Pogojno oblikovanje v Excelu – podrobno s primeri

Če morate vizualno predstaviti informacije, je zelo priročno, da to storite s pogojnim oblikovanjem. Uporabnik, ki uporablja to storitev, prihrani ogromno energije in časa. Za pridobitev potrebnih informacij zadostuje hiter pregled datoteke.

Kako narediti pogojno oblikovanje v Excelu

»Pogojno oblikovanje« najdete na prvem zavihku traku v razdelku »Slogi«. 

Nato morate z očesom najti ikono puščice malo v desno, premakniti kazalec nanjo. Nato se odprejo nastavitve, kjer lahko prilagodljivo konfigurirate vse potrebne parametre. 

Nato morate izbrati ustrezen operator za primerjavo želene spremenljivke s številom. Obstajajo štirje primerjalni operatorji – večji od, manjši od, enak in med. Navedeni so v meniju s pravili. 

Nato smo podali niz števil v obsegu A1:A11.

Oblikujmo ustrezen nabor podatkov. Nato odpremo meni z nastavitvami »Pogojno oblikovanje« in nastavimo zahtevana merila za izbiro podatkov. V našem primeru bomo na primer izbrali kriterij »Več«. 

Odpre se okno z naborom možnosti. V levem delu okna je polje, v katerem morate določiti številko 15. V desnem delu je naveden način označevanja informacij, če izpolnjuje predhodno določeno merilo. Rezultat bo prikazan takoj.

Nato dokončajte konfiguracijo z gumbom OK.

Čemu je namenjeno pogojno oblikovanje?

Do neke mere lahko rečemo, da gre za orodje, po učenju katerega delo z Excelom ne bo več enako. To je zato, ker olajša življenje. Namesto da vsakič ročno nastavite oblikovanje celice, ki se ujema z določenim pogojem, in jo poskušate sami preveriti glede skladnosti s tem merilom, morate samo enkrat nastaviti nastavitve in potem bo Excel vse naredil sam.

Na primer, vse celice, ki vsebujejo število, večje od 100, lahko obarvajo rdeče. Ali pa določite, koliko dni je ostalo do naslednjega plačila, in nato z zeleno obarvajte tiste celice, v katerih rok še ni dovolj oddaljen. 

Vzemimo primer.

Ta tabela prikazuje zaloge, ki so na zalogi. Ima stolpce. kot izdelek, povprečna prodaja (merjeno v enotah na teden), zaloga in koliko tednov tega izdelka je ostalo.

Nadalje je naloga vodje nabave določiti tista delovna mesta, katerih dopolnitev je potrebna. Če želite to narediti, morate pogledati četrti stolpec z leve, ki beleži zaloge blaga po tednih.

Recimo, da je merilo za določitev vzroka za paniko manj kot 3 tedne popisa. To pomeni, da moramo pripraviti naročilo. Če je zaloga blaga manjša od dveh tednov, to pomeni, da je treba nujno oddati naročilo. Če tabela vsebuje ogromno pozicij, je ročno preverjanje, koliko tednov je ostalo, precej problematično. Tudi če uporabiš iskalnik. Zdaj pa poglejmo, kako izgleda tabela, ki redko blago označuje z rdečo.

In res, veliko lažje je krmariti. 

Res je, ta primer je poučen, kar je v primerjavi z realno sliko nekoliko poenostavljeno. In prihranjene sekunde in minute z redno uporabo takšnih tabel se spremenijo v ure. Zdaj je dovolj, da pogledate tabelo, da razumete, katerega blaga primanjkuje, in ne porabite ure za analizo vsake celice (če je takšnih artiklov na tisoče).

Če obstaja "rumeno" blago, potem ga morate začeti kupovati. Če je ustrezen položaj rdeč, potem morate to storiti takoj. 

Po vrednosti druge celice

Zdaj pa si poglejmo naslednji praktični primer.

Recimo, da imamo takšno tabelo in se soočamo z nalogo, da označimo vrstice, ki vsebujejo določene vrednosti. 

