vsebina
Če je bil format besedila nastavljen za katero koli celico na listu (to lahko stori uporabnik ali program pri nalaganju podatkov v Excel), začne številke, ki jih pozneje vnesete v te celice, Excel obravnavati kot besedilo. Včasih so takšne celice označene z zelenim indikatorjem, ki ste ga najverjetneje videli:
In včasih se tak indikator ne pojavi (kar je veliko slabše).
Na splošno pojav številk kot besedila v vaših podatkih običajno vodi do številnih zelo žalostnih posledic:
- razvrščanje preneha delovati normalno – »psevdoštevila« so iztisnjena in niso razvrščena po pričakovanjih:
- tipske funkcije VLOOKUP (VLOOKUP) ne najdejo zahtevanih vrednosti, ker se zanje število in isto število-kot-besedilo razlikujeta:
- pri filtriranju so napačno izbrana psevdoštevila
- tudi številne druge Excelove funkcije ne delujejo pravilno:
- in tako naprej
Še posebej smešno je, da naravna želja po preprosti spremembi formata celice v številčno ne pomaga. Tisti. dobesedno izberete celice, z desnim klikom nanje izberete Oblika celice (Oblikuj celice), spremenite obliko v Numerično (število), stisnite OK — in nič se ne zgodi! Nasploh!
Morda "to ni napaka, ampak funkcija", seveda, vendar nam to ne olajša. Oglejmo si torej več načinov, kako popraviti situacijo – eden od njih vam bo zagotovo pomagal.
Metoda 1. Zeleni indikatorski vogal
Če na celici vidite zelen indikatorski vogal s številko v besedilni obliki, se smatrajte za srečnega. Preprosto označite vse celice s podatki in kliknete na pojavno rumeno ikono s klicajem ter nato izberete ukaz Pretvori v številko (Pretvori v številko):
Vsa števila v izbranem obsegu bodo pretvorjena v polna števila.
Če zelenih vogalov sploh ni, preverite, ali so v nastavitvah programa Excel izklopljeni (Datoteka – Možnosti – Formule – Številke, oblikovane kot besedilo ali pred njimi je apostrof).
2. način: Ponovni vstop
Če celic ni veliko, lahko njihovo obliko spremenite v številsko in nato znova vnesete podatke, da bo sprememba oblike začela veljati. To najlažje storite tako, da stojite na celici in zaporedoma pritiskate tipke F2 (vstopite v način urejanja, celica začne utripati kazalec) in nato Vnesite. Tudi namesto F2 lahko preprosto dvakrat kliknete na celico z levim gumbom miške.
Samoumevno je, da če je celic veliko, potem ta metoda seveda ne bo delovala.
Metoda 3. Formula
Psevdoštevila lahko hitro pretvorite v običajna, če poleg podatkov naredite dodaten stolpec z osnovno formulo:
Dvojni minus v tem primeru dejansko pomeni dvakratno množenje z -1. Minus za minusom bo dal plus in vrednost v celici se ne bo spremenila, vendar samo dejstvo izvajanja matematične operacije preklopi format podatkov v numerični, ki ga potrebujemo.
Seveda lahko namesto množenja z 1 uporabite katero koli drugo neškodljivo matematično operacijo: deljenje z 1 ali seštevanje in odštevanje nič. Učinek bo enak.
4. način: Posebno lepljenje
Ta metoda je bila uporabljena v starejših različicah Excela, ko sodobni učinkoviti menedžerji šli pod mizo zelenega kazalnega kota načeloma še ni bilo (pojavil se je šele leta 2003). Algoritem je naslednji:
- v poljubno prazno celico vnesite 1
- kopiraj
- izberite celice s številkami v besedilni obliki in spremenite njihovo obliko v številsko (nič se ne bo zgodilo)
- z desno miškino tipko kliknite celice s psevdoštevili in izberite ukaz Prilepite posebno (Posebno lepljenje) ali uporabite bližnjico na tipkovnici Ctrl + Alt + V
- v oknu, ki se odpre, izberite možnost Vrednosti (Vrednote) и Pomnožite (pomnoži)
Pravzaprav naredimo isto kot pri prejšnji metodi – vsebino celic pomnožimo z eno – vendar ne s formulami, temveč neposredno iz medpomnilnika.
Metoda 5. Besedilo po stolpcih
Če so tudi psevdoštevila, ki jih je treba pretvoriti, zapisana z napačnimi decimalkami ali ločili tisočic, je mogoče uporabiti drug pristop. Izberite izvorni obseg s podatki in kliknite gumb Besedilo po stolpcih (Besedilo v stolpce) tab datum (Datum). Pravzaprav je to orodje namenjeno razdelitvi lepljivega besedila v stolpce, vendar ga v tem primeru uporabljamo za drugačen namen.
S klikom na gumb preskočite prva dva koraka Naslednji (Naslednji), na tretjem pa uporabite gumb Poleg tega (Napredno). Odpre se pogovorno okno, kjer lahko nastavite ločilne znake, ki so trenutno na voljo v našem besedilu:
Po kliku Konec Excel bo naše besedilo pretvoril v običajna števila.
Metoda 6. Makro
Če morate takšne transformacije izvajati pogosto, je smiselno ta proces avtomatizirati s preprostim makrom. Pritisnite Alt+F11 ali odprite zavihek razvijalec (Razvijalec) In kliknite na Visual Basic. V oknu urejevalnika, ki se prikaže, prek menija dodajte nov modul Vstavi – Modul in tja kopirajte naslednjo kodo:
Sub Convert_Text_to_Numbers() Selection.NumberFormat = "Splošno" Selection.Value = Selection.Value End Sub
Zdaj, ko izberete obseg, lahko vedno odprete zavihek Razvijalec – Makri (Razvijalec — Makri), izberite naš makro na seznamu, pritisnite gumb Run (Teči) – in takoj pretvorite psevdoštevila v polnopravna.
Ta makro lahko dodate tudi v svojo osebno knjigo makrov za kasnejšo uporabo v kateri koli datoteki.
PS
Enaka zgodba se zgodi z datumi. Nekatere datume lahko Excel prepozna tudi kot besedilo, zato združevanje in razvrščanje ne bo delovalo. Rešitve so enake kot pri številkah, le format je treba zamenjati z datumsko uro namesto s številsko.
- Razdelitev lepljivega besedila v stolpce
- Izračuni brez formul s posebnim lepljenjem
- Pretvorite besedilo v številke z dodatkom PLEX