Združevanje in razdruževanje podatkov v Excelu. Navodila po korakih s fotografijo

Zdaj je informacijska doba. Količina podatkov, ki jih morajo ljudje vsak dan obdelati, se vedno bolj povečuje. To velja za vsa možna področja življenja, tudi za delo. Zdaj obstaja vedno več področij človeške dejavnosti, na katerih obstaja akutna potreba po sposobnosti hitre obdelave velikih količin informacij.

Ena od Excelovih funkcij, ki vam to omogoča, je združevanje. Dejstvo je, da strukturiranje informacij pomaga pri delu ne z vsemi razpoložljivimi podatki, ampak le z majhnimi deli. Če zapakirate isto vrsto informacij v en blok, je lažje za računalnik in za osebo. Skoraj ni področja, kjer strukturiranje informacij ne bi bilo povpraševanje:

1. Obdelava podatkov o prodaji. Skladišča redno prejemajo ogromne serije najrazličnejšega blaga z različnimi stroški, težo, dobaviteljem, imenom itd. Strukturiranje podatkov olajša navigacijo v vsem tem nizu informacij.
2. Študije. Kakovost izobraževanja in samoizobraževanja je tesno povezana s tem, kako dobro so informacije strukturirane. Če torej pravilno združite istovrstne podatke enega poleg drugega, boste lažje opravljali ne le praktične naloge, povezane na primer s statistiko, ampak tudi teoretične naloge, organizirali domače naloge ipd.
3. Računovodsko poročilo. Računovodje se morajo redno ukvarjati s številkami, od katerih je vsaka povezana z drugimi številkami. In da bi bilo bolj priročno delo z velikim številom vrednosti uXNUMXbuXNUMXpovezanih med seboj in informacijami drugačne vrste, je zelo priročno uporabljati združevanje podatkov.

Poleg tega funkcija združevanja podatkov omogoča skrivanje zastarelih informacij. Poglejmo, kako deluje in kako ga lahko uporabljate.

Kako nastaviti parametre funkcije

Če želite delati z združevanjem podatkov, ga morate najprej konfigurirati. Če želite to narediti, pojdite na zavihek »Podatki« in tam poiščite možnost »Struktura«. Nato se prikaže pojavna plošča, v kateri morate najti gumb v spodnjem desnem kotu.

Po tem se prikaže okno, v katerem morate izbrati ustrezna potrditvena polja in pritisniti tipko OK. Te nastavitve določajo, kako bodo podatki prikazani.

pomembno: v praksi se marsikomu zdi precej neprijetno prikazovanje vsot pod podatki. Zato lahko to polje pustite nepotrjeno. Priporočamo tudi, da potrdite polje »Samodejni slogi«.

Ko končate te korake, lahko takoj začnete združevati informacije.

Kako združiti podatke po vrsticah

Zdaj pa ugotovimo, kaj je treba narediti za združevanje vrstic v praksi.

1. Ustvarite novo vrstico nad ali pod tistimi, ki jih želimo združiti. Vse je odvisno od tega, kateri način prikaza rezultatov je bil izbran na prejšnji stopnji.
2. Naslednji korak je ustvariti naslov tabele v zgornji levi celici dodane vrstice. To bo ime skupine, v katero bodo združene celice, ki so skupne na določeni podlagi.
3. Izberemo vse celice v območju pod novo ustvarjeno vrstico ali nad njo (odvisno od tega, kaj smo naredili v prvem koraku). Nato na zavihku s podatki poiščemo gumb »Struktura« in tam najdemo možnost »Skupina«. Pomembno je, da ne kliknete na puščico ali ime ukaza v pojavni plošči, ampak na ikono.

Če kljub temu kliknete na puščico navzdol, se prikaže dodaten meni, v katerem lahko izberete bodisi funkcijo združevanja ali ustvarite strukturo. V tej fazi nas zanima predvsem združevanje.

