Kako pretvoriti datoteke Excel v format CSV

CSV (Vrednosti, ločene z vejico) je običajna oblika za shranjevanje tabelaričnih podatkov (številskih in besedilnih) v navadnem besedilu. Ta oblika datoteke je priljubljena in obstojna zaradi dejstva, da ogromno programov in aplikacij razume CSV, vsaj kot alternativno obliko datoteke za uvoz/izvoz. Poleg tega format CSV omogoča uporabniku, da pogleda v datoteko in takoj najde težavo s podatki, če obstaja, spremeni ločilo CSV, pravila navajanja itd. To je mogoče, ker je CSV preprosto besedilo in ga lahko brez posebnega usposabljanja zlahka razume tudi neizkušen uporabnik.

V tem članku bomo spoznali hitre in učinkovite načine za izvoz podatkov iz Excela v CSV in izvedeli, kako pretvoriti datoteko Excel v CSV, ne da bi popačili vse posebne in tuje znake. Tehnike, opisane v članku, delujejo v vseh različicah Excela 2013, 2010 in 2007.

• Pretvorite podatke iz Excela v format CSV
• Izvoz iz Excela v format CSV UTF-8 ali UTF-16
• Drugi načini pretvorbe iz Excela v CSV (ohranjanje posebnih znakov)

Kako pretvoriti datoteko Excel v CSV

Če želite datoteko Excel izvoziti v drugo aplikacijo, na primer Outlookov imenik ali Accessovo zbirko podatkov, najprej pretvorite Excelov list v datoteko CSV in nato uvozite datoteko . Csv v drugo aplikacijo. Sledi vodnik po korakih za izvoz Excelovega delovnega zvezka v format CSV z orodjem Excel – “Shrani kot".

1. V Excelovem delovnem zvezku odprite zavihek file (Datoteka) in kliknite Shrani kot (Shrani kot). Poleg tega pogovorno okno Shranjevanje dokumenta (Shrani kot) lahko odprete s pritiskom na tipko F12.
2. v Vrsta datoteke (Shrani kot vrsto) izberite CSV (ločeno z vejicami) (CSV (razmejeno z vejico)).Poleg CSV (ločenega z vejicami) je na voljo več drugih možnosti zapisa CSV:
   • CSV (ločeno z vejicami) (CSV (razmejeno z vejico)). Ta oblika shranjuje podatke programa Excel kot besedilno datoteko, ločeno z vejicami, in jo je mogoče uporabiti v drugi aplikaciji Windows in v drugi različici operacijskega sistema Windows.
   • CSV (Macintosh). Ta oblika shrani Excelov delovni zvezek kot datoteko, ločeno z vejicami, za uporabo v operacijskem sistemu Mac.
   • CSV (MS DOS). Shrani Excelov delovni zvezek kot datoteko, ločeno z vejicami, za uporabo v operacijskem sistemu MS-DOS.
   • besedilo unicode (Besedilo Unicode (*txt)). Ta standard podpirajo skoraj vsi obstoječi operacijski sistemi, vključno z Windows, Macintosh, Linux in Solaris Unix. Podpira znake skoraj vseh sodobnih in celo nekaterih starih jezikov. Če torej Excelov delovni zvezek vsebuje podatke v tujih jezikih, priporočam, da ga najprej shranite v obliki besedilo unicode (Besedilo Unicode (*txt)) in nato pretvorite v CSV, kot je opisano kasneje v Izvoz iz Excela v UTF-8 ali UTF-16 format CSV.

Opomba: Vsi omenjeni formati shranijo samo aktivni Excelov list.

