Ko se usedemo pisati kaj o poslu, si vedno nekaj zaželimo.
Na primer, želimo prodati izdelek - in napišemo komercialno ponudbo. Želimo dobiti službo — in napišemo pismo potencialnemu delodajalcu in pismu priložimo življenjepis. Želimo, da se streha, ki pušča, popravi — in pišemo izjavo na stanovanjski urad.
Z drugimi besedami, poskušamo naslovnika prepričati, da nekaj naredi – torej prevzamemo prepričljivo pismo. Hkrati pa naslovnika – kupca, delodajalca in stanovanjskega urada – ni nujno, da ga prepričajo. Pogosteje kot ne, ne želi kupovati pri nas, nas najeti ali popraviti naše strehe. Kako doseči svoje?
Se spomnite ruske pravljice "Žabja princesa"? V njej se Ivan Tsarevich, ki nespametno zažge žabjo kožo svoje žene, odpravi, da jo (svoje ženo, ne kože) reši iz Koščejevih krempljev. Ivan na poti sreča medveda, zajca in raco. Zaradi lakote in pomanjkanja okoljske vzgoje si jih Ivan Tsarevich prizadeva ustreliti vse. In v odgovor sliši slavni stavek: "Ne ubij me, Ivan Tsarevich, še vedno ti bom prišel prav." Ta stavek je vaše pismo v malem. Ima cilj - "ne ubijaj" in argumente - "koristen vam bom." In bodite pozorni. Vsaka od živali ima najverjetneje tisoč razlogov, zakaj jih ne bi smeli jesti: imajo družino, otroke in na splošno želijo živeti ... Toda živali Ivanu o tem ne povedo - ker ga to malo zanima . Pravijo, da mu bodo koristili. Se pravi, prepričujejo po shemi "Naredi po mojem in dobil boš to in to."
In kako prepričati na primer naše stranke?
Recimo, da naše podjetje prodaja programske izdelke za upravljanje dokumentov. Ti programi vam omogočajo, da papirnati arhiv naročnika pretvorite v elektronsko obliko in brez težav delate z njim na računalniku. Zadeva je vsekakor uporabna — vendar kupci še ne brskajo po trgu v iskanju takšnih programov. Te programe jim moramo ponuditi. Sedemo in izdamo nekaj takega:
Ponujamo vam programske izdelke za elektronsko upravljanje dokumentov. Ti izdelki omogočajo skeniranje dokumentov, njihovo nalaganje v elektronsko bazo podatkov, indeksiranje in iskanje po ključnih besedah, shranjevanje zgodovine sprememb dokumentov in po potrebi tiskanje tiskanih kopij…
Ali kupci vidijo, da jim vse to koristi? Če bi jih, bi že brskali po takih programih. Toda če tega ne vidijo, kako jih lahko prepričajo? Predstavljajte si, koliko dokumentov je danes ustvarjenih in poslanih v podjetju. Koliko map, map, regalov, omaric, prostorov! Koliko kurirjev, skladiščnikov, arhivistov! Koliko papirnega prahu! Koliko dela je bilo treba najti kos papirja pred enim letom! Kakšen glavobol, če se ta kos papirja nenadoma izgubi! Tam smo lahko »koristni«, o tem je vredno pisati.
Ponujamo vam programske izdelke za elektronsko upravljanje dokumentov. Ti izdelki podjetju omogočajo, da se znebi večnega glavobola, povezanega s potekom dela s papirjem. Ni vam več treba povleči in spustiti obsežnih map z dokumenti, dodeljevati prostor za njihovo shranjevanje, skrbeti za svoje papirnate gore pred vsakim požarnim pregledom. Ni vam treba porabiti ur ali celo dni v iskanju pravega pisma ali beležke ...
Začnite s težavo ali priložnostjo
Kaj se še da narediti, kako drugače pričarati z cenjenimi besedami? Oglejmo si podrobneje našo formulo "Naredi to po moje in dobil boš to in to". Formula je nevarna! Rečemo: »Naredi po mojem«, bralec pa odgovori »Nočem!«, se obrne in odide. Napišemo »Nudimo vam programske izdelke«, on pa pomisli »ne potrebujem« in pismo vrže stran. Vsi naši argumenti nas ne rešijo – preprosto ne dosežejo bistva. Kako biti? Obrni formulo! »Ali hočeš to in to? Naredi po mojem in dobil boš!
Kako bi to lahko prilagodili naši prodaji programskih izdelkov? Potek dela na papirju je glavobol sodobnega podjetja. Zajetne mape z dokumenti, vrstice polic, ločen prostor za arhiv. Nenehni papirni prah, večne terjatve gasilskih inšpektorjev, pregledi ... Najti katerikoli dokument je težava, izguba dokumenta pa je dvojna težava, saj ga ni mogoče obnoviti. Tega glavobola se lahko znebite – samo preklopite na elektronsko upravljanje dokumentov. Celoten arhiv bo postavljen na en diskovni niz. Vsak dokument je mogoče najti v nekaj sekundah. Samodejno varnostno kopiranje vas bo zaščitilo pred izgubo dokumentov… Zdaj kupec v pismu takoj vidi, kaj ga skrbi, in bo z zanimanjem prebral naprej. Torej, lekcija ruskih pravljic nam bo pomagala prodati blago.
Vendar je ta tehnika primerna za vsa prepričljiva pisma. Vzemimo na primer spremno pismo — tisto, s katerim potencialnemu delodajalcu pošljemo življenjepis. In lahko začnete takole:
Prosto delovno mesto vodje bančnih produktov za ruska podjetja je takoj pritegnilo mojo pozornost! Trenutno delam v proizvodnem podjetju, kjer sem odgovoren za finance in razvoj. Vendar sem več kot 4 leta delal na vodilnem položaju v bančnem sektorju …
Toda ali je gotovo, da bo naslovnik zainteresiran? Se od tu vidi, da mu bomo »še koristili«? Bolje je, da na začetku pisma bolj jasno pokažete, kako bo delodajalec koristil:
CJSC SuperInvest predlagam svojo kandidaturo za mesto vodje bančnih produktov za ruska podjetja. Pripravljen sem podjetju ponuditi svoje izkušnje v bančnem sektorju, poznavanje finančnih potreb ruskih podjetij in obsežno bazo strank. Prepričan sem, da mi bo to omogočilo stalno rast prodaje podjetij tudi v času krize za CJSC SuperInvest…
In tukaj se izkaže tako bolj prepričljivo in bolj privlačno. In tukaj načelo »Ali hočeš to in to? Naredi po mojem in dobil boš! deluje. Ostaja samo, da ga uporabite!