Torej, če se projekt še vedno izvaja (to pomeni, da še ni dokončan, zato je označen s črko "P"), potem moramo njegovo ozadje narediti rdeče. Z zeleno so označeni zaključeni projekti.

Naše zaporedje dejanj v tej situaciji bo naslednje:

1. Izberite obseg vrednosti. 
2. Kliknite gumb »Pogojno oblikovanje« – »Ustvari pravilo«.
3. Upoštevajte, da morate v našem primeru formulo uporabiti v obliki pravila. Nato uporabimo funkcijo IFza poudarjanje ujemajočih se vrstic. 

Nato izpolnite vrstice, kot je prikazano na tej sliki.

Pomembno! Nizi se morajo absolutno sklicevati. Če se sklicujemo na celico, potem je v tem primeru mešana (s fiksacijo stolpca).

Podobno se ustvari pravilo za tiste delovne projekte, ki do danes še niso bili dokončani. 

Takole izgledajo naši kriteriji.

In končno imamo tako bazo kot rezultat.

Več pogojev

Zaradi jasnosti vzemimo obseg A1:A11 iz tabele, da pokažemo, kako lahko v resničnem praktičnem primeru uporabite več pogojev za določitev oblikovanja celice.

Sami pogoji so naslednji: če število v celici presega vrednost 6, potem je označeno rdeče. Če je zelena, potem je barva zelena. In končno, največje številke, več kot 20, bodo označene z rumeno. 

Obstaja več načinov, kako se pogojno oblikovanje izvaja v skladu z več pravili.

1. 1. način. Izberemo naš obseg, nato pa v meniju z nastavitvami pogojnega oblikovanja izberemo takšno pravilo izbire celic kot »Več«. Na levi je zapisana številka 6, na desni pa je nastavljeno oblikovanje. V našem primeru mora biti polnilo rdeče. Nato se cikel dvakrat ponovi, vendar so drugi parametri že nastavljeni – več kot 10 in zelena barva oziroma več kot 20 in rumena barva. Dobili boste tak rezultat.
   

   

2. 2. način. Pojdite v glavni meni z nastavitvami orodja »Pogojno oblikovanje« programa Excel. Tam najdemo meni »Ustvari pravilo« in levi klik na ta element.
   

   

    Nato izberite postavko »Uporabi formulo ...« (na sliki označeno z rdečim okvirjem) in nastavite prvi pogoj. Po tem kliknite V redu. Nato se cikel ponovi za naslednje pogoje na enak način, kot je opisan zgoraj, vendar se uporabi formula.

   

To je pomembno upoštevati. V našem primeru nekatere celice ustrezajo več kriterijem hkrati. Excel razreši ta konflikt na naslednji način: najprej se uporabi zgornje pravilo. 

In tukaj je posnetek zaslona za boljše razumevanje.

Imamo na primer številko 24. Izpolnjuje vse tri pogoje hkrati. V tem primeru bo prišlo do polnila, ki izpolnjuje prvi pogoj, kljub temu, da spada bolj pod tretjega. Če je torej pomembno, da so številke nad 20 zapolnjene z rumeno, je treba tretji pogoj postaviti na prvo mesto. 

Pogojno oblikovanje datuma

Zdaj pa poglejmo, kako pogojno oblikovanje deluje z datumi. Imamo tako kul ponudbo.

V tem primeru morate nastaviti pravilo pogojnega oblikovanja, kot je »Datum«.

Po tem se odpre pogovorno okno s celotnim nizom pogojev. Z njimi se lahko podrobneje seznanite na tem posnetku zaslona (navedeni so na levi strani zaslona v obliki seznama).

Izbrati moramo le ustreznega in klikniti na gumb »V redu«.

Vidimo, da so bili z rdečo označeni datumi, ki se nanašajo na zadnji teden v času, ko je bil ta obseg izrisan. 

Uporaba formul

Nabor standardnih pravil pogojnega oblikovanja je precej velik. Toda situacije so različne in standardni seznam morda ne bo zadostoval. V tem primeru lahko ustvarite lastno pravilo oblikovanja s formulo. 

