Primerjava 2 datotek v Excelu za razlike

Vsak uporabnik lahko naleti na situacijo, ko mora primerjati dve tabeli. No, v skrajnem primeru mora vsak primerjati dva stolpca. Da, seveda je delo z datotekami Excel zelo priročno in udobno. Oprostite, to ni primerjava. Seveda je možno vizualno razvrščanje majhne tabele, ko pa število celic preide na tisoče, morate uporabiti dodatna analitična orodja.

Žal se še ni odprla čarobna palica, ki bi omogočala samodejno primerjavo vseh informacij med seboj z enim klikom. Zato morate delati, namreč zbrati podatke, določiti potrebne formule in izvesti druga dejanja, ki vam omogočajo vsaj malo avtomatizacijo primerjav.

Takih dejanj je veliko. Poglejmo jih nekaj.

Kakšen je namen primerjave Excelovih datotek?

Razlogov za primerjavo več Excelovih datotek je lahko ogromno. Prej ali slej se vsak uporabnik sooči s takšno potrebo in nima takšnih vprašanj. Morda boste želeli na primer primerjati podatke iz dveh poročil za različna četrtletja, da vidite, ali so se finančni rezultati zvišali ali znižali.

Druga možnost je, da mora učitelj videti, kateri študenti so bili vrženi z univerze, tako da primerja sestavo študentske skupine lani in letos.

Takih situacij je lahko ogromno. A pojdimo k praksi, saj je tema precej kompleksna.

Vsi načini primerjave dveh tabel v Excelu

Čeprav je tema zapletena, je lahka. Da, ne bodite presenečeni. Kompleksno je, ker je sestavljeno iz številnih delov. Toda te dele je enostavno razumeti in izvesti. Poglejmo, kako lahko primerjate dve Excelovi preglednici neposredno v praksi.

Formula enakosti in False-True Test

Začnimo seveda z najpreprostejšo metodo. Ta metoda primerjave dokumentov je možna in v precej širokem obsegu. Primerjate lahko ne le besedilne vrednosti, ampak tudi številske. In vzemimo kratek primer. Recimo, da imamo dva obsega s celicami zapisa številk. Če želite to narediti, preprosto napišite formulo enakosti =C2=E2. Če se izkaže, da sta enaka, bo v celici zapisano »TRUE«. Če se razlikujejo, potem FALSE. Po tem morate to formulo prenesti v celoten obseg z oznako za samodokončanje.

Zdaj je razlika vidna s prostim očesom.

Označevanje različnih vrednosti

Vrednosti, ki se med seboj razlikujejo, lahko tudi označite s posebno barvo. Tudi to je precej preprosta naloga. Če je dovolj, da najdete razlike med dvema obsegoma vrednosti ali celotnimi tabelami, morate iti na zavihek »Domov« in tam izbrati element »Najdi in označi«. Preden ga kliknete, ne pozabite označiti niza celic, v katerih so shranjene informacije za primerjavo. 

V meniju, ki se prikaže, kliknite na meni »Izberi skupino celic ...«. Nato se odpre okno, v katerem moramo kot kriterij izbrati razlike po linijah.

Primerjava dveh tabel s pogojnim oblikovanjem

Pogojno oblikovanje je zelo priročna in, kar je pomembno, funkcionalna metoda, ki vam omogoča, da izberete barvo, ki bo poudarila drugo ali isto vrednost. To možnost najdete na zavihku Domov. Tam najdete gumb z ustreznim imenom in na seznamu, ki se prikaže, izberite »Upravljanje pravil«. Prikaže se upravitelj pravil, v katerem moramo izbrati meni »Ustvari pravilo«.

Nato moramo s seznama kriterijev izbrati tistega, kjer piše, da moramo s formulo določiti celice, ki bodo oblikovane na poseben način. V opisu pravila morate navesti formulo. V našem primeru je to =$C2<>$E2, nato pa svoja dejanja potrdimo s pritiskom na gumb »Oblika«. Nato nastavimo videz celice in skozi posebno mini okence z vzorcem vidimo, ali nam je všeč. 

Če vse ustreza, kliknite gumb »V redu« in potrdite dejanja.

