Pretvorite CSV v Excel kot tabelo

Vsebina baz podatkov je običajno ekstrahirana kot datoteka .csv. Vendar je to samo besedilna datoteka, ki ni zelo berljiva. Če želite delati z vsebino baze podatkov, jo morate predstaviti v drugačni obliki - pogosto so Excelovi listi najprimernejši. O tem, kakšne metode obstajajo za to, katera je boljša in kakšne napake obstajajo pri prenosu podatkov, bomo razpravljali v tem članku.

Kako pretvoriti CSV v format Excel

Obstajajo različni načini, na katere je mogoče dokument CSV, prenesen iz baze podatkov, prenesti v Excel. Razpravljali bomo o treh od njih:

1. Neposredno odpiranje v Excelu.
2. Odpiranje prek Raziskovalca.
3. Uvozi dokument s spremembo formata.

Odpiranje dokumenta CSV v Excelu

Excel lahko odpre dokumente .csv neposredno brez pretvorbe. Format se po odprtju na ta način ne spremeni, končnica .csv se shrani – čeprav lahko končnico po urejanju spremenite.

1. Zaženite Excel, kliknite »file", potem"Odprto".
2. V oknu, ki se prikaže, izberite možnost »Besedilne datotekez razširjenega seznama.

3. Poiščite dokument, ki ga potrebujete, in dvokliknite nanj.

Dokumenti .csv se v Excelu odprejo takoj, brez dodatnih manipulacij. Toda datoteke .txt bodo zahtevale pretvorbo – prikazalo se bo okno »Čarovniki za uvoz besedila".

Obstajajo primeri, ko je bolje, da dokumenta ne odprete neposredno, ampak pokličete Mojster. Ta pristop je upravičen v naslednjih primerih:

• ločilni znak, uporabljen v dokumentu, je nestandarden ali pa jih je več vrst;
• dokument vsebuje datume v različnih formatih;
• pretvarjate številke, ki se začnejo z ničlami, in jih želite ohraniti tako;
• preden prenesete podatke, želite videti, kako bo videti končni rezultat;
• na splošno želite večjo prenosljivost.

Mojster se bo začel, če spremenite pripono dokumenta v .txt. Uvažanja datoteke lahko začnete tudi drugače, o čemer bomo govorili kasneje, po opisu drugega načina odpiranja.

Če spremenite dokument, potem ko ga odprete, vas bo Excel pozval, da ga shranite kot .xls (ali .xlsx), ker se bo v nasprotnem primeru nekaj oblikovanja izgubilo. Nato bo vedno obstajala možnost, da obliko spremenite nazaj, vendar se lahko izgubi drug del vsebine - ničle lahko izginejo na začetku številk, nekateri zapisi lahko spremenijo svoj videz.

Odpiranje dokumenta CSV prek Raziskovalca

Ta pot se bistveno ne razlikuje od prejšnje. Če želite odpreti dokument, ga dvokliknite v Raziskovalcu.

Pred odpiranjem se prepričajte, da je ob imenu dokumenta ikona programa Excel in ne kakšnega drugega – to pomeni, da je Excel izbran kot program, ki naj takšne datoteke odpira. V nasprotnem primeru se bo odprl kakšen drug program. Lahko ga spremenite v Excel tako:

1. Pokličite kontekstni meni z desnim klikom na katero koli datoteko .csv in uporabite Odpri z ... > Izberi program.
2. Izberite Excel (namizje) of Priporočeni programi, ga označite kot program, ki naj se vedno uporablja za take datoteke (obkljukajte polje spodaj) in zaprite okno s pritiskom na OK.

Uvozi CSV v Excel

Odprt dokument je mogoče spremeniti tudi v Excelov delovni zvezek. Format se bo spremenil v .xls za prejšnje različice Excela (2000, 2003) in .xlsx za vse druge. Vsa vsebina bo prikazana na enem listu.

1. Kliknite na celico na listu, kjer naj se začne uvoz. To je običajno prva celica v tabeli, A1. Začenši z njim, se izpolni toliko vrstic, kot je v odprti datoteki, in toliko stolpcev, kot je vrednosti v vsakem stolpcu.
2. Na zavihku "podatki" v skupini"Pridobivanje zunanjih podatkov" izberite »Iz besedila".

