vsebina
Pri profesionalnem delu s preglednicami ni nič nenavadnega, da komuniciramo z datumi in časi. Brez tega ne boste mogli. Zato je Bog sam naročil, da se naučijo delati s tovrstnimi podatki. Tako boste prihranili ogromno časa in se izognili številnim napakam pri delu s preglednicami.
Na žalost mnogi začetniki ne vedo, kako se podatki obdelujejo. Zato je pred obravnavo tega razreda operacij potrebno izvesti podrobnejši izobraževalni program.
Kako je datum predstavljen v Excelu
Podatki o datumu so obdelani kot število dni od 0. januarja 1900. Da, ne motite se. Res, od nule. Ampak to je potrebno, da obstaja izhodišče, da se 1. januar že šteje za številko 1 in tako naprej. Največja podprta vrednost datuma je 2958465, kar je 31. december 9999.
Ta metoda omogoča uporabo datumov za izračune in formule. Excel torej omogoča določitev števila dni med datumi. Shema je preprosta: od enega števila se odšteje drugo, nato pa se dobljena vrednost pretvori v obliko datuma.
Za večjo jasnost je tukaj tabela, ki prikazuje datume z ustreznimi številskimi vrednostmi.
Če želite določiti število dni, ki so pretekli od datuma A do datuma B, morate prvega odšteti od zadnjega. V našem primeru je to formula = B3-B2. Po vnosu je rezultat naslednji.
Pomembno je vedeti, da je vrednost v dnevih, ker smo za celico izbrali drugačno obliko kot datum. Če bi prvotno izbrali obliko »Datum«, bi bil rezultat ta.
Pomembno je, da bodite pozorni na to točko pri svojih izračunih.
To pomeni, da želite prikazati pravilno serijsko številko, ki v celoti ustreza datumu, morate uporabiti katero koli obliko, ki ni datum. Če želite številko spremeniti v datum, morate nastaviti ustrezno obliko.
Kako je čas predstavljen v Excelu
Način, kako je čas predstavljen v Excelu, se nekoliko razlikuje od datuma. Za osnovo je vzet dan, ure, minute in sekunde pa so njegovi delčki. To pomeni, da je 24 ur 1, vsaka manjša vrednost pa se šteje za njegov del. Torej, 1 ura je 1/24 dneva, 1 minuta je 1/1140 in 1 sekunda je 1/86400. Najmanjša enota časa, ki je na voljo v Excelu, je 1 milisekunda.
Podobno kot datumi tudi ta način prikaza omogoča izračune s časom. Res je, tukaj je ena stvar neprijetna. Po izračunih dobimo del dneva, ne števila dni.
Posnetek zaslona prikazuje vrednosti v številski obliki in obliki »Čas«.
Način računanja časa je podoben datumu. Od kasnejšega je treba odšteti zgodnejši čas. V našem primeru je to formula = B3-B2.
Ker je imela celica B4 najprej splošni format, se na koncu uvoda formule takoj spremeni v »Čas«.
Excel pri delu s časom izvaja običajne aritmetične operacije s števili, ki se nato prevedejo v nam znani časovni format.
Oblika datuma in časa
Kolikor vemo, je mogoče datume in ure shraniti v različnih oblikah. Zato morate vedeti, kako jih pravilno vnesti, da bo oblikovanje pravilno.
Seveda lahko pri vnosu datuma in ure uporabite zaporedno številko dneva ali dela dneva, vendar je ta pristop zelo neprijeten. Poleg tega boste morali na celico nenehno nanašati določeno obliko, kar samo povečuje nelagodje.
Zato vam Excel omogoča, da določite čas in datum na različne načine. Če uporabite enega od njih, potem program takoj pretvori podatke v ustrezno številko in celici uporabi pravilno obliko.
V spodnji tabeli si oglejte seznam načinov vnosa datuma in časa, ki jih podpira Excel. Levi stolpec navaja možne formate, desni stolpec pa prikazuje, kako bodo prikazani v Excelu po pretvorbi. Pomembno je vedeti, da če leto ni navedeno, se samodejno dodeli trenutno, ki je nastavljeno v operacijskem sistemu.