V upravitelju pravil pogojnega oblikovanja lahko uporabnik najde vsa pravila oblikovanja, ki veljajo v tem dokumentu. 

Funkcija COUNTIF + pravila primerjave tabel

Vse metode, ki smo jih opisali prej, so primerne za tiste formate, katerih format je enak. Če tabele niso bile predhodno urejene, je najboljša metoda primerjava dveh tabel s funkcijo COUNTIF in pravila. 

Predstavljajmo si, da imamo dva obsega z nekoliko različnimi informacijami. Soočeni smo z nalogo, da jih primerjamo in razumemo, katera vrednost je drugačna. Najprej ga morate izbrati v prvem obsegu in pojdite na zavihek »Domov«. Tam najdemo prej znani element »Pogojno oblikovanje«. Ustvarimo pravilo in nastavimo pravilo za uporabo formule. 

V tem primeru je formula taka, kot je prikazano na tem posnetku zaslona.

Po tem nastavimo obliko, kot je opisano zgoraj. Ta funkcija razčleni vrednost v celici C1 in pogleda obseg, določen v formuli. Ustreza drugemu stolpcu. To pravilo moramo vzeti in ga kopirati na celotno območje. Hura, vse celice z neponavljajočimi se vrednostmi so označene.

Funkcija VLOOKUP za primerjavo dveh tabel

Pri tej metodi bomo upoštevali funkcijo VPR, ki preveri, ali obstajajo ujemanja v dveh tabelah. Če želite to narediti, morate vnesti formulo, prikazano na spodnji sliki, in jo prenesti na celotno območje, ki se uporablja za primerjavo.

Ta funkcija ponovi vsako vrednost in preveri, ali obstajajo dvojniki iz prvega stolpca v drugega. No, po izvedbi vseh operacij se ta vrednost zapiše v celico. Če je ni, potem dobimo napako #N/A, kar je povsem dovolj, da samodejno razumemo, katera vrednost se ne ujema.

Funkcija IF

Logična funkcija ČE – to je še en dober način za primerjavo dveh razponov. Glavna značilnost te metode je, da lahko uporabite samo del matrike, ki jo primerjate, in ne celotne tabele. To prihrani sredstva tako za računalnik kot za uporabnika.

Vzemimo majhen primer. Imamo dva stolpca – A in B. Nekatere informacije v njih moramo primerjati med seboj. Za to moramo pripraviti še en servisni stolpec C, v katerem je zapisana naslednja formula.

Uporaba formule, ki uporablja funkcije IF, NAPAKA и BOLJ IZPOSTAVLJENO lahko ponovite vse želene elemente stolpca A in nato v stolpcu B. Če je bil najden v stolpcih B in A, se vrne v ustrezno celico.

VBA makro

Makro je najbolj zapletena, a tudi najnaprednejša metoda primerjave dveh tabel. nekatere primerjalne možnosti na splošno niso mogoče brez skriptov VBA. Omogočajo avtomatizacijo postopka in prihranek časa. Vse potrebne operacije za pripravo podatkov, če so enkrat programirane, se bodo izvajale še naprej.

Na podlagi problema, ki ga je treba rešiti, lahko napišete kateri koli program, ki primerja podatke brez posredovanja uporabnika.

Kako primerjati datoteke v Excelu

Če si je uporabnik zadal nalogo (dobro, ali pa jo je dobil), da primerja dve datoteki, potem je to mogoče storiti z dvema metodama hkrati. Prvi je uporaba posebne funkcije. Za izvedbo te metode sledite navodilom:

1. Odprite datoteke, ki jih želite primerjati.
2. Odprite zavihek "Pogled" - "Okno" - "Pogled drug ob drugem".

Po tem se bosta odprli dve datoteki v enem Excelovem dokumentu.

Enako je mogoče storiti z običajnimi orodji Windows. Najprej morate odpreti dve datoteki v različnih oknih. Nato vzemite eno okno in ga povlecite na čisto levo stran zaslona. Po tem odprite drugo okno in ga povlecite na čisto desno stran. Po tem bosta dve okni drug ob drugem. 

