2 načina za spremembo ozadja v Excelu

V tem članku boste izvedeli dva preprosta načina za spreminjanje ozadja celic glede na njihovo vsebino v najnovejših različicah Excela. Razumeli boste tudi, s katerimi formulami spremenite senco celic ali celic, kjer so formule napisane napačno ali kjer sploh ni nobenih informacij.

Vsi vedo, da je urejanje ozadja preproste celice preprost postopek. Kliknite na "barva ozadja". Kaj pa, če potrebujete barvno korekcijo na podlagi vsebine določene celice? Kako naj se to zgodi samodejno? Sledi niz koristnih informacij, ki vam bodo pomagale najti pravi način za izpolnitev vseh teh nalog.

Dinamična sprememba barve ozadja celice

Naloga: imate tabelo ali nabor vrednosti in morate urediti barvo ozadja celic glede na to, katera številka je tam vnesena. Prav tako morate zagotoviti, da se odtenek odziva na spreminjajoče se vrednosti.

Rešitev: Za to nalogo je Excelova funkcija »pogojnega oblikovanja« na voljo za barvanje celic s številkami, večjimi od X, manjšimi od Y ali med X in Y.

Recimo, da imate nabor izdelkov v različnih državah z njihovimi cenami in morate vedeti, kateri od njih stane več kot 3,7 USD. Zato smo se odločili, da tiste izdelke, ki so nad to vrednostjo, označimo z rdečo barvo. In celice, ki imajo podobno ali večjo vrednost, je bilo odločeno obarvati v zeleni barvi.

Opomba: Posnetek zaslona je bil posnet v različici programa 2010. Vendar to ne vpliva na nič, saj je zaporedje dejanj enako, ne glede na to, katero različico - najnovejšo ali ne - oseba uporablja.

Torej, tukaj je tisto, kar morate narediti (korak za korakom):

1. Izberite celice, v katerih želite urediti odtenek. Na primer obseg $B$2:$H$10 (imena stolpcev in prvi stolpec, ki navaja imena držav, so izvzeti iz vzorca).

2. Kliknite na "Domov" v skupini "Slog". Tam bo predmet "Pogojno oblikovanje". Tam morate tudi izbrati "Novo pravilo". V angleški različici Excela je zaporedje korakov naslednje: »Domov«, »Skupina slogov«, »Pogojno oblikovanje > Novo pravilo».

3. V oknu, ki se odpre, potrdite polje »Oblikuj le celice, ki vsebujejo« (»Oblikuj le celice, ki vsebujejo« v angleški različici).

4. Na dnu tega okna pod napisom »Oblikuj le celice, ki izpolnjujejo naslednji pogoj« (Formatiraj samo celice z) lahko določite pravila, po katerih se bo izvajalo oblikovanje. Izbrali smo obliko za podano vrednost v celicah, ki mora biti večja od 3.7, kot lahko vidite na posnetku zaslona: 

5. Nato kliknite na gumb »Oblika«. Prikaže se okno z območjem za izbiro barve ozadja na levi strani. Pred tem pa morate odpreti zavihek "Napolni" ("Izpolni"). V tem primeru je rdeča. Po tem kliknite gumb »V redu«.

6. Potem se boste vrnili k oknu "Novo pravilo oblikovanja", toda že na dnu tega okna si lahko ogledate, kako bo ta celica izgledala. Če je vse v redu, morate klikniti gumb »V redu«.

Kot rezultat, dobite nekaj takega:

Nato moramo dodati še en pogoj, to je spremeniti ozadje celic z vrednostmi manj kot 3.45 v zeleno. Za izvedbo te naloge morate klikniti na "Novo pravilo oblikovanja" in ponovite zgornje korake, le pogoj je treba nastaviti kot "manj kot ali enakovredno" (v angleški različici "manj ali enako", nato pa napišite vrednost. Na koncu morate klikniti gumb "V redu".

Zdaj je tabela oblikovana na ta način.

Prikazuje najvišje in najnižje cene goriva v različnih zveznih državah in takoj ugotovite, kje je stanje najbolj optimistično (seveda v Teksasu).

Priporočilo: Če je potrebno, lahko uporabite podoben način oblikovanja, pri čemer ne uredite ozadja, ampak pisavo. Če želite to narediti, morate v oknu za oblikovanje, ki se je pojavilo v peti fazi, izbrati zavihek «Pisava» in sledite navodilom v oknu. Vse je intuitivno jasno in tudi začetnik lahko to ugotovi.

Kot rezultat boste dobili takšno tabelo:

Kako ohraniti barvo celice enako, tudi če se vrednost spremeni?