Pravzaprav obstaja veliko več načinov prikaza. Ampak teh je dovolj. Prav tako se lahko posebna možnost snemanja datuma razlikuje glede na državo ali regijo ter nastavitve operacijskega sistema.
Oblikovanje po meri
Med delom s celicami lahko uporabnik določi, kakšen bo format. Lahko naredi tako, da se prikazuje samo ura, mesec, dan itd. Prav tako je mogoče prilagoditi vrstni red oblikovanja datuma in ločila.
Za dostop do okna za urejanje morate odpreti zavihek »Številka«, kjer najdete možnost okna »Oblikuj celice«. V pogovornem oknu, ki se odpre, bo kategorija »Datum«, v kateri lahko izberete pravilno obliko datuma.
Če izberete kategorijo »Čas«, se v skladu s tem prikaže seznam z možnostmi za prikaz časa.
Če želite za celico uporabiti določeno možnost oblikovanja, morate izbrati želeno obliko in klikniti V redu. Po tem bo uporabljen rezultat. Če Excel ne ponuja dovolj formatov, lahko najdete kategorijo »Vsi formati«. Obstaja tudi veliko možnosti.
Če nobena možnost ni primerna, je vedno mogoče ustvariti svojo. To je zelo enostavno narediti. Prednastavljene formate morate samo izbrati kot vzorec in slediti tem korakom:
- Izberite celico, katere obliko želite spremeniti.
- Odprite pogovorno okno »Oblikuj celice« in poiščite zavihek »Številka«.
- Nato se odpre kategorija “Vsi formati”, kjer najdemo vnosno polje “VRSTA”. Tam morate določiti kodo zapisa številke. Ko ga vnesete, kliknite »V redu«.
- Po teh korakih bo celica prikazala podatke o datumu in času v obliki po meri.
Uporaba funkcij z datumi in časi
Pri delu z datumi in časi lahko uporabnik uporablja več kot 20 različnih funkcij. In čeprav je morda ta količina za nekoga prevelika, jih je mogoče vse uporabiti za doseganje določenih ciljev.
Za dostop do vseh možnih funkcij morate iti v kategorijo »Datum in čas« v skupini »Knjižnica funkcij«. Upoštevali bomo le nekatere glavne funkcije, ki omogočajo pridobivanje različnih parametrov iz datumov in ur.
YEAR ()
Omogoča pridobitev leta, ki ustreza določenemu datumu. Kot že veste, je lahko ta vrednost med 1900 in 9999.
Celica 1 prikazuje datum v obliki DDDD DD.MM.LLLL hh:mm:ss. To je oblika, ki smo jo ustvarili prej. Vzemimo za primer formulo, ki določa, koliko let je minilo med dvema datumoma.
Hkrati pa se, če pogledamo natančneje, izkaže, da funkcija ni izračunala povsem pravilnega rezultata. Razlog je v tem, da v svojih izračunih uporablja samo datume.
MONTH ()
S to funkcijo lahko označite številko meseca, ki ustreza določenemu datumu. Vrne rezultat v razponu od 1 do 12. To število pa ustreza številu meseca.
DAN()
Podobno kot prejšnje funkcije tudi ta vrne številko dneva v določenem datumu. Rezultat izračuna je lahko od 1 do 31.
ČAS()
Kot že ime pove, ta funkcija vrne številko ure, ki sega od 0 do 23.
MINUT()
Funkcija, ki vrne število minut v določeni celici. Možne vrednosti, ki so vrnjene, so od 0 do 59.
SEKUND()
Ta funkcija vrne enake vrednosti kot prejšnja, le da vrne sekunde.
DAN()
S to funkcijo lahko ugotovite številko dneva v tednu, ki je uporabljen v tem datumu. Možne vrednosti so od 1 do 7, vendar ne pozabite, da se odštevanje začne od nedelje, ne ponedeljka, kot običajno.
Z uporabo drugega argumenta pa vam ta funkcija omogoča prilagajanje oblike. Če na primer posredujete vrednost 2 kot drugi parameter, lahko nastavite obliko tako, da številka 1 pomeni ponedeljek namesto nedelje. To je veliko bolj priročno za domače uporabnike.
