Delo s celicami v Excelu

Ogromno uporabnikov Excela dela isto napako. Zamenjujejo dve bistveno različni vrsti operacij: znotraj celice in za njo. Je pa razlika med njima ogromna.

Dejstvo je, da je vsaka celica polnovreden element, ki je vnosno polje z veliko možnostmi. Tam se vnesejo formule, številke, besedilo, logični operaterji itd. Samo besedilo je mogoče oblikovati: spremeniti njegovo velikost in slog ter lokacijo v celici.

Na tej sliki lahko na primer vidite, da je besedilo znotraj celice rdeče in krepko.

V tem primeru je pomembno biti pozoren na dejstvo, da je celica, prikazana na sliki, trenutno v načinu urejanja vsebine. Če želite razumeti, v kakšnem stanju je celica v vašem primeru, lahko uporabite besedilni kazalec znotraj. Tudi če ni vidna, je celica morda v načinu urejanja. To lahko razumete po prisotnosti aktivnih gumbov za potrditev in preklic vnosa. 

Pomembna značilnost tega načina je, da je nemogoče izvesti vse možne operacije s celico v njem. Če pogledate orodno vrstico traku, boste videli, da večina gumbov ni aktivnih. Tu se izraža glavna napaka. Toda pogovorimo se o vsem po vrsti, začenši s samimi osnovami, nato pa bomo povečali stopnjo kompleksnosti, tako da se lahko vsak nauči nekaj uporabnega.

Osnovni pojmi

Torej, glavni element tabele je celica. Nahaja se na presečišču stolpca in vrstice, zato ima svoj naslov, ki ga lahko uporabimo v formulah, da pokažemo nanj, pridobimo določene podatke ipd. 

Na primer, celica B3 ima naslednje koordinate: vrstica 3, stolpec 2. Vidite jo v zgornjem levem kotu, neposredno pod navigacijskim menijem. 

Drugi pomemben koncept je delovni zvezek. To je dokument, ki ga odpre uporabnik in vsebuje seznam listov, ki so sestavljeni iz celic. Vsak nov dokument na začetku ne vsebuje nobenih informacij, v ustreznem polju vina pa naslov trenutno izbrane celice.

Prikazana so tudi imena stolpcev in vrstic. Ko je ena od celic izbrana, bodo ustrezni elementi v koordinatni vrstici označeni oranžno.

Za vnos informacij je potrebno, kot smo že razumeli zgoraj, preklopiti v način urejanja. Ustrezno celico morate izbrati z levim klikom nanjo in nato le vnesti podatke. Med različnimi celicami se lahko pomikate tudi s tipkovnico s puščičnimi gumbi.

Osnovne celične operacije

Izberite celice v enem obsegu

Združevanje informacij v Excelu se izvaja v skladu s posebnim obsegom. V tem primeru je izbranih več celic hkrati, pa tudi vrstic oziroma stolpcev. Če jih izberete, se prikaže celotno območje, naslovna vrstica pa nudi povzetek vseh izbranih celic.

Spajanje celic

Ko so celice izbrane, jih je zdaj mogoče združiti. Preden to storite, je priporočljivo kopirati izbrani obseg s kombinacijo tipk Ctrl + C in ga premakniti na drugo mesto s tipkama Ctrl + V. Tako lahko shranite varnostno kopijo svojih podatkov. To je treba storiti, ker se pri združitvi celic izbrišejo vse informacije v njih. In če ga želite obnoviti, morate imeti njegovo kopijo.

Nato morate klikniti gumb, prikazan na posnetku zaslona. Obstaja več načinov za spajanje celic. Izbrati morate tisto, ki najbolj ustreza situaciji.

Iskanje želenega gumba. V navigacijskem meniju na zavihku »Domov« poiščite gumb, ki je bil označen na prejšnjem posnetku zaslona, ​​in prikažite spustni seznam. Izbrali smo Merge and Center. Če ta gumb ni aktiven, morate zapustiti način urejanja. To lahko storite s pritiskom na tipko Enter. 

Če morate prilagoditi položaj besedila v nastali veliki celici, lahko to storite z uporabo lastnosti poravnave na zavihku Domov.

