vsebina
Ali ste že kdaj dobili nalogo, da ustvarite diagram poteka za preslikavo poslovnih procesov v organizaciji. Nekatera podjetja plačajo drago, visoko specializirano programsko opremo, ki v samo nekaj korakih in klikih izdela diagrame poteka. Druga podjetja raje uporabljajo obstoječa orodja, ki bodo prav tako enostavna, ko se jih naučite. Eden od njih je Excel.
Načrtujte svoje korake
Ker je namen diagrama poteka označiti logični vrstni red dogodkov, sprejetih odločitev in rezultatov teh odločitev, večina ljudi meni, da je to najbolje predstaviti v obliki diagrama poteka. In to jim je veliko lažje narediti, če si vzamejo nekaj minut, da uredijo svoje misli.
In res je. Če vaše misli niso dovolj premišljene, potem diagram poteka ne bo dober.
Zato je priporočljivo, preden nadaljujete neposredno z ustvarjanjem diagrama poteka, narediti nekatere opombe. Oblika, v kateri bodo potekala, ni tako pomembna. Glavna stvar je navesti vsako fazo postopka, določiti vsako odločitev in njene posledice.
Nastavitveni elementi
- Pojdite na zavihek »Vstavi«, kjer boste našli element »Oblike«.
- Po tem se prikaže seznam oblik, razvrščenih po skupinah. Nato morate pregledati vse, dokler ne najdete skupine »Dijagram poteka«.
- Izberite zahtevani element.
- Če želite dodati besedilo, z desno miškino tipko kliknite element in v kontekstnem meniju izberite »Spremeni besedilo«.
Na koncu morate na traku za oblikovanje izbrati slog in barvno shemo za diagram poteka.
Ko izberete želeni element, morate dodati naslednjega za določen element in nadaljevati, dokler se ne prikaže posamezna stopnja.
Nato je treba označiti obliko, ki prikazuje vsak element diagrama poteka. Potem bo tisti, ki si ga ogleda, razumel, kakšno vlogo ima v njem vsak element diagrama poteka in kako je povezan z drugimi.
Vsaka figura opravlja svojo standardno funkcijo. Če elemente diagrama uporabljate nepravilno, vas lahko nekdo, ki si ga ogleduje, narobe razume.
Tukaj je nekaj najpogostejših elementov:
- Začetek ali konec diagrama poteka.
- Proces dela.
- Vnaprej določen postopek, kot so ponavljajoče se rutine.
- Vir podatkov. Lahko je tabela ali nekakšen dokument ali spletno mesto.
- Sprejete odločitve. Lahko je na primer kontrola pravilnosti vnaprej izvedenega procesa. Iz vsakega vogala romba so lahko črte, ki prikazujejo rezultate sprejete odločitve.
Elementi za naročanje
Ko so elementi postavljeni na prava mesta, lahko sledite tem korakom:
- Če želite razporediti elemente v stolpcu, morate izbrati več elementov tako, da pritisnete tipko SHIFT in nato pritisnete vsakega od njih, nato pa na zavihku Oblika izberite Poravnaj na sredino.
- Če morate med elementi narediti enake razmake navpično, jih morate izbrati in nato na istem zavihku izbrati postavko »Razporedi navpično«.
- Nato se morate prepričati, da so velikosti vseh elementov enake, da bo grafikon bolj vizualno privlačen.
Nastavitev linije povezave
Na zavihku »Vstavi« je postavka »Oblike«, kjer morate izbrati puščico. Lahko je ravna ali kotna. Prvi se uporablja za elemente v neposrednem zaporedju. Če se morate po zaključku vseh dejanj vrniti na določen korak, se uporabi ukrivljena črta.
Kaj je naslednje?
Na splošno Excel ponuja ogromno oblik za grafikone. Včasih lahko zanemarite standarde in vklopite ustvarjalnost. To bo samo koristilo.