vsebina
Ste že kdaj ustvarili diagram poteka za dokument ali poslovni proces? Nekatera podjetja kupijo drago specializirano programsko opremo, ki lahko ustvari diagrame poteka z nekaj kliki miške. Druga podjetja izberejo drugačno pot: uporabijo orodje, ki ga že imajo in v katerem njihovi zaposleni znajo delati. Mislim, da ste uganili, da govorimo o Microsoft Excelu.
Narediti načrt
Namen diagrama poteka je prikazati logično strukturo dogodkov, ki se morajo zgoditi, odločitev, ki jih je treba sprejeti, in posledic teh odločitev. Zato bo nedvomno lažje sestaviti diagram poteka, če si najprej vzamete nekaj minut in uredite svoje misli. Diagram poteka, sestavljen iz neurejenih, slabo premišljenih korakov, bo malo koristen.
Zato si vzemite nekaj minut za zapiske. Ni pomembno v kakšni obliki, glavno je, da si zapišete vsak korak postopka in vsako odločitev popravite z možnimi posledicami.
Prilagodite elemente
Za vsak okvirni korak dodajte elemente diagrama poteka v Excel.
- Na zavihku Napredno Vstavi Kliknite (Vstavi). Številke (Oblike).
- Odprti seznam figur je razdeljen na glavne skupine. Pomaknite se navzdol do skupine Blok diagram (diagram poteka).
- Izberite element.
- Če želite elementu dodati besedilo, ga kliknite z desno tipko miške in izberite Spremeni besedilo (Uredi besedilo).
- Na zavihku Napredno Okvirni (Oblika) Trak menija Izberite slog in barvno shemo za element.
Ko končate z enim elementom, dodajte naslednji element za naslednji element predvidene strukture, nato naslednjega in tako naprej, dokler se na zaslonu ne prikaže celotna struktura.
Bodite pozorni na obliko vsakega elementa diagrama poteka. Obrazec bralcu pove, katera funkcija se izvaja na vsakem koraku strukture. Priporočljivo je, da se vsi obrazci uporabljajo v skladu z njihovim splošno sprejetim namenom, saj lahko nestandardna uporaba obrazcev zmede bralce.
Tukaj je nekaj najpogostejših predmetov:
- Začetek ali konec diagrama poteka:
- Potek dela, postopek, ki ga je treba upoštevati:
- Vnaprej določen postopek, kot je podprogram za večkratno uporabo:
- Tabela baze podatkov ali drug vir podatkov:
- Sprejemanje odločitve, na primer ocenjevanje, ali je bil predhodni postopek izveden pravilno. Povezovalne črte, ki izhajajo iz vsakega vogala romba, ustrezajo različnim možnim rešitvam:
Organizirajte elemente
Ko so vsi elementi vstavljeni na list:
- Za razporeditev elementov v enakomeren stolpec izberite več elementov tako, da nanje kliknete s pritisnjeno miško Shift, nato na zavihku Okvirni Kliknite (Format). Poravnaj Center (Poravnaj na sredino).
- Če želite natančno prilagoditi razmik med več elementi, jih izberite in na zavihku Okvirni Kliknite (Format). Porazdelite navpično (Porazdeli navpično).
- Prepričajte se, da so velikosti elementov enake. Naj bodo vsi elementi enake višine in širine, da bo vaš diagram poteka videti lep in profesionalen. Širina in višina elementa lahko nastavite z vnosom želenih vrednosti v ustrezna polja na zavihku Okvirni (Oblika) menijski trakovi.
Nastavite povezovalne linije
Na zavihku Napredno Vstavi Kliknite (Vstavi). Številke (Oblike) in izberite ravno puščico ali rob s puščico.
- Z ravno puščico povežite dva elementa, ki sta v neposrednem zaporedju.
- Uporabite rob puščice, ko je treba konektor ukriviti, na primer, če se želite po odločitvenem elementu vrniti na prejšnji korak.
Nadaljnja dejanja
Excel ponuja veliko dodatnih elementov za ustvarjanje diagramov poteka in neskončno vrsto prilagodljivih možnosti oblikovanja. Prosto eksperimentirajte in preizkusite vse razpoložljive možnosti!