Številni novi uporabniki Excela poznajo težavo, da je zelo neprijetno postaviti veliko količino informacij v celice, v prihodnosti ni nikjer pustiti beležke zase. Dejansko je to narediti brez kršitve splošnega videza mize precej preprosto. Za to so zapiski.
Delo z opombami
Opombe so dodatni predpisi za izbrane celice. Najpogosteje so besedilne in vsebujejo določen komentar enega od avtorjev tabele. Poleg besedila lahko v polje, ki se prikaže, dodate sliko. Če želite celici pripeti želeni komentar ali sliko, se morate naučiti ustvarjati preproste besedilne oznake, jih pregledovati in urejati.. Po tem lahko nadaljujete z naprednimi nastavitvami.
Oblikovanje
Postopek ustvarjanja zapiskov je precej preprost in je sestavljen iz več korakov:
- Z miško izberite celico iz tabele. Desni klik nanj.
- V kontekstnem meniju, ki se prikaže, izberite funkcijo »Vstavi opombo«.
- Po tem se ob strani izbrane celice pojavi prosto polje. Zgornjo vrstico bo zasedlo privzeto uporabniško ime.
V prosto polje lahko vnesete poljubne besedilne podatke. Če želite skriti komentar, morate z desno tipko miške klikniti celico in izbrati funkcijo »Skrij komentar«. Po tem bo na voljo za branje na povezavi, označeni z rdečim kotom.
pregled
Komentarje za različne celice si lahko ogledate tako, da se s kazalcem miške pomaknete nad vsako od njih. Po tem se besedilo z opombo samodejno prikaže. Če želite, da polje za komentar izgine, morate premakniti kazalec na drugo mesto.
Strokovni nasvet! Če je tabela velika in ima veliko opomb, vezanih na različne celice, lahko med njimi preklapljate prek zavihka »Pregled«. Za to sta namenjena gumba »Prejšnji« in »Naprej«.
Urejanje
Pogosto se pojavijo situacije, ko je treba spremeniti vsebino okna za dodatne komentarje. To lahko storite tako, da sledite nekaj korakom:
- Najprej z desnim gumbom miške kliknite na celico s skritim besedilom.
- Na seznamu, ki se prikaže, izberite funkcijo »Uredi opombo«.
- Odpreti se mora okno, skozi katerega lahko urejate besedilo, mu dodajate slike, povečate ali zmanjšate polje za komentar.
Nastavitev lahko dokončate tako, da kliknete kjer koli v tabeli zunaj polja za dodatno besedilo.
Druga možnost za urejanje komentarjev v celici je prek zavihka Pregled. Tukaj morate poiskati nabor orodij za zapiske in klikniti gumb »Uredi«.
Dodajanje slike
Ena od zanimivih funkcij zapiskov v Excelu je dodajanje slik, ki se prikažejo, ko premaknete miškin kazalec nad izbrane celice. Če želite dodati sliko, morate izvesti več dejanj:
- Na začetku morate v izbrano celico dodati dodaten podpis.
- Pojdite na postopek urejanja zapiska, usmerite kazalec miške na eno od meja celice. Pomembno je, da ga usmerite na mesto, kjer se bo pojavila ikona s štirimi puščicami, ki se razlikujejo v različnih smereh.
- To ikono morate klikniti z desno miškino tipko, v meniju, ki se prikaže, izberite funkcijo »Note Format«.
- Pred uporabnikom se mora prikazati okno za urejanje informacij. Morali bi najti zavihek »Barve in črte« in preklopiti nanj.
- Kliknite spustni seznam z imenom »Barva«, na samem dnu seznama, ki se prikaže, izberite funkcijo »Načini polnjenja«.
- Pojavi se novo okno, v katerem morate iti na zavihek »Risba«. Znotraj tega zavihka kliknite istoimenski gumb.
- Prikaže se okno »Vstavi slike«, v katerem morate izbrati eno od treh možnosti: naložite sliko iz OneDrive, poiščite sliko z Bingom, naložite sliko iz računalnika. Najlažji način je nalaganje iz računalnika, kjer se dokument nahaja.
