Delo s tabelami v Excelu

Mnogi menijo, da je Excel program za preglednice. Zato se lahko vprašanje, kako ustvariti in delati s tabelami, na prvi pogled zdi čudno. Toda malo ljudi ve, kaj je glavna razlika med Excelom in preglednicami. Poleg tega ta komponenta paketa Microsoft Office ni vedno interakcija s preglednicami. Poleg tega je glavna naloga Excela obdelava informacij, ki jih je mogoče predstaviti v različnih oblikah. Tudi v obliki tabele.

Lahko pa pride do situacije, ko je treba za tabelo izbrati ločen obseg in ga ustrezno oblikovati. Na splošno obstaja ogromno možnosti za uporabo tabel, zato jih poglejmo podrobneje.

Koncept pametnih tabel

Še vedno obstaja razlika med Excelovim listom in pametno preglednico. Prvi je preprosto območje, ki vsebuje določeno število celic. Nekateri od njih so lahko napolnjeni z določenimi informacijami, drugi pa so prazni. Toda s tehničnega vidika med njima ni bistvene razlike.

Toda Excelova preglednica je bistveno drugačen koncept. Ni omejen na nabor podatkov, ima svoje lastnosti, ime, določeno strukturo in ogromno prednosti.

Zato lahko za Excelovo tabelo izberete ločeno ime – »Pametna tabela« ali Pametna tabela.

Ustvarite pametno mizo

Recimo, da smo ustvarili obseg podatkov s podatki o prodaji.

To še ni miza. Če želite vanj spremeniti obseg, ga morate izbrati in poiskati zavihek »Vstavi« in tam poiskati gumb »Tabela« v bloku z istim imenom.

Pojavilo se bo majhno okno. V njem lahko prilagodite nabor celic, ki jih želite spremeniti v tabelo. Poleg tega morate določiti, da prva vrstica vsebuje naslove stolpcev. Uporabite lahko tudi bližnjico na tipkovnici Ctrl + T, da odprete isto pogovorno okno.

Načeloma v večini primerov ni treba ničesar spreminjati. Ko je dejanje potrjeno s pritiskom na gumb "V redu", bo prej izbrani obseg takoj postal tabela.

Preden neposredno nastavite njegove lastnosti, morate razumeti, kako sam program vidi tabelo. Po tem bo marsikaj jasno.

Razumevanje strukture Excelove tabele

Vse tabele imajo določeno ime, prikazano na posebnem zavihku Oblikovanje. Prikaže se takoj po izbiri katere koli celice. Privzeto je ime v obliki »Tabela 1« ali »Tabela 2« oz.

Če morate imeti več tabel v enem dokumentu, je priporočljivo, da jim daste taka imena, da boste pozneje razumeli, katere informacije so kje. V prihodnosti bo interakcija z njimi postala veliko lažja, tako za vas kot za ljudi, ki si ogledujejo vaš dokument.

Poleg tega lahko imenovane tabele uporabite v Power Queryju ali številnih drugih dodatkih.

Poimenujmo našo tabelo »Poročilo«. Ime je vidno v oknu, imenovanem upravitelj imen. Če ga želite odpreti, morate iti po naslednji poti: Formule – Definirana imena – Upravitelj imen.

Možen je tudi ročni vnos formule, kjer je vidno tudi ime tabele.

Toda najbolj zabavno je, da lahko Excel hkrati vidi tabelo v več razdelkih: v celoti, pa tudi v posameznih stolpcih, naslovih, vsotah. Potem bodo povezave videti takole.

Na splošno so takšne konstrukcije podane le zaradi natančnejše orientacije. Vendar si jih ni treba zapomniti. Samodejno so prikazani v opisih orodij, ki se prikažejo, ko izberete Tabela in kako se odprejo oglati oklepaji. Če jih želite vstaviti, morate najprej omogočiti angleško postavitev.

Želeno možnost najdete s tipko Tab. Ne pozabite zapreti vseh oklepajev, ki so v formuli. Kvadrati tukaj niso izjema. 

Če želite sešteti vsebino celotnega stolpca s prodajo, morate napisati naslednjo formulo:

= SUM (D2: D8)

Po tem se samodejno spremeni v =SUM(Poročilo[Prodaja]). Preprosto povedano, povezava bo vodila do določenega stolpca. Priročno, se strinjate?

