vsebina
V procesu dela na Excelovem dokumentu je pogosto potrebno, da se nanj poveže več ljudi hkrati. In zelo pogosto se njihovo število lahko izračuna na več deset. Zato vprašanje sodelovanja ni omejeno le na povezovanje ljudi, saj lahko pogosto naredijo nasprotujoče si spremembe, ki se jih je treba naučiti hitro in učinkovito urejati.
Kdo lahko to stori? Oseba, ki ima status glavnega uporabnika. Z eno besedo, kaj je treba storiti, da bo skupno delo z dokumentom ne samo možno, ampak tudi učinkovito?
Delo z datoteko v skupni rabi v Excelu ima svoje značilnosti. Nekatera dejanja torej niso na voljo uporabnikom:
- Izdelava tabel.
- Upravljanje scenarijev, vključno z njihovim ogledom.
- Odstranjevanje listov.
- Uporabniki nimajo možnosti združitve več celic ali, nasprotno, razdelitve predhodno združenih celic.
- Vse operacije s podatki XML.
Kako te omejitve zaobiti? Splošni dostop morate samo odstraniti in ga nato vrniti, ko se pojavi potreba.
Tukaj je še ena preglednica z nekaterimi nalogami, ki so morda izvedljive, če z isto preglednico delate z več osebami.
Najprej morate razumeti, katera datoteka mora biti na voljo za urejanje več osebam hkrati. Lahko je nova ali obstoječa datoteka.
Nastavitve
Vse, kar morate narediti za skupno rabo datoteke v Excelu, je v razdelku Skupna raba knjige, ki ga najdete na zavihku Pregled.
Pojavilo se bo okno z dvema zavihkoma. Zanima nas prvi, ki se odpre samodejno. Potrditi moramo polje poleg elementa, ki je na posnetku zaslona označen z rdečim pravokotnikom. Z njim omogočimo upravljanje dokumenta več uporabnikom.
Ko smo odprli dostop za urejanje, ga moramo konfigurirati. Če želite to narediti, odprite drugi zavihek.
Po vnosu parametrov potrdimo svoja dejanja. Če želite to narediti, z levim klikom na gumb »V redu«. Skupna raba je lahko odprta za katero koli knjigo, tako novo kot obstoječo. V prvem primeru ji boste morali izmisliti ime.
Po tem morate datoteko shraniti v računalnik.
Pomembno! Oblika mora biti takšna, da lahko datoteko odpre vsak uporabnik s svojo različico preglednic.
Datoteko morate shraniti v omrežno skupno rabo ali mapo, ki ima dostop do udeležencev, ki želijo uporabiti datoteko. Ko je imenik izbran, moramo samo še klikniti gumb »Shrani«.
Vendar ni dovoljeno uporabljati spletnega strežnika za shranjevanje datoteke v skupni rabi.
Po izvedbi vseh zgoraj opisanih operacij morate preveriti, ali je mogoče povezati druge ljudi. Če želite to narediti, odprite zavihek »Podatki« in neposredno pod njim poiščite element »Povezave«. Če kliknete nanjo, boste lahko spremenili povezave ali povezave. Če ni ustreznega gumba, potem ni povezanih datotek.
Nato se odpre zavihek “Status”, s pomočjo katerega je mogoče preveriti povezave. Da je vse v redu, je mogoče prepoznati po prisotnosti gumba »V redu«.
Excel omogoča tudi odpiranje skupnega delovnega zvezka. Če želite to narediti, morate klikniti gumb Office. Ko se pojavi pojavna plošča, moramo izbrati element »Odpri« in izbrati knjigo, ki bo uporabljena za skupno rabo. Po tem znova kliknite gumb Office in odprite okno »Excel Options«, ki ga najdete na dnu.
Na levi strani okna, ki se prikaže, boste lahko izbrali kategorijo nastavitev, vendar nas zanima prva, ki vsebuje najbolj splošne parametre.
Nato pojdite na postavko »Osebne nastavitve«, kjer morate določiti podatke, ki vam omogočajo filtriranje uporabnikov - uporabniško ime, vzdevek.
