vsebina
Uporabniki Excela so pogosto prisiljeni rezultate svojega dela predstaviti v predstavitvah. Če želite to narediti, morate datoteko pretvoriti v bolj priročno obliko, kot je PDF. Poleg tega preoblikovanje dokumenta omogoča zaščito podatkov pred neželenimi popravki pri prenosu tretjim osebam. Če tabela vsebuje formule, vključene v izračune, potem pretvorba v format PDF omogoča zaščito podatkov pred naključnimi spremembami ali poškodbami pri prenosu dokumenta v drug računalnik. Oglejmo si podrobneje vse metode pretvorbe.
Pretvorite datoteko Excel v PDF
V starejših različicah Excela datoteke ni mogoče shraniti v nobenem drugem formatu kot v xls. Moral sem poiskati posebne programe za pretvorbo ali uporabiti internetne vire, ki bi lahko prevedli eno obliko dokumenta v drugo. Od leta Excel-2010 je bila funkcionalnost programa dopolnjena s tako potrebno funkcijo, ki vam omogoča takojšnjo pretvorbo datoteke, ne da bi zapustili Excel.
- Najprej morate izbrati celice, ki jih želite pretvoriti. Pojdite v meni zavihka »Datoteka«. Pred shranjevanjem se morate prepričati, da meje tabele ne bodo segale čez list dokumenta PDF.
1 - Nato nadaljujemo s postopkom shranjevanja. V meniju »Datoteka«, ki se odpre, z aktiviranjem kategorije »Shrani kot ...« na desni strani pojdite na možnost »Prebrskaj«.
2 - Po tem se prikaže okno, v katerem se odločite za lokacijo datoteke in njeno ime.
3 - Na dnu okna najdemo kategorijo "Vrsta datoteke" in s klikom na vrstico z levim gumbom računalniške miške prikličemo seznam možnosti, iz katerih lahko izberete obliko dokumenta. V našem primeru izberite vrsto datoteke PDF.
4 - V vrstici »Vrsta datoteke« bo več dodatnih parametrov, potrebnih za pretvorbo. Standardna optimizacija je primerna za tiskanje in objavo na internetu, najmanjša velikost pa vam omogoča optimizacijo dokumenta za umestitev na strani spletnih mest. Ko izberete ustrezno možnost optimizacije, jo označite zraven. Da bi se dokument, shranjen na ta način, odprl po pretvorbi, je vredno označiti ustrezno polje.
5
Za jasno in podrobno prilagoditev postopka pretvorbe strokovnjaki priporočajo, da bodite pozorni na dodatne parametre, v katerih lahko naredite vse pojasnjevalne točke za boljši prikaz vsebine tabel.
- V oknu, ki se prikaže, lahko določite, katere strani želite pretvoriti. Izberite obseg podatkov, kot so izbrani delovni listi, določen obseg ali celoten Excelov delovni zvezek. Obstajajo tudi dodatni nenatisljivi podatki datoteke, ki jih je mogoče vstaviti v nov dokument – oznake strukture dokumenta in njegove lastnosti. Že nastavljeni parametri v oknu praviloma ustrezajo standardnim zahtevam, po potrebi pa jih je mogoče prilagoditi. Če želite aktivirati spremembe, kliknite »V redu«.
6 - Postopek pretvorbe zaključimo s pritiskom na gumb “Shrani”.
7 - Postopek pretvorbe lahko traja nekaj časa, odvisno od velikosti tabel. V določeni mapi se prikaže dokument PDF. V skladu z nastavitvami se takoj po pretvorbi dokument odpre v urejevalniku, ki ga lahko prebere.
8
Pretvorite preglednico Excel v PDF z uporabo zunanjih aplikacij
Če uporabnik dela z Excelovimi preglednicami različice 1997-2003, nato pretvorite datoteko v format PDF morate uporabiti orodja tretjih oseb. Eden najbolj priljubljenih programov je FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Aplikacijo namestimo. Namestitveno datoteko lahko prenesete na uradni spletni strani www.foxpdf.com.
- Ko zaženete program, se prikaže delovno okno, v katerem morate iti v meni »Dodaj datoteko Excel« in izbrati želeno datoteko.
9 - Program vam omogoča pretvorbo več datotek hkrati, kar je nesporna prednost. Ko se odločite za datoteke, kliknite »Odpri«.
10 - Izbrane datoteke bodo prikazane v oknu programa. Vsaka datoteka mora imeti poleg sebe kljukico. Če potrditveno polje ni potrjeno, bo datoteka ostala v isti obliki.
11 - Po pretvorbi bodo datoteke shranjene v mapo, ki je privzeto izbrana. Če želite izbrati drug naslov, pojdite na parameter Izhodna pot na dnu strani. Ko kliknete na gumb s pikami, se prikaže meni z naslovom trenutne mape. Po potrebi se lahko mesto shranjevanja spremeni.
12 - Ko so vsi pripravljalni koraki končani, nadaljujte s pretvorbo s pritiskom gumba PDF na desni strani vrstice Izhodna pot.
13
Aplikacija spletne storitve za pretvorbo formata Excel v PDF
Kljub preprostosti aplikacije FoxPDF Excel to PDF Converter je ta programska oprema plačljiva. In če se potreba po pretvorbi Excela v PDF pojavi zelo redko, potem lahko uporabite spletne vire, ki so na voljo na internetu.
Ti viri vam omogočajo brezplačno pretvorbo tabel v PDF, vendar imajo lahko omejitev števila transakcij na dan. Do nekaterih storitev lahko dostopate šele, ko se registrirate in vnesete veljaven e-poštni naslov, na katerega bo poslan že pretvorjen dokument.
Poleg tega se morate za delo z določenimi mesti prepričati, da datoteka izpolnjuje zahteve. Razmislite o principu delovanja enega od teh internetnih virov na primeru SmallPDF:
- Pojdite na spletno mesto https://smallpdf.com/en. Izberite kategorijo »Excel v PDF«.
14 - Tukaj morate z gumbom »Izberi datoteko« določiti želeni dokument ali preprosto povlecite in spustite Excelovo datoteko v zahtevano polje. Vir vam omogoča pretvorbo več dokumentov hkrati.
15 - Sledi samodejna pretvorba. Po zaključku je treba končano datoteko shraniti z aktiviranjem gumba »Shrani datoteko«.
16 - Prikaže se okno, v katerem morate določiti naslov mape za namestitev datotek PDF.
zaključek
Vsak od teh načinov pretvorbe preglednic Excel v datoteke PDF ima tako pozitivne kot negativne strani. Seveda vam shranjevanje dokumenta neposredno v program Excel omogoča hitro in priročno doseganje vašega cilja. Toda, kot je bilo omenjeno zgoraj, se je ta funkcija pojavila šele v različici 2010.
Za pretvorbo datotek lahko uporabite spletne vire le, če imate internetno povezavo, ta pa ni vedno na voljo. Posebne aplikacije in programi so prav tako priročni za uporabo. Ob tem ne pozabite, da je takšne storitve včasih treba kupiti. Vsekakor pa izbira, kako datoteko xls pretvoriti v pdf, ostane pri uporabniku.