Kako ustvariti gantogram v Excelu?

vsebina

Kaj je Ganttov diagram?
Kako ustvariti gantogram v Excelu 2010, 2007 in 2013
Predloga gantograma v Excelu

Če bi vas prosili, da navedete tri najpomembnejše komponente programa Microsoft Excel, katere bi navedli? Najverjetneje liste, na katere se vnašajo podatki, formule, ki se uporabljajo za izračune, in grafikone, s katerimi je mogoče grafično prikazati podatke drugačne narave.

Prepričan sem, da vsak uporabnik Excela ve, kaj je grafikon in kako ga ustvariti. Vendar pa obstaja vrsta grafikona, ki je za mnoge zavita v temo – Gantogram. Ta hitri vodnik vam bo razložil glavne značilnosti gantograma, vam povedal, kako narediti preprost gantogram v Excelu, vam povedal, kje lahko prenesete napredne predloge gantogramov in kako uporabiti spletno storitev Project Management za ustvarjanje gantogramov.

Kaj je Ganttov diagram?

Gantogram poimenovan po Henryju Ganttu, ameriškemu inženirju in svetovalcu za upravljanje, ki je leta 1910 pripravil diagram. Ganttov grafikon v Excelu predstavlja projekte ali naloge kot kaskado vodoravnih paličnih grafikonov. Gantogram prikazuje razčlenjeno strukturo projekta (začetne in končne datume, različna razmerja med nalogami znotraj projekta) in tako pomaga nadzorovati izvedbo nalog pravočasno in glede na predvidena merila.

Kako ustvariti gantogram v Excelu 2010, 2007 in 2013

Na žalost Microsoft Excel ne ponuja vgrajene predloge Ganttovega grafikona. Vendar pa ga lahko hitro ustvarite sami s funkcijo paličnega grafikona in malo oblikovanja.

Pazljivo sledite tem korakom in ustvarjanje preprostega gantograma vam ne bo vzelo več kot 3 minute. V naših primerih ustvarjamo gantogram v Excelu 2010, vendar je enako mogoče storiti v Excelu 2007 in 2013.

Korak 1. Ustvarite projektno tabelo

Najprej bomo podatke o projektu vnesli v Excel list. Vsako nalogo napišite v ločeno vrstico in z določitvijo sestavite načrt razčlenitve projekta datum začetka (Začetni datum), diplomi (končni datum) in trajanje (Trajanje), to je število dni, potrebnih za dokončanje naloge.

Nasvet: Za ustvarjanje gantograma so potrebni samo stolpci Datum začetka и trajanje. Če pa ustvarite tudi stolpec Končni datum, potem lahko izračunate trajanje opravila s preprosto formulo, kot je prikazano na spodnji sliki:

2. korak. Zgradite običajen Excelov palični grafikon na podlagi zbirke podatkov stolpcev »Začetni datum«.

Začnite graditi gantogram v Excelu tako, da ustvarite preprost zloženi palični grafikon:

Označite obseg Začnite datume skupaj z naslovom stolpca, v našem primeru je B1:B11. Izbrati je treba samo celice s podatki in ne celotnega stolpca lista.
Na zavihku Napredno Vstavi Kliknite (Vstavi) pod Grafikoni Vstavi palični grafikon (Bar).
V meniju, ki se odpre, v skupini Vladalo (2-D Bar) kliknite Ruled Stacked (zložena palica).

Posledično se mora na listu pojaviti ta grafikon:

Opomba: Nekatera druga navodila za ustvarjanje gantogramov predlagajo, da najprej ustvarite prazen palični grafikon in ga nato napolnite s podatki, kot bomo storili v naslednjem koraku. Vendar menim, da je prikazana metoda boljša, ker bo Microsoft Excel samodejno dodal eno vrstico podatkov in tako bomo prihranili nekaj časa.

3. korak: Dodajte podatke o trajanju na grafikon

Nato moramo našemu prihodnjemu gantogramu dodati še eno vrsto podatkov.