Pogojno oblikovanje za primerjavo 2 excel datotek

Zelo pogosto primerjava dokumentov pomeni, da jih prikažemo enega poleg drugega. Toda v nekaterih primerih je mogoče ta postopek avtomatizirati s pogojnim oblikovanjem. Z njim lahko preverite, ali obstajajo razlike med listi. To vam omogoča, da prihranite čas, ki ga lahko uporabite za druge namene.

Najprej moramo primerjane liste prenesti v en dokument. 

Če želite to narediti, morate z desno tipko miške klikniti ustrezen list in nato v pojavnem meniju klikniti gumb »Premakni ali kopiraj«. Nato se prikaže pogovorno okno, v katerem lahko uporabnik izbere dokument, v katerega naj ta list vstavi.

Nato morate izbrati vse želene celice, da prikažete vse razlike. To najlažje storite tako, da kliknete zgornjo levo celico in nato pritisnete kombinacijo tipk Ctrl + Shift + End.

Po tem pojdite v okno pogojnega oblikovanja in ustvarite novo pravilo. Kot merilo uporabimo formulo, ki je primerna v posameznem primeru, nato pa nastavimo obliko.

Pozor: naslove celic je treba navesti tiste, ki so na drugem listu. To lahko storite prek menija za vnos formule.

Primerjava podatkov v Excelu na različnih listih

Recimo, da imamo seznam zaposlenih, na katerem so navedene tudi njihove plače. Ta seznam se posodablja vsak mesec. Ta seznam se kopira na nov list.

Recimo, da moramo primerjati plače. V tem primeru lahko kot podatke uporabite tabele z različnih listov. Za poudarjanje razlik bomo uporabili pogojno oblikovanje. Vse je preprosto.

S pogojnim oblikovanjem lahko naredite učinkovite primerjave, tudi če so imena zaposlenih v drugačnem vrstnem redu.

Kako primerjati 2 lista v Excelovi preglednici

Primerjava informacij na dveh listih se izvede s funkcijo BOLJ IZPOSTAVLJENO. Kot prvi parameter je par vrednosti, ki jih morate iskati na listu, ki je odgovoren za naslednji mesec. Preprosto povedano, marec. Ogledani obseg lahko označimo kot zbirko celic, ki so del imenovanih obsegov, združenih v pare.

Tako lahko nize primerjate po dveh kriterijih – priimku in plači. No, ali katero koli drugo, ki ga določi uporabnik. Za vsa ujemanja, ki jih je bilo mogoče najti, je v celico, v katero je vpisana formula, zapisana številka. Za Excel bo ta vrednost vedno resnična. Zato, da bi bilo oblikovanje uporabljeno za tiste celice, ki so bile drugačne, morate to vrednost zamenjati z LAŽI, z uporabo funkcije =NE().

Orodje za primerjavo preglednic

Excel ima posebno orodje, ki omogoča primerjavo preglednic in samodejno označevanje sprememb. 

Pomembno je poudariti, da je to orodje na voljo samo uporabnikom, ki so kupili pisarniške pakete Professional Plus.

Odprete ga lahko neposredno na zavihku »Domov«, tako da izberete element »Primerjaj datoteke«.

Po tem se prikaže pogovorno okno, v katerem morate izbrati drugo različico knjige. Vnesete lahko tudi internetni naslov, kjer se ta knjiga nahaja.

Ko izberemo dve različici dokumenta, moramo svoja dejanja potrditi s tipko OK.

V nekaterih primerih se lahko ustvari napaka. Če se prikaže, lahko pomeni, da je datoteka zaščitena z geslom. Ko kliknete V redu, boste pozvani, da ga vnesete. 

Orodje za primerjavo je videti kot dve Excelovi preglednici ena poleg druge v istem oknu. Odvisno od tega, ali so bile informacije dodane, odstranjene ali pa je prišlo do spremembe formule (kot tudi drugih vrst dejanj), so spremembe označene z različnimi barvami. 

Kako interpretirati rezultate primerjave

Zelo preprosto je: različne vrste razlik so označene z različnimi barvami. Oblikovanje se lahko razširi na polnilo celice in samo besedilo. Torej, če so bili podatki vneseni v celico, je polnilo zeleno. Če kaj postane nejasno, ima storitev sama simbole, ki prikazujejo, katera vrsta spremembe je označena s kakšno barvo.