vsebina
Mnogi novi uporabniki Excela imajo pogosto vprašanje: kaj je Excelova formula in kako jo vnesti v celico. Mnogi celo pomislijo, zakaj je to potrebno. Za njih je Excel preglednica. Toda v resnici je to velik večnamenski kalkulator in do neke mere programsko okolje.
Pojem formule in funkcije
In vse delo v Excelu temelji na formulah, ki jih je ogromno. V središču vsake formule je funkcija. Je osnovno računalniško orodje, ki po predhodni obdelavi vrne vrednost, odvisno od poslanih podatkov.
Formula je niz logičnih operatorjev, aritmetičnih operacij in funkcij. Ne vsebuje vedno vseh teh elementov. Izračun lahko vključuje na primer samo matematične operacije.
V vsakdanjem govoru uporabniki Excela te pojme pogosto zamenjujejo. Pravzaprav je meja med njima precej poljubna in oba izraza se pogosto uporabljata. Vendar pa je za boljše razumevanje dela z Excelom potrebno poznati pravilne vrednosti.
Pravzaprav je terminološki aparat veliko širši in vključuje številne druge koncepte, ki jih je treba podrobneje obravnavati.
- Konstanta. To je vrednost, ki ostane enaka in je ni mogoče spremeniti. To je lahko na primer število Pi.
- Operaterji. To je modul, potreben za izvajanje določenih operacij. Excel ponuja tri vrste operatorjev:
- Aritmetika. Potrebno za seštevanje, odštevanje, deljenje in množenje več števil.
- Operator primerjave. Potrebno za preverjanje, ali podatki izpolnjujejo določen pogoj. Lahko vrne eno vrednost: true ali false.
- Besedilni operater. Je samo eden in je potreben za povezovanje podatkov – &.
- Povezava. To je naslov celice, iz katere bodo vzeti podatki znotraj formule. Obstajata dve vrsti povezav: absolutne in relativne. Prvi se ne spremeni, če se formula premakne na drugo mesto. Relativni spremenijo celico v sosednjo ali ustrezno. Če na primer v neki celici določite povezavo do celice B2 in nato kopirate to formulo v sosednjo na desni, se bo naslov samodejno spremenil v C2. Povezava je lahko notranja ali zunanja. V prvem primeru Excel dostopa do celice, ki se nahaja v istem delovnem zvezku. V drugem – v drugem. To pomeni, da lahko Excel v formulah uporabi podatke, ki se nahajajo v drugem dokumentu.
Kako vnesti podatke v celico
Eden najpreprostejših načinov za vstavljanje formule, ki vsebuje funkcijo, je uporaba čarovnika za funkcije. Če ga želite poklicati, morate klikniti ikono fx malo levo od vrstice formule (nahaja se nad tabelo in v njej se podvoji vsebina celice, če v njej ni formule ali je formula prikazano, če je. Pojavilo se bo takšno pogovorno okno.
Tam lahko izberete kategorijo funkcije in neposredno tisto s seznama, ki jo želite uporabiti v določeni celici. Tam si lahko ogledate ne le seznam, ampak tudi, kaj počne posamezna funkcija.
Drugi način za vnos formul je uporaba ustreznega zavihka na Excelovem traku.
Tukaj je vmesnik drugačen, vendar je mehanika enaka. Vse funkcije so razdeljene v kategorije, uporabnik pa si lahko izbere tisto, ki mu najbolj ustreza. Če si želite ogledati, kaj počne posamezna funkcija, se morate nad njo premakniti z miškinim kazalcem in počakati 2 sekundi.
Funkcijo lahko vnesete tudi neposredno v celico. Če želite to narediti, morate vanj začeti pisati simbol za vnos formule (= =) in ročno vnesti ime funkcije. Ta metoda je primerna za bolj izkušene uporabnike, ki jo znajo na pamet. Omogoča vam prihranek veliko časa.
Po vnosu prvih črk se prikaže seznam, v katerem lahko tudi izberete želeno funkcijo in jo vstavite. Če ni mogoče uporabiti miške, se lahko po tem seznamu pomikate s tipko TAB. Če je, potem zadostuje dvoklik na ustrezno formulo. Ko izberete funkcijo, se prikaže poziv, ki vam omogoča vnos podatkov v pravilnem zaporedju. Ti podatki se imenujejo argumenti funkcije.
Če še vedno uporabljate različico Excel 2003, potem ta ne ponuja spustnega seznama, zato si morate zapomniti točno ime funkcije in vnesti podatke iz pomnilnika. Enako velja za vse argumente funkcije. Na srečo za izkušenega uporabnika to ni problem.
Pomembno je, da formulo vedno začnete z enačajem, sicer bo Excel mislil, da celica vsebuje besedilo.
V tem primeru se za formulo štejejo tudi podatki, ki se začnejo z znakom plus ali minus. Če je po tem v celici besedilo, bo Excel izdal napako #IME?. Če so podane številke ali številke, bo Excel poskusil izvesti ustrezne matematične operacije (seštevanje, odštevanje, množenje, deljenje). V vsakem primeru je priporočljivo, da začnete vnašati formulo z znakom =, kot je to običajno.
