vsebina
Konsolidacija podatkov je funkcija v Excelu, zahvaljujoč kateri imajo uporabniki možnost združiti podatke iz več tabel v eno, pa tudi združiti liste, ki so v isti ali različnih datotekah, v eno.
Uradne zahteve za tabele, ki so potrebne za dokončanje konsolidacije
Možnost, imenovana »Konsolidacija«, ne bo delovala, če tabele ne izpolnjujejo zahtev. Za uspešno dokončanje postopka združevanja podatkov morate:
- preverite, ali so v tabeli prazne vrstice/stolpci in jih izbrišite, če so;
- uporabite iste predloge;
- sledite imenom stolpcev, ne smejo se razlikovati.
Osnovne metode konsolidacije v Excelu
Pri združevanju podatkov iz različnih poročil, tabel, obsegov istega tipa v eno skupno datoteko lahko uporabite več različnih metod. Spodaj bosta obravnavani dve glavni metodi povzemanja podatkov: po položaju in po kategoriji.
- V prvi različici so podatki v izvirnih regijah v istem vrstnem redu, v katerem so uporabljene enake oznake. Združite po pozicijah, da združite podatke iz 3-4 listov, ki temeljijo na isti predlogi, na primer računovodski izkazi so primerni za preverjanje te metode.
- Pri drugi možnosti: podatki so v naključnem vrstnem redu, vendar imajo enake oznake. Združite po kategorijah, da združite podatke iz več delovnih listov z različnimi postavitvami, vendar z enakimi oznakami podatkov.
Pomembno! Ta metoda ima veliko skupnega z oblikovanjem vrtilne tabele. Vendar pa lahko reorganizirate kategorije v vrtilni tabeli.
- Obstaja tudi tretji način združevanja podatkov – to je konsolidacija s pomočjo formul. Res je, da se v praksi redko uporablja, ker uporabniku vzame veliko časa.
Navodila po korakih za izvedbo konsolidacije v Excelu
Nato bomo razmislili o najlažjem in najhitrejšem načinu konsolidacije.
Torej, kako združiti več tabel:
- Najprej morate ustvariti nov list, nato pa ga bo program samodejno dodal na desno stran. Po potrebi lahko z levim gumbom miške povlečete list na drugo mesto (na primer na konec seznama).
- Dodani list stoji v celici, s katero boste delali. Nato pojdite na zavihek »Podatki«, poiščite razdelek »Delo s podatki«, kliknite element z imenom »Konsolidacija«.
- Na monitorju se prikaže majhno okno z nastavitvami.
- Nato boste morali izbrati ustrezno funkcijo za združevanje podatkov.
- Ko izberete funkcijo, pojdite na polje »Povezava« s klikom znotraj njega. Tukaj boste morali izbrati vrsto celic eno za drugo. Če želite to narediti, najprej preklopite na list s prvo ploščo.
- Nato izberite ploščo skupaj z glavo. Prepričajte se, da je vse narejeno pravilno, nato kliknite ikono »Dodaj«. Mimogrede, koordinate lahko posodobite / spremenite sami s tipkovnico, vendar je to neprijetno.
- Če želite izbrati obseg iz novega dokumenta, ga najprej odprite v Excelu. Po tem zaženite postopek združevanja v prvi knjigi in preklopite na drugo, izberite ustrezen list v njej in nato izberite določen del celic.
- Posledično bo oblikovan prvi vnos v "Seznamu obsegov".
- Vrnite se v polje »Povezava«, odstranite vse informacije, ki jih vsebuje, nato dodajte koordinate preostalih plošč na seznam obsegov.
- Potrdite polja zraven naslednjih funkcij: »Oznake zgornje vrstice«, »Vrednosti levega stolpca«, »Ustvari povezave do izvornih podatkov«.
- Nato kliknite »V redu«.
- Excel bo izvedel postopek in ustvaril nov dokument glede na nastavljene parametre in izbrane funkcije.
V primeru je bilo izbrano povezovanje, zato je bil izhod združen v skupine, da bi pomagal prikazati/skriti podrobnosti.
Več informacij o uporabi obsegov, dodajanju in odstranjevanju povezav
- Za uporabo novega obsega za konsolidacijo podatkov boste morali izbrati možnost »Združi«, klikniti na polje »Povezava« in izbrati obseg ali vstaviti povezavo. Po kliku na gumb »Dodaj« se povezava pojavi na seznamu obsegov.
- Če želite odstraniti povezavo, jo izberite in kliknite »Odstrani«.
- Če želite spremeniti povezavo, jo izberite na seznamu obsegov. Prikazal se bo v polju »Povezava«, kjer ga je mogoče posodobiti. Po opravljenih manipulacijah kliknite gumb »Dodaj«. Nato odstranite staro različico spremenjene povezave.
Konsolidacija podatkov pomaga združiti potrebne informacije, ki so prisotne ne samo v različnih tabelah in listih, temveč tudi v drugih datotekah (knjigah). Postopek mešanja ne traja veliko časa in ga je enostavno začeti z uporabo navodil po korakih.