Naloga: Ozadje morate obarvati tako, da se nikoli ne spremeni, tudi če se ozadje v prihodnosti spremeni.

Rešitev: poiščite vse celice z določeno številko s funkcijo excel "Najdi vse" »Najdi vse« ali dodatek "Izberi posebne celice" (»Izberi posebne celice«) in nato s funkcijo uredite obliko celice "Oblikuj celice" (»Oblikuj celice«).

To je ena tistih redkih situacij, ki niso zajete v Excelovem priročniku, pa tudi na internetu je rešitev za to težavo mogoče najti precej redko. Kar ni presenetljivo, saj ta naloga ni standardna. Če želite trajno urediti ozadje, tako da se nikoli ne spremeni, dokler ga uporabnik programa ne prilagodi ročno, morate slediti zgornjim navodilom.

Izberite vse celice, ki vsebujejo določen pogoj

Obstaja več možnih metod, odvisno od vrste določene vrednosti, ki jo je treba najti.

Če morate celice označiti z določeno vrednostjo s posebnim ozadjem, morate iti na zavihek "Domov" In izberite "Najdi in izberi" - "Najdi".

Vnesite zahtevane vrednosti in kliknite "Najdi vse".

pomaga: Lahko kliknete na gumb "Opcije" na desni, da izkoristite nekaj dodatnih nastavitev: kje iskati, kako gledati, ali naj se upoštevajo velike in male črke ipd. Vpišete lahko tudi dodatne znake, na primer zvezdico (*), da poiščete vse vrstice, ki vsebujejo te vrednosti. Če uporabite vprašaj, lahko najdete kateri koli posamezen znak.

Če bi v našem prejšnjem primeru želeli najti vse ponudbe goriva med 3,7 in 3,799 USD, bi lahko izboljšali iskalno poizvedbo.

Zdaj izberite katero koli od vrednosti, ki jih je program našel na dnu pogovornega okna, in kliknite eno od njih. Nato pritisnite kombinacijo tipk "Ctrl-A", da izberete vse rezultate. Nato kliknite na gumb "Zapri". 

Tukaj je opisano, kako izberete vse celice z določenimi vrednostmi s funkcijo Najdi vse. V našem primeru moramo poiskati vse cene goriva nad 3,7 $ in žal vam Excel tega ne omogoča s funkcijo Najdi in zamenjaj.

»Sod medu« pride tukaj na dan, ker obstaja še eno orodje, ki bo pomagalo pri tako zapletenih opravilih. Imenuje se Izberi posebne celice. Ta dodatek (ki ga je treba v Excel namestiti posebej) bo pomagal:

• najti vse vrednosti v določenem območju, na primer med -1 in 45,
• pridobi največjo ali najmanjšo vrednost v stolpcu,
• najti niz ali obseg,
• poiščite celice po barvi ozadja in še veliko več.

Po namestitvi dodatka preprosto kliknite gumb "Izberi po vrednosti" (»Izberi po vrednosti«) in nato izboljšajte iskalno poizvedbo v oknu dodatka. V našem primeru iščemo števila, večja od 3,7. Pritisnite "Izberi" (»Izberi«) in v sekundi boste dobili rezultat, kot je ta:

Če vas dodatek zanima, lahko poskusno različico prenesete na povezava.

Spreminjanje ozadja izbranih celic v oknu »Oblikuj celice«.

Zdaj, ko so bile vse celice z določeno vrednostjo izbrane z eno od zgoraj opisanih metod, je treba določiti barvo ozadja zanje.

Če želite to narediti, morate odpreti okno "Oblika celice"s pritiskom na tipko Ctrl + 1 (lahko tudi z desno miškino tipko kliknete na izbrane celice in z levo na element »oblikovanje celic«) in prilagodite oblikovanje, ki ga potrebujete.

Mi bomo izbrali oranžen odtenek, vi pa lahko katerega koli drugega.

Če želite urediti barvo ozadja, ne da bi spremenili druge parametre videza, lahko preprosto kliknete "barvno polnjenje" in izberite barvo, ki vam najbolj ustreza.

Rezultat je tabela, kot je ta:

Za razliko od prejšnje tehnike se tukaj barva celice ne bo spremenila, tudi če je vrednost urejena. S tem lahko na primer sledimo dinamiki blaga v določenem cenovnem razredu. Njihova vrednost se je spremenila, barva pa je ostala enaka.