Z desno miškino tipko kliknite kjer koli v diagramu in v kontekstnem meniju kliknite Izberite podatke (Izberite podatke). Odpre se pogovorno okno Izbira vira podatkov (Izberite vir podatkov). Kot lahko vidite na spodnji sliki, podatki stolpca Datum začetka že dodano v polje Elementi legende (vrstice) (Vnosi legend (serije). Zdaj morate sem dodati podatke stolpca trajanje.
pritisnite Dodaj (Dodaj), da izberete dodatne podatke (Trajanje) za prikaz na gantogramu.
V odprtem oknu Sprememba vrstice (Urejanje serije) naredite to:
- v Ime vrstice (Ime serije) vnesite »Trajanje« ali katero koli drugo ime po želji. Lahko pa postavite kazalec v to polje in nato kliknete na naslov ustreznega stolpca v tabeli – naslov, na katerega kliknete, bo dodan kot ime serije za gantogram.
- Kliknite ikono za izbiro obsega poleg polja Vrednosti (Serije vrednosti).
Pogovorno okno Sprememba vrstice (Urejanje serije) se bo zmanjšalo. Označite podatke v stolpcu trajanjes klikom na prvo celico (v našem primeru je to D2) in povlečete navzdol do zadnje podatkovne celice (D11). Pazite, da ne boste pomotoma izbrali naslova ali prazne celice.
Ponovno pritisnite ikono za izbiro obsega. Pogovorno okno Sprememba vrstice (Urejanje niza) bo znova razširjeno in prikazala se bodo polja Ime vrstice (Ime serije) и Vrednosti (Serije vrednosti). Kliknite OK.
Spet se bomo vrnili k oknu Izbira vira podatkov (Izberite vir podatkov). Zdaj na terenu Elementi legende (vrstice) (Legend Entries (Series) vidimo serijo Datum začetka in številko trajanje. Samo kliknite OKin podatki bodo dodani v grafikon.

Diagram bi moral izgledati nekako takole:

4. korak: dodajte opise nalog v gantogram

Zdaj morate na levi strani diagrama namesto številk prikazati seznam nalog.

Z desno miškino tipko kliknite kjer koli v območju za risanje (območje z modrimi in oranžnimi črtami) in v meniju, ki se prikaže, kliknite Izberite podatke (Izberite Podatki), da se znova prikaže pogovorno okno Izbira vira podatkov (Izberite vir podatkov).
V levem delu pogovornega okna izberite Datum začetka In kliknite na Spreminjanje (Uredi) v desnem delu okna z naslovom Oznake vodoravne osi (kategorije) (Oznake vodoravne (kategorije) osi).
Odpre se majhno pogovorno okno Oznake osi (Oznake osi). Sedaj morate naloge izbrati na enak način, kot smo v prejšnjem koraku izbrali podatke o trajanju nalog (stolpec Trajanja) – kliknite ikono za izbiro obsega, nato kliknite prvo nalogo v tabeli in z miško povlecite izbor do zadnje naloge. Ne pozabite, da naslov stolpca ne sme biti označen. Ko to storite, znova kliknite ikono za izbiro obsega, da odprete pogovorno okno.
Dvakrat tapnite OKza zapiranje vseh pogovornih oken.
Izbrišite legendo grafikona – z desno miškino tipko kliknite nanjo in v kontekstnem meniju kliknite odstrani (Izbriši).

Na tej točki bi moral gantogram imeti opise nalog na levi strani in izgledati nekako takole:

5. korak: pretvorba paličnega grafikona v gantogram

Na tej stopnji je naš grafikon še vedno zložen palični grafikon. Da bo videti kot gantogram, ga morate pravilno oblikovati. Naša naloga je odstraniti modre črte, tako da ostanejo vidni samo oranžni deli grafov, ki predstavljajo naloge projekta. Tehnično modrih črt ne bomo odstranili, le naredili jih bomo prosojne in zato nevidne.

Kliknite katero koli modro črto na gantogramu in vse bodo izbrane. Z desno miškino tipko kliknite izbor in v kontekstnem meniju kliknite Oblika serije podatkov (Oblika podatkovnih nizov).
V pogovornem oknu, ki se prikaže, naredite naslednje:
- V razdelku Izpolnite (Izpolni) izberite Brez polnjenja (Brez polnjenja).
- V razdelku Meja (Barva obrobe) izberite brez črt (Brez vrstice).

Opomba: Ne zaprite tega pogovornega okna, znova ga boste potrebovali v naslednjem koraku.

Naloge na gantogramu, ki smo ga zgradili v Excelu, so v obratnem vrstnem redu. To bomo popravili v trenutku. Kliknite na seznam nalog na levi strani gantograma, da označite os kategorije. Odpre se pogovorno okno Format osi (Os oblikovanja). V poglavju Parametri osi (Možnosti osi) potrdite polje Obratni vrstni red kategorij (Kategorije v obratnem vrstnem redu), nato pa zaprite okno, da shranite spremembe. Kot rezultat sprememb, ki smo jih pravkar naredili:
- Naloge na gantogramu so v pravilnem vrstnem redu.
- Datumi na vodoravni osi so se premaknili z dna na vrh grafikona.