Tako bo vsak grafikon, formula, razpon, kjer bo uporabljena pametna tabela za prevzem podatkov, samodejno uporabljal posodobljene informacije.

Zdaj pa se podrobneje pogovorimo o tem, katere tabele imajo lahko lastnosti.

Excelove tabele: Lastnosti

Vsaka ustvarjena tabela ima lahko več naslovov stolpcev. Prva vrstica obsega nato služi kot vir podatkov.

Poleg tega, če je velikost tabele prevelika, se pri premikanju navzdol namesto črk, ki označujejo ustrezne stolpce, prikažejo imena stolpcev. To bo všeč uporabniku, saj območij ne bo treba popravljati ročno.

Vključuje tudi samodejni filter. Če pa ga ne potrebujete, ga lahko vedno izklopite v nastavitvah.

Prav tako so vse vrednosti, ki so zapisane takoj pod zadnjo celico stolpca tabele, same priložene. Zato jih je mogoče najti neposredno v katerem koli objektu, ki pri svojem delu uporablja podatke iz prvega stolpca tabele.

Hkrati se nove celice oblikujejo za oblikovanje tabele in vse formule, specifične za ta stolpec, se samodejno zapišejo vanje. Preprosto povedano, če želite povečati velikost tabele in jo razširiti, samo vnesite pravilne podatke. Vse ostalo bo dodal program. Enako velja za nove stolpce.

Če je formula vnesena v vsaj eno celico, se samodejno razširi na celoten stolpec. To pomeni, da vam ni treba ročno izpolniti celic, vse se bo zgodilo samodejno, kot je prikazano na tem animiranem posnetku zaslona.

Vse te lastnosti so dobre. Toda mizo lahko prilagodite sami in razširite njeno funkcionalnost.

Postavitev mize

Najprej morate odpreti zavihek »Oblikovalnik«, kjer se nahajajo parametri tabele. Lahko jih prilagodite tako, da dodate ali počistite določena potrditvena polja v skupini »Možnosti sloga tabele«.

Na voljo so naslednje možnosti:

1. Dodajte ali odstranite naslovno vrstico.
2. Dodajte ali odstranite vrstico s skupnimi vrednostmi.
3. Naredite vrstice izmenično.
4. Skrajne stolpce označite s krepkim tiskom.
5. Omogoči ali onemogoči polnila črtastih črt.
6. Onemogoči samodejni filter.

Nastavite lahko tudi drugačno obliko. To lahko storite z možnostmi v skupini Slogi tabele. Na začetku se oblika razlikuje od zgornje, vendar lahko v tem primeru vedno prilagodite želeni videz.

Najdete lahko tudi skupino »Orodja«, kjer lahko ustvarite vrtilno tabelo, izbrišete kopije in pretvorite tabelo v standardni obseg.

Toda najbolj zabavna funkcija je ustvarjanje rezin.

Rezina je vrsta filtra, ki je prikazan v ločenem grafičnem elementu. Če ga želite vstaviti, morate klikniti istoimenski gumb »Insert Slicer« in nato izbrati stolpce, ki jih želite zapustiti.

To je to, zdaj se prikaže plošča, ki navaja vse edinstvene vrednosti v celicah tega stolpca.

Če želite filtrirati tabelo, morate izbrati kategorijo, ki je trenutno najbolj zanimiva.

Z rezalnikom lahko izberete več kategorij. Če želite to narediti, morate pred začetkom izbire pritisniti tipko Ctrl ali klikniti na gumb v zgornjem desnem kotu levo od odstranitve filtra.

Za nastavitev parametrov neposredno na traku lahko uporabite zavihek z istim imenom. Z njegovo pomočjo je mogoče urejati različne lastnosti rezine: videz, velikost gumba, količino itd.

Ključne omejitve pametnih tabel

Kljub temu, da imajo Excelove preglednice številne prednosti, se bo uporabnik vseeno moral sprijazniti z nekaterimi slabostmi:

1. Pogledi ne delujejo. Preprosto povedano, določenih parametrov lista si ni mogoče zapomniti.
2. Knjige ne morete deliti z drugo osebo.
3. Vmesnih seštevkov ni mogoče vstaviti.
4. Ne morete uporabljati matričnih formul.
5. Celic ni mogoče združiti. Vendar tega ni priporočljivo storiti.