Urejanje barve ozadja za posebne celice (prazne ali z napakami pri pisanju formule)

Podobno kot v prejšnjem primeru ima uporabnik možnost urejanja barve ozadja posebnih celic na dva načina. Obstajajo statične in dinamične možnosti.

Uporaba formule za urejanje ozadja

Tukaj bo barva celice samodejno urejena glede na njeno vrednost. Ta metoda uporabnikom zelo pomaga in je povpraševana v 99% situacij.

Kot primer lahko uporabite prejšnjo tabelo, vendar bodo zdaj nekatere celice prazne. Ugotoviti moramo, kateri ne vsebujejo odčitkov in urediti barvo ozadja.

1. Na zavihku "Domov" morate klikniti "Pogojno oblikovanje" ->  "Novo pravilo" (enako kot v 2. koraku prvega razdelka »Dinamično spreminjanje barve ozadja«.

2. Nato morate izbrati element "Uporabite formulo za določitev ...".

3. Vnesite formulo =IsBlank() (ISBLANK in the version), if you want to edit the background of an empty cell, or =IsError() (ISERROR in the version), if you need to find a cell where there is an erroneously written formula. Since in this case we need to edit empty cells, we enter the formula =IsBlank(), nato pa kazalec postavite med oklepaje in kliknite na gumb poleg polja za vnos formule. Po teh manipulacijah je treba ročno izbrati obseg celic. Poleg tega lahko sami določite obseg, npr. =Je Prazno(B2:H12).

4. Kliknite gumb »Oblika« in izberite ustrezno barvo ozadja ter naredite vse, kot je opisano v 5. odstavku razdelka »Dinamična sprememba barve ozadja celice«, nato pa kliknite »V redu«. Tam lahko vidite tudi, kakšna bo barva celice. Okno bo videti nekako takole.

5. Če vam je všeč ozadje celice, morate klikniti gumb »V redu« in spremembe bodo takoj izvedene v tabeli.

Statična sprememba barve ozadja posebnih celic

V tej situaciji bo barva ozadja, ko je enkrat dodeljena, še naprej taka, ne glede na to, kako se celica spremeni.

Če morate trajno spremeniti posebne celice (prazne ali z napakami), sledite tem navodilom:

1. Izberite svoj dokument ali več celic in pritisnite F5, da odprete okno Pojdi na, nato pa pritisnite gumb »Poudarek«.
2. In the dialog box that opens, select the “Blanks” or “Empty cells” button (depending on the version of the program – or English) to select empty cells.
3. Če morate označiti celice s formulami z napakami, izberite element "Formule" in pustite eno potrditveno polje poleg besede »Napake«. Kot je razvidno iz zgornjega posnetka zaslona, ​​lahko celice izberete glede na poljubne parametre in po potrebi je na voljo vsaka od opisanih nastavitev.
4. Nazadnje morate spremeniti barvo ozadja izbranih celic ali jih kako drugače prilagoditi. Če želite to narediti, uporabite zgoraj opisano metodo.

Zapomnite si, da bodo spremembe oblikovanja, narejene na ta način, obdržale tudi, če zapolnite vrzeli ali spremenite posebno vrsto celice. Seveda je malo verjetno, da bo nekdo želel uporabiti to metodo, toda v praksi se lahko zgodi karkoli.

Kako kar najbolje izkoristiti Excel?

Kot veliki uporabniki Microsoft Excela morate vedeti, da vsebuje veliko funkcij. Nekatere med njimi poznamo in ljubimo, druge pa ostajajo povprečnemu uporabniku skrivnostne, veliko število blogerjev pa jih poskuša vsaj malo osvetliti. Toda obstajajo običajne naloge, ki jih bo moral opraviti vsak od nas, Excel pa ne uvaja nekaterih funkcij ali orodij za avtomatizacijo nekaterih zapletenih dejanj.

In rešitev te težave so dodatki (addons). Nekateri od njih se distribuirajo brezplačno, drugi - za denar. Obstaja veliko podobnih orodij, ki lahko opravljajo različne funkcije. Na primer, poiščite dvojnike v dveh datotekah brez kriptičnih formul ali makrov.

Če ta orodja združite z osnovno funkcionalnostjo Excela, lahko dosežete zelo odlične rezultate. Na primer, lahko ugotovite, katere cene goriva so se spremenile, in nato v datoteki poiščete dvojnike za preteklo leto.

Vidimo, da je pogojno oblikovanje priročno orodje, ki vam omogoča avtomatizacijo dela na tabelah brez posebnih veščin. Zdaj veste, kako zapolniti celice na več načinov glede na njihovo vsebino. Zdaj je ostalo le še, da ga uresničimo. Vso srečo!