Grafikon postane podoben navadnemu Ganttovemu grafikonu, kajne? Na primer, moj gantogram je zdaj videti takole:

Korak 6. Prilagajanje zasnove gantograma v Excelu

Gantogram že dobiva obliko, vendar lahko dodate še nekaj zaključnih potez, da bo res eleganten.

1. Odstranite prazen prostor na levi strani gantograma

Pri izdelavi gantograma smo na začetek grafikona vstavili modre črte, ki prikazujejo začetni datum. Zdaj je mogoče odstraniti praznino, ki ostane na njihovem mestu, in trakove z opravili premakniti v levo, bližje navpični osi.

Desni klik na vrednost prvega stolpca Datum začetka v tabeli z izvornimi podatki v kontekstnem meniju izberite Oblika celice > Število > splošno (Oblikuj celice > Število > Splošno). Zapomnite si številko, ki jo vidite v polju Vzorec (Vzorec) je številčna predstavitev datuma. V mojem primeru je ta številka 41730. Kot veste, Excel shranjuje datume kot številke, ki so enake številu dni z dne 1. januarja 1900 pred tem datumom (kjer je 1. januar 1900 = 1). Tu vam ni treba narediti nobenih sprememb, samo kliknite taksa (Prekliči).
Na Ganttovem grafikonu kliknite kateri koli datum nad grafikonom. Z enim klikom boste izbrali vse datume, nato jih kliknite z desno tipko miške in v kontekstnem meniju kliknite Format osi (Os oblikovanja).
Na meniju parametri os (Možnosti osi) spremenite možnost Minimalna (Minimalno) vklopljeno Število (Fiksno) in vnesite številko, ki ste si jo zapomnili v prejšnjem koraku.

2. Prilagodite število datumov na osi gantograma

Tukaj, v pogovornem oknu Format osi (Format Axis), ki je bil odprt v prejšnjem koraku, spremenite parametre Glavne delitve (Veliko združeno) и Vmesne delitve (Manjša enota) od Število (Fiksno) in vnesite želene vrednosti za intervale na osi. Običajno krajši kot so časovni okviri nalog v projektu, manjši korak delitve je potreben na časovni osi. Na primer, če želite prikazati vsak drugi datum, vnesite 2 za parameter Glavne delitve (Glavna enota). Kakšne nastavitve sem naredil – si lahko ogledate na spodnji sliki:

Nasvet: Igrajte se z nastavitvami, dokler ne dobite želenega rezultata. Naj vas ne bo strah narediti kaj narobe, vedno se lahko vrnete na privzete nastavitve tako, da nastavite možnosti na Samodejno (Samodejno) v Excelu 2010 in 2007 ali s klikom Ponastavi (Ponastavi) v Excelu 2013.

3. Odstranite dodatni prazen prostor med črtami

Opravilne vrstice na grafikonu razporedite bolj kompaktno in gantogram bo izgledal še bolje.

Izberite oranžne vrstice grafov tako, da z levim gumbom miške kliknete enega od njih, nato z desno miškino tipko kliknete nanj in v meniju, ki se prikaže, kliknite Oblika serije podatkov (Oblika podatkovnih nizov).
V pogovornem oknu Oblika serije podatkov (Format Data Series) nastavite parameter na prekrivajoče se vrstice (Series Overlap) vrednost 100 % (drsnik premaknjen do konca v desno) in za parameter Stranski odmik (Gap Width) vrednost 0 % ali skoraj 0 % (drsnik do konca ali skoraj do konca v levo).

In tukaj je rezultat naših prizadevanj – preprost, a precej natančen gantogram v Excelu:

Ne pozabite, da je Excelov grafikon, ustvarjen na ta način, zelo blizu pravemu Ganttovemu grafikonu, hkrati pa ohranja vso priročnost Excelovih grafikonov:

Gantogram v Excelu bo spremenil velikost, ko bodo dodana ali odstranjena opravila.
Spremenite začetni datum opravila (Start date) ali njegovo trajanje (Duration) in urnik bo takoj samodejno odražal opravljene spremembe.
Gantogram, ustvarjen v Excelu, lahko shranite kot sliko ali pretvorite v format HTML in objavite na internetu.