Če želite to narediti, v meniju za pogojno oblikovanje kliknite gumb »Ustvari pravilo« in nato izberite element, prikazan na posnetku zaslona.

Vrstice (po vrednosti celice)

Recimo, da moramo označiti vrstico, ki vsebuje celico z določeno vrednostjo. V tem primeru moramo izvesti isto zaporedje dejanj kot zgoraj, vendar za nize. To pomeni, da lahko izberete, za kateri obseg naj velja pogojno oblikovanje. 

Kako ustvariti pravilo

Če želite ustvariti pravilo, morate uporabiti ustrezno možnost v razdelku »Pogojno oblikovanje«. Oglejmo si določeno zaporedje dejanj. 

Najprej morate najti element »Pogojno oblikovanje« na traku na zavihku »Domov«. Prepoznamo ga po značilnih večbarvnih celicah različnih velikosti, ob katerih je slika s prečrtanim enačajom. 

Obstaja gumb »Ustvari pravilo«. Lahko tudi kliknete gumb »Upravljanje pravil«, nato pa se odpre pogovorno okno, preko katerega lahko tudi ustvarite pravilo s klikom na ustrezen gumb v zgornjem levem kotu. 

V tem oknu lahko vidite tudi tista pravila, ki so že uporabljena.

Pravila izbire celic

V redu, toliko govorimo o tem, kako ustvariti pravila, ampak kaj je to? Pravilo izbire celic se nanaša na funkcije, ki jih program upošteva, da se odloči, kako oblikovati celice, ki jim ustrezajo. Na primer, pogoji so lahko večji od določenega števila, manjši od določenega števila, formula itd. Obstaja jih cel niz. Z njimi se lahko seznanite in vadite njihovo uporabo »v peskovniku«. 

Oblikovanje vseh celic na podlagi njihovih vrednosti

Oseba lahko samostojno nastavi obseg: cela vrstica, celoten dokument ali ena celica. Program se lahko osredotoči le na vrednost ene celice. To dodaja prožnost procesu. 

Oblikujte samo edinstvene ali podvojene celice

V program je neposredno povezanih veliko število pravil. Z njimi se lahko seznanite v meniju »Pogojno oblikovanje«. Zlasti, da se oblikovanje uporablja izključno za podvojene vrednosti ali samo za edinstvene, obstaja posebna možnost - »Podvojene vrednosti«.

Če izberete ta element, se odpre okno z nastavitvami, kjer lahko izberete tudi nasprotno možnost – izberete samo edinstvene vrednosti. 

Oblikujte vrednosti v območju pod in nad povprečjem

Za oblikovanje vrednosti pod ali nad povprečjem je v istem meniju tudi posebna možnost. Vendar morate izbrati drug podmeni - "Pravila za izbiro prve in zadnje vrednosti". 

Oblikovanje samo prve in zadnje vrednosti

V istem podmeniju je mogoče označiti samo prvo in zadnjo vrednost s posebno barvo, pisavo in drugimi načini oblikovanja. V skladu s standardom obstaja možnost izbire prvih in zadnjih deset elementov ter 10% skupnega števila celic, vključenih v ta obseg. Toda uporabnik lahko samostojno določi, koliko celic mora izbrati.

Oblikovanje samo celic z določeno vsebino

Če želite oblikovati samo celice z določeno vsebino, morate izbrati pravilo oblikovanja Equal To ali Besedilo vsebuje. Razlika med njima je v tem, da mora v prvem primeru niz ustrezati kriteriju v celoti, v drugem pa le delno. 

Kot lahko vidite, je pogojno oblikovanje večnamenska funkcija programa Excel, ki daje ogromno prednosti osebi, ki jo obvlada. Vemo, da se na prvi pogled vse to morda zdi zapleteno. A v resnici se roke potegnejo takoj, ko se zdi, da določen del besedila po vsebini ali po drugem kriteriju poudari z rdečo (ali kako drugače oblikuje). Ta funkcija je vključena v osnovni nabor znanja Excela, brez nje je nemogoče tudi amatersko delo s preglednicami in bazami podatkov.