Cepljenje celic

To je dokaj preprost postopek, ki nekoliko ponavlja prejšnji odstavek:

1. Izbira celice, ki je bila predhodno ustvarjena z združitvijo več drugih celic. Ločevanje drugih ni možno. 
2. Ko je združeni blok izbran, zasveti tipka za združevanje. Po kliku nanjo bodo vse celice ločene. Vsak od njih bo prejel svoj naslov. Vrstice in stolpci bodo samodejno preračunani. 

Iskanje celic

Ko morate delati z velikimi količinami podatkov, je zelo enostavno spregledati pomembne informacije. Če želite rešiti to težavo, lahko uporabite iskanje. Poleg tega lahko iščete ne le besede, ampak tudi formule, kombinirane bloke in karkoli želite. Če želite to narediti, morate izvesti naslednje korake:

1. Prepričajte se, da je zavihek Domov odprt. Obstaja območje »Urejanje«, kjer najdete tipko »Najdi in izberi«.
2. Po tem se odpre pogovorno okno z vnosnim poljem, v katerega lahko vnesete želeno vrednost. Obstaja tudi možnost določitve dodatnih parametrov. Na primer, če želite najti združene celice, morate klikniti »Možnosti« – »Oblika« – »Poravnava« in potrditi polje poleg iskanja združenih celic.
3. Potrebne informacije bodo prikazane v posebnem oknu.

Obstaja tudi funkcija »Najdi vse« za iskanje vseh združenih celic.

Delo z vsebino Excelovih celic

Tukaj si bomo ogledali nekatere funkcije, ki vam omogočajo delo z vnosnim besedilom, funkcijami ali številkami, kako izvajati operacije kopiranja, premikanja in reprodukcije. Oglejmo si vsakega od njih po vrsti.

1. Vnos. Tukaj je vse preprosto. Izbrati morate želeno celico in šele začeti pisati.
2. Odstranjevanje informacij. Če želite to narediti, lahko uporabite tako tipko Delete kot vračalko. Uporabite lahko tudi tipko za brisanje na plošči za urejanje.
3. Kopirati. Zelo priročno je, da to izvedete z vročimi tipkami Ctrl + C in prilepite kopirane podatke na želeno mesto s kombinacijo Ctrl + V. Na ta način je mogoče izvesti hitro razmnoževanje podatkov. Uporablja se lahko ne le v Excelu, ampak tudi v skoraj vseh programih, ki poganjajo Windows. Če je bilo izvedeno nepravilno dejanje (na primer vstavljen je bil napačen del besedila), se lahko vrnete nazaj s pritiskom na kombinacijo Ctrl + Z.
4. Izrezovanje. Izvede se s kombinacijo Ctrl + X, nato pa morate podatke vstaviti na pravo mesto z istimi vročimi tipkami Ctrl + V. Razlika med rezanjem in kopiranjem je v tem, da se pri slednjem podatki shranijo v prvem mestu, odrezan delček pa ostane samo na mestu, kjer je bil vstavljen. 
5. Oblikovanje. Celice se lahko spreminjajo tako zunaj kot znotraj. Dostop do vseh potrebnih parametrov lahko dobite z desnim klikom na želeno celico. Prikaže se kontekstni meni z vsemi nastavitvami.

Aritmetične operacije

Excel je predvsem funkcionalni kalkulator, ki vam omogoča izvajanje večnivojskih izračunov. To je še posebej uporabno za računovodstvo. Ta program vam omogoča izvajanje vseh možnih in nepredstavljivih operacij s številkami. Zato morate razumeti, kako delujejo različne funkcije in znaki, ki jih je mogoče zapisati v celico.

Najprej morate razumeti zapis, ki označuje določeno aritmetično operacijo:

1. + – dodatek.
2. – – odštevanje.
3. * – množenje.
4. / – delitev.
5. ^ – potenciranje.
6. % je odstotek. 

Začnite vnašati formulo v celico z znakom enačaja. na primer 

= 7 + 6

Ko pritisnete gumb “ENTER”, se podatki samodejno izračunajo in rezultat se prikaže v celici. Če se kot rezultat izračuna izkaže, da je za decimalno vejico ogromno število števk, lahko zmanjšate bitno globino s posebnim gumbom na zavihku »Domov« v razdelku »Številka«.

Uporaba formul v Excelu

Če je treba sestaviti končno bilanco, samo seštevanje ni dovolj. Navsezadnje je sestavljen iz ogromne količine podatkov. Zaradi tega so bile razvite tehnologije, ki omogočajo izdelavo tabele v le nekaj klikih.