Po tem izberemo glavno značilnost, po kateri bo izvedeno združevanje. Lahko so vrstice ali stolpci. Če ne spremenite ničesar, je privzeto izbran prvi element. Ko smo se prepričali, da so nastavitve nastavljene tako, kot jih potrebujemo, moramo svoja dejanja potrditi s pritiskom na gumb OK. Ker združujemo po vrsticah, nam ni treba ničesar spreminjati, samo dvakrat preveriti.

pomembno: če pred začetkom združevanja predmetov na koordinatni plošči ne izberete celice, temveč celotne stolpce ali vrstice, se to pogovorno okno ne bo prikazalo. Program bo sam ugotovil, kaj storiti.

Da so bile črte združene, razberemo po znaku minus na koordinatni plošči. To nam pove, da so bili podatki razkriti. Zdaj jih lahko skrijemo s klikom na to ikono ali s klikom na gumb 1 malo višje (označuje stopnjo združevanja).

Vidimo, da so črte skrite, znak minus pa se je spremenil v plus. Če želite odpreti želeno vrstico, jo lahko kliknete, nato pa bo program to naredil sam. Če morate razširiti vse vrstice, morate klikniti gumb "2", ki se v tem primeru nahaja na vrhu koordinatne plošče.

Kako združiti stolpce

Za združevanje stolpcev je algoritem dejanj približno enak:

1. Odvisno od možnosti, ki smo jih izbrali v nastavitvah, moramo vstaviti nov stolpec levo ali desno od območja, ki bo združeno.
2. Ime skupine zapišemo v najvišjo celico prikazanega stolpca.
3. Izberemo vse stolpce, ki jih moramo združiti (pustimo tistega, ki smo ga dodali na prvi stopnji), nato pa kliknemo gumb »Združi« na enak način kot zgoraj opisani algoritem.
4. Zdaj moramo v majhnem oknu klikniti postavko »Stolpci« in klikniti gumb »V redu«.
5. Vso srečo.

Opombe. Tako kot pri združevanju vrstic, če v vodoravni koordinatni vrstici izberemo celotne stolpce, ne dobimo majhnega pogovornega okna.

Kako narediti večnivojsko združevanje

Excel je funkcionalen program, vendar se njegove možnosti ne končajo z enonivojskim združevanjem, kot je opisano v zgornjih primerih. Obstaja tudi možnost združevanja celic po več ravneh. To se naredi na naslednji način:

1. Za začetek se ustvari glavna skupina na zgoraj opisan način. Nato mu bodo dodane podskupine.
2. Po tem poskrbimo, da je glavna skupina odprta. V njem izvajamo tudi zgoraj opisana dejanja. Posebni koraki so odvisni od tega, ali oseba dela z vrsticami ali stolpci.
3. Posledično je mogoče ustvariti skupine več nivojev.

Navodila za razdruževanje podatkov

Lahko pride do situacije, ko prej ustvarjena skupina ali podskupina ni več potrebna. Za to obstaja ločena funkcija - "Razdruži". Če ga želite izvesti, morate slediti naslednjim korakom:

1. Izberite elemente, ki so del skupine.
2. Odprite zavihek »Podatki«.
3. Tam najdemo skupino »Struktura«, odpremo jo s puščico spodaj.
4. Tam kliknite gumb »Razdruži«. Zelo pomembno je klikniti na ikono, ne na napis.

Nato izberemo, kaj točno želimo razdružiti. Izberemo predmet, ki je primeren glede na to, kaj smo predhodno združili. Po končanem dejanju pritisnite gumb OK.

Pozor! Če je bilo pred tem narejeno večnivojsko združevanje ali ustvarjenih več različnih skupin, jih je treba preoblikovati ločeno.

Tukaj dobimo tudi tak rezultat.

To je splošni algoritem za razdruževanje celic, vendar kot v vsakem poslu obstaja veliko odtenkov. Oglejmo si jih podrobneje.

Kako razdružiti liste

Morda bo treba občasno razdružiti liste. Če želite to narediti, morate izvesti naslednje zaporedje dejanj:

1. Za začetek poiščemo tiste liste, ki so bili združeni. Če so listi vnaprej združeni, bodo prikazani v isti barvi ali pa bo naslov izpisan krepko.
2. Po tem morate z desno miškino tipko klikniti enega od listov iz skupine in nato v kontekstnem meniju klikniti gumb »Razdruži liste«. Zdaj bodo razdruženi in vse spremembe bodo izvedene neodvisno od drugih.