- Ko je slika izbrana, se samodejno preklopi na prejšnje okno, v katerem bo prikazana izbrana slika. Tukaj morate potrditi polje poleg funkcije »Ohrani razmerja slike«.
- Po kliku na gumb »V redu« se odpre okno začetnega oblikovanja zapiska. Na tej stopnji morate opombo s sliko povezati s prvotno izbrano celico. Če želite to narediti, morate iti na zavihek »Zaščita«, počistiti polje poleg »Zaščiten predmet«.
- Nato morate iti na zavihek »Lastnosti«, potrditi polje poleg elementa za premikanje in spreminjanje predmetov skupaj s celicami. Kliknite na gumb "V redu".
Za povečavo slike je potrebno raztegniti splošno notno polje v različnih smereh.
Brisanje opombe
Odstranjevanje dodanega podpisa je lažje kot namestitev novega ali njegovo urejanje. Če želite to narediti, z desno miškino tipko kliknite celico z dodatnim opisom. V pojavnem meniju aktivirajte ukaz »Izbriši opombo«.
Drugi način za odstranitev dodatne oznake iz izbrane celice je s funkcijo »Pregled«. Preden izberete to možnost, morate celico označiti z miško. Na koncu kliknite gumb za brisanje dodatnih informacij.
Kako podpisati opombo v Excelu
Če v enem skupnem Excelovem dokumentu vse dodatne popravke nad celicami pišejo različni uporabniki brez individualnih podpisov, bo zelo težko najti avtorja določenih vnosov. Napis opombe omogoča organiziranje podatkov. Če ga želite pustiti nad določenim urejanjem celice, morate izvesti več dejanj:
- Izberite enega od elementov glavnega menija »Datoteka«.
- Pojdite na »Nastavitve«.
- Pojdite na zavihek »Splošno«.
- Na dnu strani se prikaže prosto polje, v katerega morate vnesti ime uporabnika, ki je pustil komentar na celico.
Kako najti opombo v Excelu
Če je dokument zelo velik, lahko pride do situacije, ko boste morali hitro najti določen komentar. Omogoči to. Navodila za iskanje zahtevanega opisa ali oznake:
- Pojdite na zavihek »Domov«.
- Pojdite na razdelek »Najdi in izberi«.
- Kliknite na gumb "Nastavitve".
- Poiščite možnost za izbiro »Obseg iskanja«.
- Nastavite vrednost na Opomba.
- Kliknite na gumb "Najdi vse".
Po tem se pred uporabnikom prikaže seznam s celicami glede na nastavljeni parameter.
Prikazovanje in skrivanje beležke
Če želite, lahko opombe popolnoma skrijete, tako da niso vpadljive pri branju glavnega dokumenta, ali onemogočite funkcijo skrivanja, če je bila predhodno aktivirana. Če želite to narediti, morate slediti nekaj preprostim korakom:
- Pojdite na splošne nastavitve na zavihku »Datoteka«, nato »Možnosti«, pojdite na razdelek »Napredno«.
- Poiščite razdelek »Zaslon«.
- Potrdite polje zraven funkcije »Opombe in indikatorji«.
- Kliknite na gumb "V redu". Po tem bodo skrite opombe vedno prikazane. Če jih želite popolnoma skriti, morate potrditi polje poleg funkcije »Brez opomb, brez indikatorjev«.
Strokovni nasvet! Excel ima možnost prikaza le posameznih komentarjev. Če želite omogočiti to funkcijo, morate z desno miškino tipko klikniti celico z dodatnim opisom, kliknite gumb »Pokaži opombe«. Tako bodo trajno prikazani le v izbranih celicah. Skozi isti kontekstni meni lahko popolnoma skrijete kratek opis na zahtevanih mestih.
Kopiranje opombe v druge celice
Če je opomba že ustvarjena, jo lahko kopirate v drugo celico, da ne boste znova pisali besedila. Če želite to narediti, sledite preprostim navodilom:
- Z desnim klikom izberite celico v dokumentu, ki ji je priložen kratek opis ali sprememba.