Po izvedbi teh operacij je mogoče urediti informacije v dokumentu ali dodati nekaj podatkov. Ne pozabite shraniti sprememb, ko jih naredite.
To lahko včasih povzroči težave pri shranjevanju. Skupna raba je na primer na voljo le pri prvem odpiranju in ko poskusite dokument odpreti drugič, program vrže napako. To se lahko zgodi zaradi naslednjih razlogov:
- Če več udeležencev hkrati vnese podatke v isto celico. Ali kateri koli drug del.
- Ustvarjanje dnevnika sprememb, zaradi katerega se delovni zvezek poveča. To vodi do težav.
- Uporabnik je bil odstranjen iz skupne rabe. V tem primeru shranjevanje sprememb ne bo delovalo samo na njegovem računalniku.
- Omrežni vir je preobremenjen.
Če želite odpraviti težavo, morate storiti naslednje:
- Izbrišite dnevnik sprememb ali iz njega izbrišite odvečne informacije.
- Odstranite odvečne informacije v samem dokumentu.
- Znova zaženite skupno rabo.
- Odprite Excelov dokument v drugem pisarniškem urejevalniku in ga nato znova shranite v formatu xls.
Res je, da se v zadnjih različicah ta napaka ne zgodi tako pogosto kot v starejših.
Kako si ogledati aktivnost članov
Med skupnim delom morate nenehno spremljati, da eden od udeležencev ne pokvari česa. Zato se morate naučiti razumeti, katera dejanja je storil eden od njih. Če želite to narediti, morate izvesti naslednje korake.
- Pojdite na zavihek »Pregled« in tam poiščite postavko »Popravki«. V meniju izberite postavko »Izberi popravke«.
6 - Nato se prikaže okno, v katerem lahko ugotovite, katere spremembe so naredili uporabniki. Ta seznam se ustvari samodejno. Da je temu res tako, lahko preverite tako, da pogledate potrditveno polje poleg ustreznega elementa v tem pogovornem oknu.
7 V tem primeru bodo na seznamu v zgornjem levem kotu prikazane samo tiste spremembe, ki so bile narejene od zadnjega shranjevanja. To je narejeno zaradi udobja, v dnevniku si lahko vedno ogledate prejšnje spremembe.
- Vsakemu udeležencu je dodeljena določena barva, po kateri lahko razumete, kdo je naredil spremembe. Oznake so v zgornjem levem kotu. Prav tako lahko nastavite sledenje spremembam po času, določenem uporabniku ali v določenem obsegu ter onemogočite njihov prikaz.
8 - Ko premaknete miškin kazalec nad celico, ki ima tako oznako, se prikaže majhen blok, iz katerega lahko razberete, kdo je naredil spremembe.
9 - Če želite prilagoditi pravila za prikaz popravkov, se morate vrniti v okno z nastavitvami in nato poiskati polje »Po času«, kjer lahko nastavite izhodišče za ogled sprememb. To je čas, od katerega bodo prikazani popravki. Nastavite lahko obdobje od zadnjega shranjevanja, nastavite prikaz vseh sprememb za ves čas, izključno brez ogledov ali določite datum, od katerega bodo prikazane.
10 - Nadzirate lahko tudi prikaz popravkov, ki jih je naredil samo določen član.
11 - Z ustreznim poljem lahko nastavite obseg lista, v katerem bodo zabeležena dejanja ukaza.
Prav tako lahko naredite druge spremembe tako, da označite ustrezna potrditvena polja na pravih mestih.
Seznam sprememb ni mrtva breme. Glavni uporabnik lahko pregleduje urejanja drugih udeležencev, jih potrdi ali zavrne. Kako narediti?
- Pojdite na zavihek »Pregled«. Obstaja meni »Popravki«, kjer lahko uporabnik upravlja popravke. V pojavnem oknu morate izbrati možnost »Sprejmi / zavrni popravke«, nato pa se prikaže okno, v katerem so prikazani popravki.
13 14 - Izbira urejanj se lahko izvede po enakih kriterijih, kot je opisano prej: po času, po določenem uporabniku ali v določenem obsegu. Po nastavitvi zahtevanih parametrov pritisnite gumb OK.