Drug način za razdruževanje listov je uporaba tipke Shift in nato klik na aktivni list v skupini, ki jo želite razdružiti. To pomeni, da morate določiti skupino, katere razdruževanje je potrebno, nato kliknite enega od zavihkov in nato kliknite nanj, medtem ko držite tipko Shift.

Po opravljenih spremembah lahko zdaj združite nekatere liste. To storite tako, da pritisnete tipko Ctrl ali Cmd (prva je za računalnike z operacijskim sistemom Windows, druga pa za tehnologijo Apple) in med držanjem gumba izmenično klikate liste, ki jih želite združiti v skupino. Po tem bo program naredil vse za uporabnika.

Kako razdružiti ročno združene podatke

Preden celice razdružite, morate razumeti, kako so bile razvrščene: ročno ali samodejno. Ročno združevanje se šteje za zgoraj opisano metodo. Samodejno ustvarjanje skupin je, ko so ustvarjene z uporabo določenih funkcij. Na primer po generiranju vmesnih seštevkov. Da je bila ta priložnost izkoriščena, je razvidno iz vrstice »Vmesni rezultati«.

Če so bili podatki združeni prek istoimenske funkcije Excel, če jo želite razpustiti, se morate prepričati, da je skupina razporejena. Če ne, potem morate klikniti gumb + na stranski vrstici na levi. Da je skupina razporejena, lahko sodimo po gumbu – na istem mestu. Ko razširimo skupino, začnemo videti skrite vrstice in skupine. Nato s tipkovnico ali levim gumbom miške izberite vse celice v skupini in nato - v skladu z zgoraj opisanim algoritmom.

Malo ljudi ve, da obstaja še en način za razdruževanje ročno združenih celic – z uporabo hitrih tipk.

Če želite to narediti, morate najprej izbrati tiste stolpce, ki so bili združeni, in nato pritisniti Alt + Shift + puščične tipke levo. Če se delo izvaja na računalniku, ki ga upravlja Mac OS, morate uporabiti kombinacijo tipk Command + Shift + J.

Kako razdružiti samodejno združene podatke

Če se je zaradi preverjanja, opravljenega v prejšnjem odstavku, izkazalo, da so bili podatki samodejno združeni, potem je vse nekoliko bolj zapleteno, saj standardna funkcija razdružitve v tem primeru ne bo delovala. Dejanja so odvisna od tega, kaj točno je izvedlo združevanje podatkov. Če je to funkcija »Subtotals«, potem je zaporedje dejanj naslednje:

1. Isti zavihek s podatki odpremo na glavni plošči (oz. traku, kot ga pogosto imenujemo).
2. Ko kliknemo na gumb »Vmesni seštevki« (točno to moramo storiti kot drugi korak), se nam prikaže okno. Sam gumb se nahaja v istem razdelku – Struktura. Po tem se prikaže okno, v katerem moramo klikniti gumb »Izbriši vse«. Najdete ga lahko v spodnjem levem kotu okna ali drugje (odvisno od različice Officea in določenega programa za preglednice).

Pozor! Ta metoda ne odstrani samo skupine, ampak tudi delne vsote. Če jih morate obdržati, je bolje, da elemente skupine kopirate na drug list in jih uporabite kot nezdružene.

Močno priporočilo za vse operacije s tabelo za združevanje ali razdruževanje podatkov. Preden to storite, morate narediti kopijo izvirne tabele. V tem primeru lahko obnovite prvotni pogled na dokument, če kaj ne gre po načrtu.

Tako ima Excel zelo široko funkcionalnost za strukturiranje podatkov. Seveda ne bo mogel storiti vsega za osebo, vendar vam omogoča bolj priročno organizacijo dela s strukturiranimi podatki. Ostalo bo morala narediti oseba. Vendar je to zelo funkcionalno orodje, ki bo zelo koristno za tiste, ki morajo delati z ogromnimi količinami numeričnih in besedilnih informacij.