vsebina
Urejevalnik preglednic Excel je zasnovan za obdelavo nizov informacij, predstavljenih v obliki tabel različnih vrednosti. Ena najpogostejših vrst takšne obdelave je kopiranje. Na primer, če obstaja neka začetna matrika podatkov in morate narediti nekaj izračunov, ki zahtevajo dodatne stolpce ali vrstice, jih ni vedno priročno dodati neposredno v izvirno tabelo. Morda bo potreben tudi za druge namene. Zato bi bila razumna rešitev kopiranje vseh ali dela podatkov v nov list ali dokument in s kopijo opraviti vse transformacije. Tako bo originalni dokument ostal nedotaknjen. Na kakšne načine je to mogoče storiti?
Preprosta kopija brez sprememb
Ta metoda je najlažja za uporabo, primerna je, če izvorna tabela vsebuje preproste podatke brez formul in povezav.
Bodite pozorni! Preprosto kopiranje ne spremeni ničesar v izvirnih informacijah.
Če izvorne informacije vsebujejo formule, bodo te kopirane skupaj z ostalimi podatki in tukaj bodite previdni - pri kopiranju relativnih povezav se začnejo sklicevati na povsem druge celice, kjer se lahko nahajajo napačni podatki. Zato je preprosto kopiranje podatkov s formulami zaželeno le, če so vsi referenčni viri formul kopirani hkrati. Ta metoda vključuje naslednje korake.
- Izbira celice. Praviloma bodisi določite obseg celic z levim gumbom miške ali uporabite bližnjico na tipkovnici »Shift + puščica«. Zaradi tega so nekatere celice lista obrobljene s črnim okvirjem in dodatno poudarjene s temnim odtenkom.
- Kopirati v odložišče. Odložišče je posebno območje v pomnilniku računalnika, namenjeno prenosu podatkov znotraj aplikacije ali med aplikacijami. Kopiranje vanj se predvaja s pritiskom na tipki “Ctrl+C” ali “Ctrl+Insert” (ti kombinaciji sta enakovredni). Prav tako ga je mogoče implementirati prek ustreznega elementa kontekstnega menija ali s programskim trakom.
- Določanje mesta za vstavljanje. Premaknemo se tja, kamor želimo kopirati podatke, in s kazalcem označimo celico, ki bo zgornja leva celica podatkov, ki jih želimo prilepiti. Bodite previdni, če točka vstavljanja že vsebuje nekaj podatkov. Lahko se izbrišejo.
- Prilepi vsebino odložišča v določeno območje. To storite s tipkama "Ctrl + V" ali "Shift + Insert" ali ustreznim elementom kontekstnega menija ali traku programa.
Če so potrebne samo vrednosti
Zelo pogosto so informacije v celicah rezultat izračunov, ki uporabljajo sklicevanja na sosednje celice. Pri preprostem kopiranju takšnih celic bo to storjeno skupaj s formulami, kar bo spremenilo želene vrednosti.
V tem primeru je treba kopirati samo vrednosti celic. Kot v prejšnji različici je najprej izbran zahtevani obseg, vendar za kopiranje v odložišče uporabimo element kontekstnega menija »možnosti lepljenja«, podpostavko »samo vrednosti«. Uporabite lahko tudi ustrezno skupino v programskem traku. Preostali koraki za lepljenje kopiranih podatkov ostanejo enaki. Posledično se bodo na novem mestu pojavile samo vrednosti zahtevanih celic.
Pomembno! Formule in formati se na ta način ne shranijo.
To je lahko tako udobje kot ovira, odvisno od situacije. Najpogosteje je treba pustiti oblikovanje (še posebej zapleteno). V tem primeru lahko uporabite naslednjo metodo.
Ko potrebujete tako vrednosti kot oblike
Izbira celic za ta način kopiranja ostaja enaka, vendar se izvede bodisi s pomočjo kontekstnega menija (postavka Posebno lepljenje) bodisi s programskim trakom. S klikom na samo ikono Posebno lepljenje lahko odprete celotno pogovorno okno, ki ponuja več možnosti kopiranja, podatke pa lahko celo kombinirate z operacijami. Prenesenih podatkov na primer ne morete samo vstaviti v določene celice, temveč dodati tistim, ki so že na listu. Včasih je to zelo priročno.
Zgodi se tudi, da ima tabela veliko število stolpcev različnih širin in po kopiranju vrednosti je potrebno veliko precej mukotrpnega dela za nastavitev želenih širin. V tem primeru ima pogovorno okno »Posebno lepljenje« poseben element »Širina stolpca«. Vstavljanje poteka v dveh fazah. Najprej prilepite samo »širine stolpcev«, da »pripravite prostor«, nato pa kopirajte vrednosti. Tabela je popolnoma enaka originalni, le da namesto formul vsebuje vrednosti. Včasih je priročno kopirati samo širino stolpcev, tako da je tabela videti kot izvirna, in ročno vnesti vrednosti v celice. Poleg tega lahko v kontekstnem meniju izberete postavko »kopiraj ob ohranjanju širine stolpcev«. Posledično bo vstavljanje izvedeno v enem koraku.
Kopiranje kot vzorec
Občasno je potrebno kopirati del tabele, da bi ga kasneje lahko zasukali in spreminjali brez sprememb, ne da bi to vplivalo na druga mesta v preostali tabeli. V tem primeru je smiselno kopirati podatke v obliki navadne slike.
Koraki za kopiranje v odložišče so enaki kot pri prejšnjih možnostih, vendar se za lepljenje uporablja element »Slika« v meniju »Posebno lepljenje«. Ta metoda se redko uporablja, ker podatkov v tako kopiranih celicah ni mogoče spremeniti s preprostim vnosom vrednosti.
Popolna kopija celotnega lista
Včasih morate kopirati celoten list in ga prilepiti v isti dokument ali v drugega. V tem primeru morate poklicati kontekstni meni na ime lista v spodnjem levem delu programa in izbrati element »premakni ali kopiraj«.
Odpre se okno, v katerem nastavimo način kopiranja. Predvsem lahko določite, v katero knjigo želite vstaviti nov list, ga premakniti ali kopirati, ter določite mesto med obstoječimi listi, na katerega bo opravljen prenos. Po kliku na gumb »V redu« se v navedeni knjigi pojavi nov list z vso vsebino kopiranega lista.
zaključek
Kopiranje je eno najbolj zahtevanih dejanj v Excelu. Za preproste tabele brez formul je najbolj primeren prvi način, za tabele, ki vsebujejo veliko formul in povezav, pa je običajno bolje uporabiti drugi način – kopiranje samo vrednosti. Druge metode se uporabljajo manj pogosto.