Podobno lahko začnete pisati funkcijo z znakom @, ki se bo samodejno spremenil. Ta metoda vnosa velja za zastarelo in je potrebna, da starejše različice dokumentov ne izgubijo nekaterih funkcij.
Koncept funkcijskih argumentov
Skoraj vse funkcije vsebujejo argumente, ki so lahko sklic na celico, besedilo, številka in celo druga funkcija. Torej, če uporabljate funkcijo ENECHET, navesti boste morali številke, ki bodo preverjene. Vrnjena bo logična vrednost. Če je liho število, bo vrnjeno TRUE. V skladu s tem, če je sodo, potem "FALSE". Kot lahko vidite na zgornjih posnetkih zaslona, so argumenti vneseni v oklepajih in ločeni s podpičjem. V tem primeru, če se uporablja angleška različica programa, potem običajna vejica služi kot ločilo.
Vhodni argument se imenuje parameter. Nekatere funkcije jih sploh ne vsebujejo. Če želite na primer dobiti trenutni čas in datum v celici, morate napisati formulo =TATA (). Kot lahko vidite, če funkcija ne zahteva vnosa argumentov, je treba še vedno določiti oklepaje.
Nekatere značilnosti formul in funkcij
Če so podatki v celici, na katero se sklicuje formula, urejeni, bo samodejno ustrezno znova izračunal podatke. Recimo, da imamo celico A1, ki je zapisana v preprosto formulo, ki vsebuje navaden sklic na celico = D1. Če spremenite informacije v njej, bo enaka vrednost prikazana v celici A1. Podobno velja za bolj zapletene formule, ki jemljejo podatke iz določenih celic.
Pomembno je razumeti, da standardne Excelove metode ne morejo prisiliti celice, da vrne svojo vrednost drugi celici. Hkrati je to nalogo mogoče doseči z uporabo makrov – podprogramov, ki izvajajo določena dejanja v Excelovem dokumentu. Toda to je povsem druga tema, ki očitno ni za začetnike, saj zahteva znanje programiranja.
Koncept matrične formule
To je ena od variant formule, ki se vnese na nekoliko drugačen način. Toda mnogi ne vedo, kaj je to. Zato najprej razumemo pomen tega izraza. To je veliko lažje razumeti s primerom.
Recimo, da imamo formulo SUM, ki vrne vsoto vrednosti v določenem obsegu.
Ustvarimo tako preprost obseg tako, da v celice A1:A5 zapišemo številke od ena do pet. Nato določimo funkcijo = SUM (A1: A5) v celici B1. Posledično se bo tam pojavila številka 15.
Je to že matrična formula? Ne, čeprav deluje z naborom podatkov in bi ga lahko imenovali. Naredimo nekaj sprememb. Recimo, da moramo vsakemu argumentu dodati enega. Če želite to narediti, morate ustvariti takšno funkcijo:
=SUM(A1:A5+1). Izkazalo se je, da želimo območju vrednosti dodati eno, preden izračunamo njihovo vsoto. A tudi v tej obliki Excel tega ne bo hotel narediti. To mora pokazati s formulo Ctrl + Shift + Enter. Formula polja se razlikuje po videzu in je videti takole:
{=SUM(A1:A5+1)}
Po tem bo v našem primeru vpisan rezultat 20.
Nima smisla ročno vnašati zavitih oklepajev. Nič ne bo naredilo. Nasprotno, Excel ne bo niti pomislil, da je to funkcija in samo besedilo namesto formule.
Znotraj te funkcije so bili medtem izvedeni naslednji ukrepi. Najprej program razdeli to območje na komponente. V našem primeru je to 1,2,3,4,5. Nato Excel vsako od njih samodejno poveča za eno. Nato se dobljena števila seštejejo.
Obstaja še en primer, ko lahko matrična formula naredi nekaj, česar standardna formula ne more. Imamo na primer nabor podatkov, naveden v obsegu A1:A10. V standardnem primeru bo vrnjena nič. Toda predpostavimo, da imamo takšno situacijo, da ničle ni mogoče upoštevati.
Vnesimo formulo, ki preveri obseg, da ugotovi, ali ni enak tej vrednosti.
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
Tukaj je napačen občutek, da bo želeni rezultat dosežen. Vendar temu ni tako, ker morate tukaj uporabiti matrično formulo. V zgornji formuli bo preverjen le prvi element, kar nam seveda ne ustreza.
Če pa jo spremenite v matrično formulo, se lahko poravnava hitro spremeni. Zdaj bo najmanjša vrednost 1.
Matrična formula ima tudi to prednost, da lahko vrne več vrednosti. Na primer, lahko prestavite tabelo.
Tako obstaja veliko različnih vrst formul. Nekatere od njih zahtevajo enostavnejši vnos, druge bolj zapletene. Matrične formule so lahko začetnikom še posebej težko razumljive, vendar so zelo uporabne.