3. Izberite mapo za shranjevanje datoteke CSV in kliknite Shrani (Shrani). Po pritisku Shrani (Shrani) se prikažeta dve pogovorni okni. Ne skrbite, ta sporočila ne pomenijo napake, tako bi moralo biti.
4. Na to vas spomni prvo pogovorno okno V datoteko izbrane vrste je mogoče shraniti samo trenutni list (Izbrana vrsta datoteke ne podpira delovnih zvezkov, ki vsebujejo več listov). Če želite shraniti samo trenutni list, samo pritisnite OK.Če želite shraniti vse liste knjige, kliknite taksa (Prekliči) in shranite vse liste knjige posebej z ustreznimi imeni datotek ali pa izberete shranjevanje druge vrste datoteke, ki podpira več strani.
5. Po kliku OK v prvem pogovornem oknu se prikaže drugo, ki opozarja, da nekatere funkcije ne bodo več na voljo, ker jih format CSV ne podpira. Tako mora biti, zato le kliknite Da (Da).

Tako lahko Excelov delovni list shranite kot datoteko CSV. Hitro in enostavno in tukaj skoraj ne more nastati težava.

Izvoz iz Excela v CSV s kodiranjem UTF-8 ali UTF-16

Če Excelov list vsebuje kakršne koli posebne ali tuje znake (tilde, akcente in podobno) ali hieroglife, potem pretvorba Excelovega lista v CSV na zgoraj opisani način ne bo delovala.

Bistvo je, da ekipa Shrani kot > CSV (Shrani kot > CSV) pokvari vse znake razen ASCII (ameriška standardna koda za izmenjavo informacij). In če so na Excelovem listu dvojni narekovaji ali dolgi pomišljaji (preneseni v Excel, na primer iz Wordovega dokumenta pri kopiranju / lepljenju besedila) - bodo tudi ti znaki razrezani.

Enostavna rešitev – shranite Excelov list kot besedilno datoteko Unicode (.txt)in ga nato pretvorite v CSV. Tako bodo vsi znaki, ki niso ASCII, ostali nedotaknjeni.

Preden grem naprej, naj na kratko razložim glavne razlike med kodiranjem UTF-8 in UTF-16, tako da lahko v vsakem posameznem primeru izberete ustrezen format:

• UTF-8 je bolj kompaktno kodiranje, ki uporablja od 1 do 4 bajte za vsak znak. Najpogosteje se ta format priporoča, ko v datoteki prevladujejo znaki ASCII, saj večina teh znakov zahteva 1 bajt pomnilnika. Druga prednost je, da se kodiranje datoteke UTF-8, ki vsebuje samo znake ASCII, ne bo v ničemer razlikovalo od iste datoteke ASCII.
• UTF-16 uporablja 2 do 4 bajte za shranjevanje vsakega znaka. Upoštevajte, da datoteka UTF-16 v vseh primerih ne zahteva več pomnilniškega prostora kot datoteka UTF-8. Na primer, japonski znaki zavzamejo 3 do 4 bajte v UTF-8 in 2 do 4 bajte v UTF-16. Zato je smiselno uporabiti UTF-16, če podatki vsebujejo azijske znake, vključno z japonskimi, kitajskimi in korejskimi. Glavna pomanjkljivost tega kodiranja je, da ni popolnoma združljivo z datotekami ASCII in zahteva posebne programe za prikaz takih datotek. Upoštevajte to, če nameravate uvoziti nastale datoteke iz Excela kam drugam.

Kako pretvoriti datoteko Excel v CSV UTF-8

Recimo, da imamo excel list s tujimi znaki, v našem primeru so to japonska imena.

Če želite izvoziti ta Excelov list v datoteko CSV, pri tem pa ohraniti vse hieroglife, bomo naredili naslednje:

1. V Excelu odprite zavihek file (Datoteka) in kliknite Shrani kot (Shrani kot).
2. V polje vnesite ime datoteke Vrsta datoteke (Shrani kot vrsto) izberite besedilo unicode (Besedilo Unicode (*.txt)) in kliknite Shrani (Shrani).
3. Odprite ustvarjeno datoteko v katerem koli standardnem urejevalniku besedil, kot je Beležnica.

Opomba: Vsi preprosti urejevalniki besedila ne podpirajo v celoti znakov Unicode, zato so lahko nekateri prikazani kot pravokotniki. V večini primerov to na noben način ne bo vplivalo na končno datoteko in jo lahko preprosto prezrete ali izberete naprednejši urejevalnik, kot je Notepad++.

