vsebina
Nekatere preglednice Microsoft Excel je treba zaščititi pred radovednimi očmi, to je na primer uporabno za dokumente s proračunskimi podatki. V tabelah, ki jih upravlja več ljudi, obstaja nevarnost nenamerne izgube podatkov, za preprečitev tega pa lahko uporabite vgrajeno zaščito. Analizirajmo vse možnosti blokiranja dostopa do dokumentov.
Nastavitev gesla za liste in knjige
Obstaja več načinov zaščite celotnega dokumenta ali njegovih delov – listov. Razmislimo o vsakem od njih korak za korakom. Če želite omogočiti, da se ob odpiranju dokumenta prikaže poziv za geslo, morate nastaviti kodo, ko shranite datoteko.
- Odprite zavihek menija »Datoteka« in poiščite razdelek »Shrani kot«. Ima možnost »Prebrskaj« in potrebno bo nastaviti geslo. V starejših različicah se s klikom na »Shrani kot« takoj odpre okno za brskanje.
- Ko se na zaslonu prikaže okno za shranjevanje, morate na dnu najti razdelek »Orodja«. Odprite ga in izberite možnost »Splošne možnosti«.
- Okno Splošne možnosti vam omogoča, da omejite dostop do dokumenta. Nastavite lahko dve gesli – za ogled datoteke in za spreminjanje njene vsebine. Dostop samo za branje je nastavljen kot prednostni dostop skozi isto okno. Izpolnite polja za vnos gesla in kliknite gumb »V redu«, da shranite spremembe.
- Nato boste morali potrditi gesla – še enkrat jih po vrsti vnesite v ustrezen obrazec. Ko v zadnjem oknu kliknete gumb »V redu«, bo dokument zaščiten.
- Ostaja le še shranjevanje datoteke, po nastavitvi gesel program vrne uporabnika v okno za shranjevanje.
Ko naslednjič odprete Excelov delovni zvezek, se prikaže okno za vnos gesla. Če sta nastavljeni dve kodi – za ogled in spremembo – vstop poteka v dveh stopnjah. Če želite dokument samo prebrati, ni treba vnesti drugega gesla.
Drug način za zaščito vašega dokumenta je uporaba funkcij v razdelku Informacije.
- Odprite zavihek »Datoteka« in v njem poiščite razdelek »Podrobnosti«. Ena od možnosti razdelka je »Dovoljenja«.
- Meni z dovoljenji se odpre s klikom na gumb »Zaščiti knjigo«. Drugi element na seznamu je obvezen - "Šifriraj z geslom". Izberite ga, da nastavite kodo za dostop.
- V polje za šifriranje vnesite novo geslo. Nato ga boste morali potrditi v istem oknu. Na koncu pritisnite gumb "OK".
Bodite pozorni! Razumete, da je možnost omogočena z oranžnim okvirjem, ki obdaja razdelek »Dovoljenja«.
Nastavitev gesla za posamezne celice
Če morate nekatere celice zaščititi pred spreminjanjem ali brisanjem informacij, vam bo pomagalo šifriranje z geslom. Nastavite zaščito s funkcijo »Protect Sheet«. Privzeto deluje na celotnem listu, vendar se bo po manjših spremembah nastavitev osredotočil le na želeni obseg celic.
- Izberite list in ga kliknite z desno tipko miške. Prikaže se meni, v katerem morate poiskati funkcijo »Oblikuj celice« in jo izbrati. Odpre se okno z nastavitvami.
- V oknu, ki se odpre, izberite zavihek »Zaščita«, tam sta dve potrditveni polji. Potrebno je počistiti izbiro zgornjega okna - "Zaščitena celica". Celica trenutno ni zavarovana, vendar je ni bilo mogoče spremeniti, ko je geslo nastavljeno. Nato kliknite »V redu«.
- Izberemo celice, ki jih je treba zaščititi, in izvedemo obratno dejanje. Ponovno morate odpreti »Oblikuj celice« in potrditi polje »Zaščitena celica«.
- V zavihku »Pregled« je gumb »Zaščiti list« – kliknite nanj. Odpre se okno z nizom gesla in seznamom dovoljenj. Izberemo ustrezna dovoljenja - poleg njih morate potrditi polja. Nato morate pripraviti geslo za onemogočanje zaščite. Ko je vse končano, kliknite »V redu«.
Ko poskuša spremeniti vsebino celice, bo uporabnik videl opozorilo o zaščiti in navodila za odstranitev zaščite. Tisti brez gesla ne bodo mogli spreminjati.
Pozor! Funkcijo »Zaščiti list« najdete tudi v zavihku »Datoteka«. Morate iti v razdelek z informacijami in poiskati gumb »Dovoljenja« s ključem in ključavnico.
Nastavitev gesla za strukturo knjige
Če je nastavljena zaščita strukture, obstaja več omejitev pri delu z dokumentom. S knjigo ne morete storiti naslednjega:
- kopiranje, preimenovanje, brisanje listov znotraj knjige;
- ustvarjanje listov;
- odprti skriti listi;
- kopirajte ali premikajte liste v druge delovne zvezke.
Naredimo nekaj korakov, da blokiramo spremembe strukture.
- Odprite zavihek »Pregled« in poiščite možnost »Zaščiti knjigo«. To možnost najdete tudi v zavihku »Datoteka« – razdelek »Podrobnosti«, funkcija »Dovoljenje«.
- Odpre se okno z izbiro možnosti zaščite in poljem za vnos gesla. Postavite kljukico poleg besede "Struktura" in si vnesite geslo. Po tem morate klikniti gumb »V redu«.
- Potrdimo geslo in struktura knjige postane zaščitena.
Kako odstraniti geslo v excelovem dokumentu
Zaščito dokumenta, celice ali delovnega zvezka lahko prekličete na istem mestu, kjer je bila nameščena. Če želite na primer odstraniti geslo iz dokumenta in preklicati omejitev sprememb, odprite okno za shranjevanje ali šifriranje in počistite vrstice z navedenimi gesli. Če želite odstraniti gesla iz listov in knjig, morate odpreti zavihek »Pregled« in klikniti ustrezne gumbe. Prikaže se okno z naslovom »Odstrani zaščito«, v katerem morate vnesti geslo. Če je koda pravilna, bo zaščita padla in odprla se bodo dejanja s celicami in listi.
Pomembno! Če se geslo izgubi, ga ni mogoče obnoviti. Program na to vedno opozori ob nameščanju kod. V tem primeru bodo pomagale storitve tretjih oseb, vendar njihova uporaba ni vedno varna.
zaključek
Vgrajena zaščita Excelovega dokumenta pred urejanjem je precej zanesljiva - gesla ni mogoče obnoviti, prenese se zaupanja vrednim osebam ali ostane pri ustvarjalcu tabele. Priročnost zaščitnih funkcij je v tem, da lahko uporabnik omeji dostop ne le do celotne tabele, temveč tudi do posameznih celic ali do urejanja strukture knjige.