3. V oknu, ki se prikaže, poiščite želeni dokument in dvokliknite nanj (lahko uporabite tudi gumb uvoz na dnu okna).

4. Nato morate slediti navodilom po korakih odprtega Čarovniki za uvoz besedila.

Spodnja slika prikazuje originalni dokument in pričakovani rezultat. Da bi po uvozu vse izgledalo točno tako, morate uporabiti različne nastavitve, o katerih bomo govorili kasneje.

korak 1. Čarovnik vas bo pozval, da izberete vrsto datoteke – kot morda ugibate, bo “z ločili" (v angleščini - razmejen), in vrstico, iz katere se bo začel prenos vsebine - najverjetneje morate začeti pogoji 1če ne želite prenesti le dela vsebine. V spodnjem oknu bodo prikazane prve vrstice iz izbranega dokumenta.

korak 2. Zdaj morate razumeti, kateri se uporablja Ločilo (lahko jih je več) v datoteki in podajte ta znak v Masters. Ima možnosti izbire med standardnimi ločili, če pa je v dokumentu uporabljen netipičen znak, lahko izberete Ostalo in vnesite želeni znak. V datoteki, uporabljeni za predstavitev, so ločila − Comma и Tab. Vejice ločujejo celice z značilnostmi izdelka, kot sta serijska številka in število prodanih izvodov, zavihki pa ločujejo en izdelek od drugega – informacije o vsakem se morajo začeti v novi vrstici.

Treba je tudi definirati in specificirati ločilo besedila. To je znak pred in za vsakim delom besedila, ki mora biti v eni celici. Zahvaljujoč ločilu je vsak tak segment zaznan kot ločena vrednost, tudi če so v njem znaki, izbrani za ločevanje vrednosti. V našem dokumentu je vsaka vrednost uokvirjena z narekovaji – torej tudi če vsebuje vejico (na primer »začetek, nato nadaljuj«), bo vse njeno besedilo postavljeno v eno celico in ne v dve zaporedni.

Korak 3. Tukaj je dovolj, da pogledate predogled in, če ne pokaže nesprejemljivih napak, kliknete Konec. Lahko se zgodi, da nekatere vrednosti ne bodo ločene z enim ločilom, ampak z več, posledično se bodo med njimi pojavile celice brez vrednosti. Če želite preprečiti, da bi se to zgodilo, izberite potrditveno polje Zaporedna ločila obravnavajte kot eno.

5. Izberite ciljno pot (lahko je nov ali obstoječi list) in kliknite OKza dokončanje postopka uvoza.

Lahko tudi kliknete materiali — obstajajo še druge možnosti. Na primer, lahko oblikujete vsebino, prilagodite oznake in način posodabljanja informacij.

Včasih je rezultat konverzije daleč od pričakovanega. Kako je mogoče ta rezultat spremeniti, bomo obravnavali v naslednjem delu članka.

Težave pri pretvorbi in njihove rešitve

Ves čas, odkar obstaja format CSV, se nihče ni potrudil, da bi ga uradno dokumentiral. Zato, čeprav se domneva, da je treba za ločevanje vrednosti uporabljati vejice, dejansko različne zbirke podatkov uporabljajo različna ločila – podpičja, tabulatorje in druge.

Tudi ločila besedila so lahko različna – najpogosteje so bodisi narekovaji bodisi oznaka za vrstni red bajtov. Ločil morda sploh ni – takrat se znak, uporabljen kot ločilo, vedno zazna kot tak (takrat običajno ni vejica – v besedilu se uporablja prepogosto – ampak drug, manj pogost znak).

Nestandardne datoteke se morda ne bodo odpirale pravilno – da bi bile prikazane, kot bi morale, morate spremeniti nastavitve računalnika ali programa za odpiranje. Poglejmo, kakšne težave obstajajo in kakšne so rešitve zanje.

Datoteka se ne odpre pravilno

dokazi. Celotna vsebina dokumenta je uvrščena v prvi stolpec.

Vzrok. Dokument kot ločilo uporablja znak, ki kot tak ni določen v nastavitvah računalnika ali pa je rezerviran za drugo funkcijo. Na primer, vejica je lahko rezervirana za ločevanje decimalnih delov števila in zato ne more ločiti vrednosti v datoteki.

rešitve. To težavo lahko rešite na različne načine:

1. Spremenite ločilni znak v samem dokumentu. Odprite ga v beležnici ali podobnem urejevalniku in v začetno vrstico (prazna, vsi podatki naj bodo v spodnjih vrsticah) vnesite naslednje besedilo:

• spremenite ločilo v vejico: september
• za spremembo v podpičje: sep=;

Še en lik, napisan po sep = v začetni vrstici bo postal tudi ločilo.

2. Ločevalni znak, uporabljen v datoteki, je mogoče določiti tudi v samem Excelu. V različicah 2016, 2013 ali 2010 morate za to odpreti zavihek datum in izberite »Besedilo po stolpcih” v skupini"Delo s podatki".