4. Ker naša besedilna datoteka Unicode uporablja tabulator kot ločila in jo želimo pretvoriti v CSV (ločeno z vejico), moramo tabulatorje zamenjati z vejicami.

Opomba: Če ni stroge potrebe, da bi dobili datoteko z ločili vejicami, ampak potrebujete katero koli datoteko CSV, ki jo Excel razume, potem lahko ta korak preskočite, saj Microsoft Excel popolnoma razume datoteke z ločilom – tabeliranje.

4. Če še vedno potrebujete datoteko CSV (ločeno z vejicami), naredite naslednje v Beležnici:
   • Izberite tabulatorski znak, ga kliknite z desno tipko miške in v kontekstnem meniju kliknite Kopiraj (Kopiraj) ali samo kliknite Ctrl + Ckot je prikazano na spodnji sliki.
   • Pritisnite Ctrl + Hda odprete pogovorno okno Namestnik (Zamenjaj) in prilepite kopirani tabulatorski znak v polje To (Najdi kaj). V tem primeru se kazalec premakne v desno – to pomeni, da je vstavljen tabulator. Na terenu kot (Zamenjaj z) vnesite vejico in pritisnite Zamenjaj vse (Zamenjaj vse).

   V beležnici bo rezultat nekaj takega:

   

5. klik file > Shrani kot (Datoteka > Shrani kot), vnesite ime datoteke in na spustnem seznamu kodiranje (Kodiranje) izberite UTF-8… Nato pritisnite gumb Shrani (Shrani).
6. Zaženite Windows Explorer in spremenite pripono datoteke iz . TXT on . Csv.Različno spremenite končnico . TXT on . Csv To lahko storite neposredno v beležnici. Če želite to narediti, v pogovornem oknu Shrani kot (Shrani kot) v polju Vrsta datoteke (Shrani kot vrsto) izberite možnost Vse datoteke (Vse datoteke) in imenu datoteke v ustreznem polju dodajte ».csv«, kot je prikazano na spodnji sliki.
7. Za to odprite datoteko CSV v Excelu na zavihku file (File) pregnetemo Odprto > Besedilne datoteke (Odpri > Besedilne datoteke) in preverite, ali so podatki v redu.

Opomba: Če je vaša datoteka namenjena za uporabo zunaj Excela in je zahtevana oblika zapisa UTF-8, ne spreminjajte lista in je ne shranjujte znova v Excelu, saj lahko to povzroči težave z branjem kodiranja. Če del podatkov ni prikazan v Excelu, odprite isto datoteko v beležnici in popravite podatke v njej. Ne pozabite znova shraniti datoteke v formatu UTF-8.

Kako pretvoriti datoteko Excel v CSV UTF-16

Izvoz v datoteko CSV UTF-16 je veliko hitrejši in lažji kot izvoz v UTF-8. Dejstvo je, da Excel samodejno uporabi format UTF-16, ko shranite datoteko kot besedilo unicode (Besedilo Unicode).

Če želite to narediti, shranite datoteko z orodjem Shrani kot (Shrani kot) v Excelu in nato v Raziskovalcu spremenite pripono ustvarjene datoteke v . Csv. Končano!

Če potrebujete datoteko CSV s podpičjem ali podpičjem kot ločilom, zamenjajte vse tabulatorske znake z vejicami ali podpičji v Beležnici ali katerem koli drugem urejevalniku besedil po vaši izbiri (za podrobna navodila o tem, kako to storite, glejte prej v tem članku).

Drugi načini za pretvorbo datotek Excel v CSV

Zgoraj opisani načini izvoza podatkov iz Excela v CSV (UTF-8 in UTF-16) so univerzalni, torej primerni za delo s poljubnimi posebnimi znaki in v kateri koli različici Excela od 2003 do 2013.

Obstaja veliko drugih načinov za pretvorbo podatkov iz Excela v format CSV. Za razliko od zgoraj prikazanih rešitev te metode ne bodo povzročile čiste datoteke UTF-8 (to ne velja za OpenOffice, ki lahko izvozi datoteke Excel v več možnostih kodiranja UTF). Toda v večini primerov bo nastala datoteka vsebovala pravilen nabor znakov, ki ga je mogoče brez težav pretvoriti v format UTF-8 s katerim koli urejevalnikom besedil.