- V pojavnem meniju izberite funkcijo »Kopiraj«.
- Poiščite celico, na katero želite vezati kopirano beležko, izberite jo s klikom na levi gumb miške.
- Pojdite na zavihek »Domov«, nato izberite »Odložišče« in kliknite gumb »Prilepi«.
- Pred uporabnikom se prikaže seznam ukazov. Zanimivost je »Posebno lepljenje«. Po kliku nanj se odpre ločeno okno za nastavitve, kjer morate potrditi polje poleg opomb. Ostaja, da shranite spremembe s klikom na "V redu".
Kako natisniti list za beležke
Če ne naredite določenih prilagoditev, se Excelovi dokumenti privzeto natisnejo brez opomb. Če jih želite dodati na izpis, morate konfigurirati program:
- Pojdite na razdelek »Postavitev strani«.
- Pojdite na zavihek »Nastavitev strani« in kliknite »Natisni glave«.
- Odpre se okno s posameznimi artikli za tiskanje. Nasproti besede »Opombe« jih lahko dodate na izpis ali pustite to dejanje preklicano.
Strokovni nasvet! Pri dodajanju opomb za tiskanje sta na natisnjenem dokumentu na voljo dve možnosti za njihov prikaz. Če izberete »Na koncu lista« – bodo prikazani na samem dnu strani. Izberete lahko možnost »Kot na listu« – opombe bodo natisnjene tako, kot so prikazane v elektronski različici dokumenta.
Spreminjanje uporabniškega imena pri ustvarjanju zapiskov
Ko delate v Excelu z vključeno skupno rabo, ko ustvarjate zapiske, le-tem ni dodeljeno ime uporabnika, ki jih je pustil. Če ga želite spremeniti v svoj vzdevek, morate slediti nekaj korakom:
- V zgornjem levem kotu kliknite zavihek »Datoteka«.
- Pojdite na razdelek »Nastavitve«, »Splošno«.
- V meniju, ki se prikaže, izberite »Uporabniško ime«.
- Pred uporabnikom se odpre prosto polje, v katerega je potrebno zapisati želeno ime.
Primeri uporabe zapiskov v Excelu
Da bi razumeli, kako koristni so lahko dodatni komentarji celic v Excelovi preglednici, je priporočljivo upoštevati nekaj praktičnih primerov iz izkušenj drugih uporabnikov:
- Ko imajo zaposleni v enem podjetju skupno delovno osnovo zapisano v Excelovem dokumentu, lahko sodelavci, ki delajo na isti strani v izmenah, kot izmenjevalci puščajo komentarje, dajejo navodila, izmenjujejo določene informacije.
- Postavitev fotografij – če tabela vsebuje podatke o določenih osebah, slike poljubnih predmetov, če gre za njihovo shranjevanje, prodajo.
- Pojasnila formul, ki bodo poenostavile nadaljnje izračune, izračune.
Če komentarje pustite na pravi način – tako da se pojavijo ob pravem času in ne motijo dela drugih uporabnikov, lahko znatno povečate produktivnost dela, povezanega s tabelami v Excelu.
Video vadnice o zapiskih v Excelu
Zgornja navodila vam bodo pomagala razumeti osnove ustvarjanja, urejanja, ogledovanja, napredne nastavitve komentarjev k celicam v Excelovi preglednici. Če pa naletite na kakršne koli težave, težave z določenimi dejanji v zvezi z opombami, je priporočljivo, da si ogledate videoposnetke za usposabljanje. Vsebujejo navodila po korakih za izvajanje različnih operacij s komentarji celic.
zaključek
Ustvarjanje, urejanje in ogled komentarjev na različne celice v Excelu ni tako težko, kot se morda zdi na prvi pogled. Koristno bo imeti takšne veščine ne le za ljudi, ki delajo v velikih organizacijah, sledijo nečemu s pomočjo tabel, ampak tudi za posamezne uporabnike, ki sami delajo v Excelu. Ne smemo pozabiti, da lahko v polje za opombe dodate poleg besedila tudi slike, kar močno poveča njihovo uporabnost pri delu.