To bo odprlo okno "Čarovniki za razdeljevanje besedila v stolpce”. Tam morate med predlaganimi formati podatkov izbrati tiste z ločili. Potem morate pritisniti Naslednji in po izbiri ločila, Konec.

3. Za samodejno odpiranje dokumenta z Čarovnik za uvoz, in ne le v Excelovem listu, lahko končnico spremenite iz .csv v .txt. AT Masters kot ločilo je mogoče določiti poljuben znak – kako to storiti, je bilo v članku razloženo prej.
4. Uporabite VBA. Uporabite lahko npr. – primerna je za Excel 2000 ali 2003. Kodo lahko spremenite tako, da je primerna za druge različice.

Zgoraj predstavljene rešitve so namenjene posameznim dokumentom, katerih nastavitve se razlikujejo od običajnih. Ta zaporedja dejanj bo treba uporabiti za vsako datoteko, ki se ne odpre pravilno. Če se večina dokumentov ne odpre pravilno, je morda najboljša rešitev, da spremenite nastavitve računalnika – to je obravnavano v peti rešitvi.

5. Spremenite ločilo in decimalno vejico v nastavitvah računalnika

В nadzorno ploščo, priklicano z gumbom Začetek, izberite »Dodatne možnosti” s seznama"Regionalni standardi". Po kliku se prikaže oknoNastavitev formata" – v njem lahko izberete »Ločilo seznama” ter ločilo celega in ulomka števila. Če datoteke zahtevajo vejico kot ločilo, najprej nastavite piko kot decimalno vejico. Lahko se izkaže, da je ravno obratno – kot ločilo potrebujete podpičje. Potem lahko za ulomke pustite poljuben znak, to ne bo povzročilo konflikta.

Ko so vse nastavitve končane, kliknite OK na obeh odprtih oknih – zaprli se bodo in spremembe bodo shranjene. Ne pozabite, da zdaj delujejo za vse programe v računalniku.

Odstranite vodilne ničle

Prijava. Nekatere vrednosti v izvornem dokumentu so številke, ki se začnejo z ničlami, ki niso ločene z znakom ulomka (na primer šifre in kode s fiksnim številom števk, prijave in gesla, odčitki števcev in instrumentov). V Excelu ničle na začetku takih številk izginejo. Če uredite datoteko in jo nato shranite kot Excelov delovni zvezek, v tem delovnem zvezku ne bo več mogoče najti, kje so bile tiste številke z ničlami.

Vzrok. Excel ima ločene oblike za besedilo in številke. V besedilnih datotekah takšnega ločevanja ni, zato Excel vsem vrednostim dodeli splošno obliko. To pomeni, da je besedilo prikazano kot besedilo, številke brez abecede pa kot številke, ki se ne smejo začeti z ničlami.

Rešitev. Spremenite pripono v .txt, da omogočite čarovnika za uvoz, ko odprete dokument. Ko pridete do 3. koraka, spremenite obliko stolpcev s številkami, ki se začnejo z ničlami, v besedilo.

Nekatere vrednosti so videti kot datumi

Prijava. Datumi prikazujejo vrednosti, ki so prvotno navadno besedilo ali številke.

Vzrok. Splošna oblika vključuje spreminjanje vrednosti v datume, ki so podobni tistim za Excel. Če dokument CSV vsebuje eno samo vrednost, npr may12, potem bo v Excelovem listu prikazan kot datum.

Rešitev. Podobno kot v prejšnjem primeru. Spremenite končnico v .txt, v Masters spremenite obliko vrednosti, pretvorjenih v datume v besedilo.

Če želite, nasprotno, prikazati vsebino določenega stolpca kot datume, nastavite obliko za to Datum. Obstaja več vrst formata datuma, zato s seznama izberite tistega, ki ga potrebujete.

Kako uvoziti več datotek CSV v Excel

Excel lahko odpre več datotek CSV hkrati.

1. Pritisnite Datoteka> Odpri in izberite možnost Besedilne datoteke s spodnjega spustnega seznama.
2. Če želite izbrati več datotek drugo poleg druge, najprej izberite prvo in nato kliknite Shift in kliknite na zadnjo. Poleg izbranih datotek bodo izbrane vse vmesne datoteke.
3. klik Odprto.

Slabost tega načina je, da bo vsaka izbrana datoteka odprta ločeno v Excelu. Premikanje z enega dokumenta na drugega lahko poveča časovne stroške. Vseeno pa je potem mogoče kopirati vsebino vseh na liste v istem delovnem zvezku.

Razlaga je bila dolga, a zdaj boste lahko brez večjih težav odprli katero koli datoteko CSV v Excelu. Če se na prvi pogled zdi nekaj nerazumljivo, sledite navedenim korakom in vse vam bo jasno.