- Nato bodo prikazane vse prilagoditve, ki izpolnjujejo pogoje, določene v prejšnjem koraku. S klikom na ustrezen gumb na dnu okna se lahko strinjate z določenim urejanjem ali ga zavrnete. Prav tako je možno paketno sprejeti ali zavrniti prilagoditve.
15
Zdaj so potrebne prilagoditve ostale, dodatne pa odstranjene.
Kako odstraniti uporabnika iz excel datoteke
Od časa do časa je potrebno odstraniti uporabnike iz soavtorstva. Razlogov je lahko ogromno: dobili so drugo nalogo, udeleženec je začel urejati iz drugega računalnika itd. Izvajanje te naloge v Excelu sploh ni težko.
Najprej odprite zavihek »Pregled«. Obstaja skupina »Spremembe«, kjer je možnost »Dostop do knjige«.
Po tem se na zaslonu prikaže isto okno, ki smo ga videli prej. Seznam vseh oseb, ki lahko spreminjajo tabelo, je na zavihku Urejanje. Če želite odstraniti uporabnika, ki ga trenutno ne potrebujemo, ga morate poiskati na tem seznamu, ga izbrati s pritiskom na levi gumb miške in klikniti na gumb »Izbriši«, ki se nahaja spodaj.
Nato bo Excel uporabnika opozoril, da popravki, ki jih je naredil ta udeleženec, morda ne bodo shranjeni, če trenutno spreminja delovni zvezek. Če se strinjate, kliknite »V redu« in uporabnik ne bo več v skupni rabi.
Najboljši način za omejitev uporabe skupne knjige je odstranitev uporabnika. Če to ni primerno, lahko določenemu udeležencu nastavite pravico do ogleda ali urejanja knjige.
Ob tem je pomembno vedeti, da so nekatere omejitve privzeto vgrajene v skupno rabo. Opisani so bili zgoraj. Zapomnimo si jih, saj je ponavljanje mati učenja.
- Prepovedano je ustvarjanje pametnih tabel, ki samodejno posodabljajo podatke in imajo številne druge funkcije.
- Ne morete upravljati skriptov.
- Vgrajena je omejitev brisanja listov, povezovanja ali odklopa celic.
- Izvedite vse operacije s podatki XML. Preprosto povedano, obstajajo omejitve pri strukturiranju velike količine podatkov, vključno z urejanjem njihovih nizov. XML je ena najbolj nejasnih vrst datotek za začetnike, vendar je v resnici precej preprosta. S to vrsto datoteke lahko prenašate podatke s paketnimi spremembami v dokumentu.
Preprosto povedano, soavtorstvo vam omogoča izvajanje standardnih operacij na dokumentu, vendar so bolj profesionalne možnosti na voljo samo eni osebi. To je zato, ker je iste makre ali paketne spremembe XML nekoliko težje povrniti.
Onemogočanje in nato ponovno omogočanje skupne rabe je še en način za omejitev tega, kar lahko naredijo uporabniki Excela. Sami lahko naredite potrebne spremembe in s tem začasno prikrajšate druge ljudi za možnost urejanja.
Če želite to narediti, morate slediti tem korakom.
- Odprite zavihek »Pregled«, pojdite na element »Popravki« in v pojavnem meniju izberite element »Označi popravke«.
- Po tem se prikaže okno, v katerem morate počistiti polja poleg postavk »Uporabnik« in »V obsegu«.
- Po tem se prikaže dnevnik sprememb, ki je potreben za varnostno kopiranje podatkov.
Po tem lahko deljenje izklopite. Če želite to narediti, na istem zavihku na traku izberite element »Dostop do knjige« in počistite polje »Dovoli več uporabnikom, da spremenijo datoteko«.
To je to, zdaj je deljenje onemogočeno.
Tako je v Excelu precej enostavno nastaviti soavtorstvo. Seveda obstajajo nekatere omejitve, ki vam ne omogočajo, da bi dokument uporabili v celoti. Toda rešujejo se precej preprosto, dovolj je, da za nekaj časa izklopite skupno rabo in jo nato vklopite, ko so opravljene potrebne spremembe.