Pretvorite datoteko Excel v CSV z uporabo Google Preglednic

Izkazalo se je, da je datoteko Excel zelo enostavno pretvoriti v CSV s pomočjo Google Preglednic. Če je Google Drive že nameščen v vašem računalniku, sledite tem 5 preprostim korakom:

1. V storitvi Google Drive kliknite gumb ustvarjanje (Ustvari) in izberite Tabela (Razglednica).
2. Na meniju file (File) pregnetemo uvoz (Uvoz).
3. klik Prenos (Naloži) in izberite datoteko Excel, ki jo želite naložiti iz vašega računalnika.
4. V pogovornem oknu Impdatoteka ort (Uvozi datoteko) izberite Zamenjaj tabelo (Zamenjaj preglednico) in kliknite uvoz (Uvoz).

Nasvet: Če je Excelova datoteka relativno majhna, lahko podatke iz nje prenesete v Googlovo preglednico s kopiranjem / lepljenjem, da prihranite čas.

5. Na meniju file (File) pregnetemo Prenesi kot (Prenesi kot), izberite vrsto datoteke CSV – datoteka bo shranjena v računalnik.

Nazadnje odprite ustvarjeno datoteko CSV v katerem koli urejevalniku besedila, da se prepričate, ali so vsi znaki pravilno shranjeni. Na žalost se datoteke CSV, ustvarjene na ta način, v Excelu ne prikažejo vedno pravilno.

Datoteko .xlsx shranite kot .xls in nato pretvorite v datoteko CSV

Ta metoda ne zahteva dodatnih komentarjev, saj je vse jasno že iz imena.

To rešitev sem našel na enem od forumov posvečenih Excelu, ne spomnim se več na katerem. Iskreno povedano, nikoli nisem uporabil te metode, a po mnenju mnogih uporabnikov se nekateri posebni znaki izgubijo pri shranjevanju neposredno iz . Xlsx в . Csv, vendar ostanejo, če prvi . Xlsx shrani kot . Xls, in nato všeč . Csv, kot smo storili na začetku tega članka.

Kakorkoli že, preizkusite to metodo ustvarjanja datotek CSV iz Excela sami, in če bo delovala, bo to dober prihranek časa.

Shranjevanje datoteke Excel kot CSV z uporabo OpenOffice

OpenOffice je odprtokodna zbirka aplikacij, ki vključuje aplikacijo za preglednice, ki se odlično znajde pri izvozu podatkov iz Excela v format CSV. Pravzaprav vam ta aplikacija omogoča dostop do več možnosti pri pretvorbi preglednic v datoteke CSV (kodiranje, ločila itd.) kot Excel in Google Preglednice skupaj.

Samo odprite Excelovo datoteko v OpenOffice Calc, kliknite file > Shrani kot (Datoteka > Shrani kot) in izberite vrsto datoteke CSV besedilo (Besedilo CSV).

Naslednji korak je izbira vrednosti parametrov kodiranje (Nabori znakov) и Ločilo polj (Ločilo polj). Seveda, če želimo ustvariti datoteko UTF-8 CSV z vejicami kot ločili, potem izberite UTF-8 in v ustrezna polja vnesite vejico (,). Parameter Ločilo besedila (Ločilo besedila) običajno pustimo nespremenjeno – narekovaji (“). Naslednji klik OK.

Na enak način lahko za hitro in nebolečo pretvorbo iz Excela v CSV uporabite drugo aplikacijo – LibreOffice. Strinjam se, da bi bilo super, če bi Microsoft Excel omogočil tudi prilagajanje nastavitev pri ustvarjanju datotek CSV.

V tem članku sem govoril o metodah, ki jih poznam pri pretvorbi datotek Excel v CSV. Če poznate učinkovitejše metode za izvoz iz Excela v CSV, nam o tem povejte v komentarjih. Hvala za pozornost!