NASVET:

Prilagodite videz svojega gantograma s spreminjanjem možnosti polnjenja, obrob, senc in celo z uporabo 3D učinkov. Vse te možnosti so na voljo v pogovornem oknu. Oblika serije podatkov (Oblika podatkovnih nizov). Če želite priklicati to okno, z desno miškino tipko kliknite vrstico grafikona v območju za risanje grafikona in v kontekstnem meniju kliknite Oblika serije podatkov (Oblika podatkovnih nizov).
Če je ustvarjeni slog oblikovanja prijeten za oko, potem lahko tak gantogram shranite v Excelu kot predlogo in ga uporabite v prihodnosti. Če želite to narediti, kliknite na diagram, odprite zavihek Konstruktor (Design) in pritisnite Shrani kot predlogo (Shrani kot predlogo).

Prenesite vzorec gantograma

Predloga gantograma v Excelu

Kot lahko vidite, izdelava preprostega gantograma v Excelu sploh ni težka. Kaj pa, če je potreben bolj zapleten gantogram, v katerem je senčenje opravila odvisno od odstotka njegovega dokončanja, mejniki projekta pa so označeni z navpičnimi črtami? Seveda, če ste eno tistih redkih in skrivnostnih bitij, ki jih spoštljivo imenujemo Excel Guru, potem lahko poskusite narediti tak diagram sami.

Vendar pa bo hitrejša in enostavnejša uporaba vnaprej izdelanih predlog gantogramov v Excelu. Spodaj je kratek pregled več predlog gantogramov za upravljanje projektov za različne različice Microsoft Excela.

Predloga gantograma Microsoft Excel 2013

Ta predloga gantograma za Excel se imenuje Načrtovalec projekta (Ganttov projektni načrtovalec). Zasnovan je za sledenje napredku projekta glede na različne metrike, kot je npr Načrtovan začetek (Začetek načrta) и dejanski začetek (dejanski začetek), Načrtovano trajanje (Trajanje načrta) и Dejansko trajanje (dejansko trajanje), kot tudi Odstotek dokončanega (Odstotek dokončanega).

V Excelu 2013 je ta predloga na voljo na zavihku file (Datoteka) v oknu ustvarjanje (novo). Če v tem razdelku ni predloge, jo lahko prenesete s spletnega mesta Microsoft. Za uporabo te predloge ni potrebno dodatno znanje – kliknite nanjo in začnite.

Spletna predloga grafikona Ganta

Smartsheet.com ponuja interaktivni spletni graditelj gantogramov. Ta predloga Ganttovega grafikona je prav tako preprosta in pripravljena za uporabo kot prejšnja. Storitev ponuja 30-dnevno brezplačno preskusno obdobje, zato se lahko prijavite s svojim Google računom in takoj začnete ustvarjati svoj prvi gantogram.

Postopek je zelo preprost: v tabelo na levi vnesite podrobnosti svojega projekta in ko se tabela izpolni, se na desni ustvari gantogram.

Predloge gantogramov za Excel, Google Preglednice in OpenOffice Calc

Na vertex42.com lahko najdete brezplačne predloge gantogramov za Excel 2003, 2007, 2010 in 2013, ki bodo delovale tudi z OpenOffice Calc in Google Preglednicami. S temi predlogami lahko delate tako kot s katero koli običajno Excelovo preglednico. Samo vnesite začetni datum in trajanje za vsako nalogo ter v stolpec vnesite % opravljenega % končano. Če želite spremeniti časovno obdobje, prikazano v območju gantograma, premaknite drsnik na drsnem traku.

In končno, še ena predloga gantograma v Excelu za vašo pozornost.

Predloga gantograma vodje projekta

Druga brezplačna predloga gantograma je na voljo na professionalexcel.com in se imenuje "Gantogram vodje projekta". V tej predlogi je možno izbrati pogled (dnevni ali standardni tedenski), odvisno od trajanja sledenih opravil.

Upam, da bo vsaj ena od predlaganih predlog gantogramov ustrezala vašim potrebam. Če ne, lahko na internetu najdete veliko različnih predlog gantogramov.

Zdaj, ko poznate glavne značilnosti gantograma, ga lahko nadaljujete z učenjem in se naučite ustvariti svoje zapletene gantograme v Excelu, da presenetite svojega šefa in vse svoje sodelavce 🙂