Če v drugi argument zapišemo 2, bo v našem primeru funkcija vrnila vrednost 6, kar ustreza soboti.
DANES ()
Ta funkcija je zelo preprosta: za njeno delovanje niso potrebni nobeni argumenti. Vrne zaporedno številko datuma, ki je nastavljen v računalniku. Če se uporabi za celico, za katero je nastavljen splošni format, bo samodejno pretvorjen v format »Datum«.
TATA ()
Tudi ta funkcija ne zahteva nobenih argumentov. Deluje na enak način kot prejšnji, le z datumom in uro. Uporablja se, če je treba v celico vnesti trenutni datum in čas, ki sta nastavljena v računalniku. In tako kot v prejšnji funkciji, se pri uporabi te celice samodejno pretvori v obliko datuma in časa, pod pogojem, da je bila prej nastavljena oblika »Splošno«.
Tako prejšnja funkcija kot ta funkcija se samodejno spremenita ob vsakem ponovnem izračunu lista, kar omogoča prikaz najbolj posodobljenega časa in datuma.
Na primer, taka formula lahko določi trenutni čas.
=DANES()-DANES()
V tem primeru bo formula določila delček dneva v decimalni obliki. Res je, da boste morali za celico, v kateri je zapisana formula, uporabiti obliko časa, če želite prikazati točno čas in ne številke.
DATUM()
Ta funkcija ima tri argumente, od katerih je treba vnesti vsakega. Po izračunih ta funkcija vrne zaporedno številko datuma. Celica se samodejno pretvori v obliko »Datum«, če je prej imela obliko »Splošno«.
Argument dneva ali meseca je lahko pozitiven ali negativen. V prvem primeru se datum poveča, v drugem pa zmanjša.
V argumentih funkcije DATE lahko uporabite tudi matematične operacije. Ta formula na primer doda 1 leto, 5 mesecev in 17 dni datumu v celici A1.
In taka formula omogoča pretvorbo besedilnega niza v polnopravni delovni datum, ki se lahko uporablja v drugih funkcijah.
ČAS()
Tako kot funkcija DATUM(), ima ta funkcija tri zahtevane parametre – ure, minute in sekunde. Po uporabi se bo v nastali celici pojavilo decimalno število, sama celica pa bo oblikovana v formatu »Čas«, če je prej imela format »Splošno«.
Po svojem principu delovanja funkcija ČAS() и DATUM() veliko podobnih stvari. Zato se nima smisla osredotočati na to.
Pomembno je vedeti, da ta funkcija ne more vrniti časa, daljšega od 23:59:59. Če je rezultat večji od tega, se funkcija samodejno ponastavi na nič.
funkcije DATUM() и ČAS() se lahko uporabljajo skupaj.
Na tem posnetku zaslona ima celica D1, ki je uporabljala obe funkciji, obliko datuma in časa.
Funkcije za izračun datuma in časa
Skupaj obstajajo 4 funkcije, ki vam omogočajo izvajanje matematičnih operacij z datumom in uro.
DATAMES()
S to funkcijo lahko ugotovite zaporedno številko datuma, ki je za znanim številom mesecev (ali pred danim). Ta funkcija sprejme dva argumenta: začetni datum in število mesecev. Drugi argument je lahko pozitiven ali negativen. Če želite izračunati prihodnji datum, morate določiti prvo možnost, če želite izračunati prejšnjega, pa drugo.
EOMESEC()
Ta funkcija omogoča določanje redne številke zadnjega dne v mesecu, ki je za določenim datumom ali pred njim. Ima enake argumente kot prejšnji.
DELOVNIK()
Enako kot funkcija DATAMES(), nastopi samo zamik ali predujem za določeno število delovnih dni. Sintaksa je podobna.
Vse te tri funkcije vrnejo število. Če želite videti datum, morate pretvoriti celico v ustrezno obliko.
POČISTI()
Ta preprosta funkcija določa število delovnih dni med datumom 1 in datumom 2.