Vendar je prednosti veliko več kot slabosti, zato te slabosti ne bodo zelo opazne.

Primeri pametnih tabel

Zdaj je čas, da se pogovorimo o situacijah, v katerih so potrebne pametne Excelove preglednice in o tem, katera dejanja je mogoče izvesti, ki niso mogoča s standardnim obsegom.

Recimo, da imamo tabelo, ki prikazuje denarne prejemke od nakupa majic. V prvem stolpcu so imena članov skupine, v drugih pa koliko majic je bilo prodanih in katere velikosti so. Uporabimo to tabelo kot primer, da vidimo, katera možna dejanja je mogoče izvesti, kar je v primeru rednega obsega nemogoče.

Če povzamemo funkcionalnost Excela

Na zgornjem posnetku zaslona si lahko ogledate našo tabelo. Najprej povzamemo vse velikosti majic posebej. Če za dosego tega cilja uporabljate obseg podatkov, boste morali ročno vnesti vse formule. Če ustvarite tabelo, potem tega obremenjujočega bremena ne bo več. Dovolj je, da vključite eno postavko, nato pa se vrstica s seštevki ustvari sama.

Nato z desno miškino tipko kliknite katero koli mesto. Prikaže se pojavni meni z elementom »Tabela«. Ima možnost "skupna vrstica", ki jo morate omogočiti. Dodamo ga lahko tudi preko konstruktorja.

Poleg tega se na dnu tabele pojavi vrstica s skupnimi vrednostmi. Če odprete spustni meni, lahko vidite naslednje nastavitve:

1. Povprečna.
2. Znesek.
3. največ.
4. odstopanje odmika.

In veliko več. Za dostop do funkcij, ki niso vključene na zgornji seznam, morate klikniti postavko »Druge funkcije«. Tukaj je priročno, da se obseg samodejno določi. Izbrali smo funkcijo SUM, saj v našem primeru moramo vedeti, koliko majic je bilo skupaj prodanih.

Samodejno vstavljanje formul

Excel je res pameten program. Uporabnik morda niti ne ve, da skuša predvideti njegova naslednja dejanja. Na koncu tabele smo dodali stolpec za analizo prodajnih rezultatov za vsakega od kupcev. Po vstavitvi formule v prvo vrstico se ta takoj kopira v vse druge celice, nato pa se celoten stolpec napolni z vrednostmi, ki jih potrebujemo. Udobno?

funkcija razvrščanja

Veliko ljudi uporablja kontekstni meni za uporabo te ali one funkcije. Obstajajo skoraj vsa dejanja, ki jih je v večini primerov treba izvesti. Če uporabljate pametne tabele, se funkcionalnost še bolj razširi.

Preveriti moramo na primer, kdo je že nakazal predplačilo. Če želite to narediti, morate podatke razvrstiti po prvem stolpcu. Oblikujmo besedilo tako, da bo mogoče razumeti, kdo je že izvedel plačilo, kdo ni in kdo za to ni predložil potrebnih dokumentov. Prvi bo označen z zeleno, drugi z rdečo in tretji z modro barvo. In predpostavimo, da smo pred nalogo, da jih združimo. 

Poleg tega lahko Excel naredi vse namesto vas. 

Najprej morate klikniti spustni meni, ki se nahaja v bližini naslova stolpca »Ime«, kliknite element »Razvrsti po barvi« in izberite rdečo barvo pisave.

Vse, zdaj so jasno predstavljeni podatki o tem, kdo je izvedel plačilo. 

Filtracija

Možno je tudi prilagoditi prikaz in skrivanje določenih podatkov tabele. Na primer, če želite prikazati samo tiste ljudi, ki niso plačali, lahko filtrirate podatke po tej barvi. Možno je tudi filtriranje po drugih parametrih.

Sklepi

Tako vam bodo pametne preglednice v Excelu služile kot odlični pomočniki pri reševanju kakršnih koli težav, s katerimi se pač morate soočiti.