogizagotoviti, da ni samo preprosto, ampak da je končni seznam povsem ustrezen. Na prvem mestu so tiste stvari, ki jih je sploh smiselno narediti.