Da bo bolj jasno, ustvarimo tako preprosto tabelo s podatki, kjer morate izračunati več vrednosti hkrati.

Če želite dobiti končni rezultat, preprosto seštejte vrednosti za vsako postavko za prva dva tedna. To je enostavno, saj lahko tudi ročno vnesete majhno količino podatkov. Ampak kaj, tudi roke za prejem zneska? Kaj je treba storiti za sistematizacijo razpoložljivih informacij?

Če v celici uporabite formulo, lahko izvedete tudi najbolj zapletene izračune in svoj dokument programirate tako, da naredi, kar želite.

Poleg tega lahko formulo izberete neposredno iz menija, ki ga prikličete s pritiskom na gumb fx. V pogovornem oknu smo izbrali funkcijo SUM. Za potrditev dejanja morate pritisniti gumb "Enter". Preden dejansko uporabite funkcije, je priporočljivo malo vaditi v peskovniku. To pomeni, ustvarite testni dokument, kjer lahko malo razdelate različne formule in vidite, kako delujejo. 

Napake pri vnosu formule v celico

Zaradi vnosa formule se lahko pojavijo različne napake:

1. ##### – Ta napaka se vrže, če se pri vnosu datuma ali časa dobi vrednost pod ničlo. Lahko se prikaže tudi, če v celici ni dovolj prostora za vse podatke. 
2. #N/A – ta napaka se pojavi, če podatkov ni mogoče določiti, pa tudi če je kršen vrstni red vnosa argumentov funkcije.
3. #POVEZAVA! V tem primeru Excel sporoči, da je bil podan neveljaven naslov stolpca ali vrstice. 
4. #PRAZNO! Če je bila aritmetična funkcija zgrajena nepravilno, se prikaže napaka.
5. #ŠTEVILKA! Če je število pretirano majhno ali veliko.
6. #VREDNOST! Označuje, da se uporablja nepodprta vrsta podatkov. To se lahko zgodi, če ena celica, ki se uporablja za formulo, vsebuje besedilo, druga pa številke. V tem primeru se podatkovni tipi med seboj ne ujemajo in Excel začne zmerjati.
7. #DIV/0! – nezmožnost deljenja z ničlo.
8. #IME? – imena funkcije ni mogoče prepoznati. Na primer, prišlo je do napake.

Bližnjice

Bližnjice olajšajo življenje, še posebej, če morate pogosto ponavljati isto vrsto dejanj. Najbolj priljubljene bližnjične tipke so naslednje:

1. CTRL + puščica na tipkovnici – izberite vse celice, ki so v ustrezni vrstici ali stolpcu.
2. CTRL + SHIFT + “+” – vstavite čas, ki je trenutno na uri.
3. CTRL + ; – vstavite trenutni datum s funkcijo samodejnega filtriranja v skladu s pravili Excela.
4. CTRL + A – izberite vse celice.

Nastavitve videza celice

Pravilno izbrana zasnova celice vam omogoča, da postane bolj privlačna, obseg pa enostavno berljiv. Obstaja več možnosti videza celice, ki jih lahko prilagodite.

Meje

Obseg funkcij preglednice vključuje tudi nastavitve robov. To storite tako, da kliknete celice, ki vas zanimajo, in odprete zavihek »Domov«, kjer kliknete puščico, ki se nahaja desno od gumba »Meje«. Po tem se prikaže meni, v katerem lahko nastavite potrebne lastnosti obrobe.

Meje se lahko narišejo. Če želite to narediti, morate poiskati element »Nariši meje«, ki se nahaja v tem pojavnem meniju.

Barva polnila

Najprej morate izbrati tiste celice, ki jih je treba napolniti z določeno barvo. Po tem na zavihku »Domov« poiščite puščico, ki se nahaja desno od elementa »Barva polnila«. Prikaže se pojavni meni s seznamom barv. Preprosto izberite želeni odtenek in celica se bo samodejno zapolnila.

Life hack: če premaknete miškin kazalec nad različne barve, lahko vidite, kakšen bo videz celice, ko jo napolnite z določeno barvo.

Slogi celic

Slogi celic so že pripravljene možnosti oblikovanja, ki jih je mogoče dodati v nekaj klikih. Meni najdete na zavihku »Domov« v razdelku »slogi celic«.