vsebina
Excel je univerzalen program in vsebuje na stotine različnih funkcij, ki olajšajo delo z dokumentom, pospešijo obdelavo informacij in celo oblikujejo podatkovno stran. Res je, da se zaradi obilice različnih funkcij mnogi uporabniki soočajo s težavo orientacije v dokumentu, včasih pa lahko različne situacije preprosto vodijo v stupor. To gradivo bo analiziralo situacijo, ko je pri odpiranju dokumenta naenkrat vidnih več strani ali moti vnos v ozadju »Stran 1«.
Kakšne so značilnosti formata določenega dokumenta?
Preden se lotite težave, jo morate natančno preučiti. Ni skrivnost, da je mogoče datoteke s pripono Excel shraniti v različnih formatih. Standard je na primer »Regular Format«, ki ponuja celotno tabelo z informacijami in možnostjo poljubnega urejanja.
Sledi "Postavitev strani", to je točno oblika, o kateri bomo razpravljali. Pogosto jo shrani uporabnik, ki je uredil vsebino in prilagodil videz tabele za kasnejše tiskanje. Načeloma ni razloga za skrb, ker je takšna oblika shranjevanja rezultat poskusa prilagoditve dokumenta, kot je potrebno za vizualno zaznavo.
Obstaja tudi »način strani«, ki je namenjen izključno preučevanju informacij v obliki »ciljne« polnosti. To pomeni, da v tem načinu nepotrebne podrobnosti in prazne celice izginejo v tabeli, ostane le območje, ki je popolnoma zapolnjeno.
Vsi ti načini so ustvarjeni izključno za uporabnika, ki želi nadzorovati vse in v celoti izkoristiti razpoložljivo funkcionalnost. Če morate pogosto delati s tabelami, potem bo vsaj vsak od teh formatov aktivno uporabljen ne le za natančno preučevanje vseh informacij, temveč tudi za pripravo tabel za naknadno tiskanje.
Prvi način za spremembo formata dokumenta
Zdaj pa si poglejmo prvi način spreminjanja formata dokumenta, ki je čim bolj preprost in enostaven. Omogočil vam bo, da v nekaj sekundah spremenite obliko tabele, da vas ne bodo motila druga dejanja in takoj začeli delati s podatki. Če želite to narediti, boste morali narediti naslednje:
- Zaženite Excel in odprite datoteko z nenavadno obliko tabele.
- Ko odprete dokument, bodite pozorni na spodnji desni del plošče, kjer se običajno nahaja nadzor velikosti berljive pisave. Zdaj poleg same funkcije spreminjanja povečave obstajajo še tri ikone: tabela, stran in univerzalna oznaka.
- Če naletite na obliko datoteke, ki ima več strani ali vnos v ozadju »Stran 1«, se aktivira oblika »Postavitev strani« in je predstavljena kot druga ikona z leve.
- Z levim klikom na prvo ikono »Regular Format« boste videli, da se je videz tabele spremenil.
- Lahko uredite razpoložljive informacije ali popolnoma spremenite tabelo.
Na ta način lahko hitro spremenite format dokumenta in dobite videz, ki ga je večina uporabnikov vajena. To je najpreprostejši in najhitrejši način, ki je na voljo v novih različicah Excela.
Drugi način za spremembo formata dokumenta
Zdaj razmislite o drugem načinu spreminjanja oblike dokumenta, ki vam bo omogočil, da dobite želeno vrsto podatkov za kasnejšo uporabo ali urejanje. Narediti boste morali naslednje:
- Zaženite program Excel.
- Odprite dokument z napačno obliko.
- Pojdite na zgornjo funkcijsko vrstico.
- Izberite zavihek Pogled.
- Izbrati je treba obliko dokumenta.
Ta metoda traja malo več časa, vendar je univerzalna in učinkovita, navsezadnje se lahko ne glede na različico programa pomaknete do njega in aktivirate želeno obliko dokumenta.
Sklepi
Priporočamo uporabo katere koli od razpoložljivih metod, saj je vsaka učinkovita in cenovno dostopna. Zahvaljujoč tem dejanjem lahko hitro spremenite obliko dokumenta za nadaljnjo uporabo informacij. Uporabite namige in izboljšajte svoje spretnosti kot napredni uporabnik Excela.